IС чего начинать поиск спикеров
Начните с сетки тем, а не со списка известных фамилий. Выпишите 6-10 вопросов, которые реально волнуют вашу аудиторию, и под каждый сформулируйте, какой человек может на него ответить: по должности, опыту и типу компании. Дальше поиск превращается в понятную задачу — найти того, кто прошёл этот путь и готов о нём рассказать.
Обратный порядок — сначала громкое имя, потом тема под него — работает только для хедлайнера. Один такой спикер нужен, чтобы люди приняли решение прийти. Всё остальное расписание держится на содержании: если после доклада участник не забрал ничего применимого, известность выступавшего ситуацию не спасает.
Полезно заранее решить, сколько выступающих вам вообще нужно. Ориентир по масштабу:
- камерная конференция на 100-150 участников, одна сцена, один день — 6-10 спикеров;
- событие на 300-500 человек с секциями — 12-20 спикеров и 2-3 модератора;
- крупная конференция с параллельными сценами — от 20 спикеров и отдельный продюсер программы;
- двухдневный формат — добавьте практические сессии, где ведущих больше, а докладов меньше.
Наш двухдневный Слёт логистов собрал 13 спикеров, среди которых были представители Авито и Альфа-Банка, — при плотной программе этого достаточно, чтобы два дня не провисали.
IIГде искать спикеров: семь источников
Почти всегда половина программы находится внутри периметра компании и её партнёров. Внешний поиск нужен для тем, которых у вас нет, и для имени, которое продаёт билеты.
| Источник | Кого даёт | Что учесть |
|---|---|---|
| Эксперты своей компании | Практиков с внутренними кейсами | Нужен жёсткий бриф, иначе получится презентация продукта |
| Клиенты с результатами | Самые убедительные доклады «как это работало у нас» | Согласование цифр с их стороны занимает недели |
| Партнёры конференции | Спикеров, входящих в пакет | Слот в пакете не отменяет отбора темы |
| Открытый приём заявок | Новые имена и неожиданные темы | Нужен отбор: из заявок подходит меньшинство |
| Прошлые конференции отрасли | Людей с проверенной сценой | Проверьте, не повторяют ли они один и тот же доклад |
| Отраслевые сообщества и медиа | Авторов, которые умеют объяснять | Хороший текст не равен хорошему выступлению |
| Рекомендации спикеров, уже согласившихся | Самый тёплый и быстрый канал | Просите рекомендацию сразу после согласия |
Открытый приём заявок стоит запускать вместе с регистрацией, за 2-3 месяца до даты. В форме спрашивайте не только тему, но и главный тезис доклада, чем он полезен аудитории и какие цифры или примеры будут на слайдах. Заявки без конкретики отсеиваются сами.
Ведите единую таблицу спикеров со статусами: «пишем», «ждём ответ», «согласовываем тему», «подтверждён», «отказ». Без неё на третьей неделе поиска вы потеряете часть переписки и повторно напишете тем, кто уже отказал.
IIIКак отбирать спикеров под программу
Отбор строится на четырёх вопросах: закрывает ли тема запрос аудитории, есть ли у человека собственный опыт по ней, умеет ли он держать зал и готов ли выступать по вашему регламенту. Все четыре ответа нужны до того, как слот попадёт в опубликованную программу.
- посмотрите запись любого прошлого выступления: за пять минут видно темп, структуру и работу с залом;
- спросите главный тезис доклада одной фразой — если он не формулируется, доклада пока нет;
- уточните, будут ли конкретные примеры и цифры или только общие рассуждения;
- проверьте, не пересекается ли тема с другими докладами программы;
- убедитесь, что человек готов уложиться в регламент и прислать презентацию к дедлайну.
Отдельно проговорите границу с рекламой. Спикеры от партнёров и вендоров часто приходят с продуктовой презентацией. Формулировка, которая работает: расскажите про задачу и её решение так, чтобы это было полезно, даже если слушатель никогда не купит ваш продукт. Название компании на титульном слайде и финальный слайд с контактами — нормально, тридцать минут демонстрации функций — нет.
Сомнительный по формату спикер — не обязательно отказ. Сильного практика, который плохо держит сцену, можно поставить в панельную дискуссию: там его вытянет модератор, а содержание останется. Как подбирать ведущего для панелей, разобрано в материале про модератора конференции.
IVПисьмо-приглашение: что в нём должно быть
Первое письмо решает, ответят вам или нет. Оно короткое, персональное и отвечает на вопрос спикера «почему я и почему сейчас». Общая рассылка с описанием мероприятия на два экрана уходит в игнор.
- одна фраза, почему вы пишете именно этому человеку: конкретный проект, статья, выступление;
- что за конференция: тема, дата, город, формат, сколько участников и кто они по должностям;
- какая тема предлагается и почему она нужна вашей аудитории;
- формат и регламент: доклад, панель или мастер-класс, сколько минут;
- кто уже подтверждён из спикеров — это главный аргумент;
- что получает спикер: аудитория, запись доклада, продвижение, условия по гонорару и поездке;
- срок, к которому нужен ответ, и один понятный следующий шаг.
Приглашения ключевым спикерам отправляйте за 3-4 месяца до даты: у людей с плотным календарём решение занимает недели, а иногда требует согласования внутри компании. Если через неделю ответа нет, напишите короткое напоминание, а ещё через неделю — предложите альтернативную дату разговора или закрывайте слот резервным кандидатом.
Хедлайнеру нужен отдельный разговор, а не письмо по шаблону. На Telemetrconf главным спикером был Артемий Лебедев, всего на двух сценах выступили более 20 спикеров, а участников было 1 000 — при таком раскладе именно имя на афише запускает регистрации, а остальная программа удерживает людей в зале до конца дня.
