IИз чего состоит спонсорский пакет мероприятия
Любой спонсорский пакет складывается из трёх видов ценности. Видимость — это логотипы, упоминания и присутствие бренда. Контакты — встречи и разговоры с участниками, стенд, данные тех, кто сам захотел их оставить. Контент — выступление, доклад, участие в дискуссии, материалы в рассылке. Спонсоры по-разному ценят эти три вида, и пакет должен это учитывать.
| Вид ценности | Примеры позиций | Кому важнее всего |
|---|---|---|
| Видимость | Логотип на сцене и бейджах, упоминание ведущим, брендированная зона | Компаниям, которые строят узнаваемость на новом рынке |
| Контакты | Стенд, переговорная, закрытый ужин, приглашения для клиентов | Компаниям с отделом продаж и длинным циклом сделки |
| Контент | Доклад, место в панели, мастер-класс, статья в материалах | Компаниям, которые продают экспертизу |
Общий взгляд на партнёрство — что на самом деле покупает компания, где искать партнёров и как вести переговоры — собран в статье о том, как привлечь партнёров на конференцию. Здесь мы разбираем следующий шаг: как из возможностей вашей конференции собрать пакеты, которые легко объяснить и сложно не купить.
IIИнвентарь конференции: что вообще можно предложить
Работа над пакетами начинается с полного списка всего, что конференция может дать спонсору. Организаторы обычно вспоминают логотип на заставке и стенд, а половина ценного остаётся за кадром. Пройдитесь по событию от первого анонса до отчёта и выпишите каждую точку контакта с участником.
- До события: сайт, анонсы, рассылки, посты в каналах, регистрационная форма, письмо-подтверждение.
- На входе: зона регистрации, бейджи, шнурки, пакет участника, навигация.
- В зале: сцена, заставки между сессиями, слово ведущего, слот в программе, розыгрыш.
- В перерывах: кофе-брейк, обед, фотозона, зона отдыха, зарядные станции, вайфай.
- Вечером: приём или афтепати, закрытый ужин, награждение.
- После: запись выступлений, фотоотчёт, письмо участникам, пострелиз.
Для каждой позиции отметьте, сколько её единиц есть, можно ли её продать эксклюзивно и сколько она стоит вам. Одна сцена — одна заставка генерального партнёра. Один кофе-брейк — один спонсор кофе-брейка. Одна рассылка до события — несколько упоминаний, но не десять.
Ищите позиции, которые мало стоят организатору, но ценны для спонсора: отдельный пост о партнёре, место в финальном письме участникам, короткое видео с его стенда. Они усиливают пакет без роста сметы.
Инвентарь полезно показать и внутренней команде. Дизайнер узнаёт, сколько носителей придётся сделать в разных версиях, техники — сколько заставок и роликов пойдёт на экраны, ведущий — сколько упоминаний войдёт в сценарий. Когда эти цифры известны заранее, обещания спонсорам не расходятся с возможностями площадки.
IIIСетка пакетов: от генерального партнёра до точечных опций
Из инвентаря собирают линейку. Чаще всего это несколько уровней, которые отличаются глубиной присутствия, и отдельные опции, которые можно купить без уровня. Ниже — типичная структура без цен: стоимость каждой ступени зависит от аудитории, масштаба события и рынка, и её рассчитывают для конкретной конференции.
| Пакет | Суть | Типичные позиции | Сколько продаётся |
|---|---|---|---|
| Генеральный | Главный голос конференции | Слово на открытии, пленарный слот, лучшее место под стенд, все носители | Один |
| Стратегический | Сильное присутствие в программе | Слот в секции, стенд, логотип на основных носителях | Несколько |
| Партнёр секции или сцены | Связь с темой | Название секции, модерация или доклад, упоминание в её анонсе | По числу секций |
| Экспонент | Контакты на выставке | Стенд или место в зоне, логотип в программе | По числу мест |
| Опция | Точечная задача | Кофе-брейк, шнурки, фотозона, вайфай, пакет участника | По одной на позицию |
- Разница между уровнями должна быть в сути, а не только в размере логотипа.
- Каждый пакет описан позиционно: что, где, сколько раз.
- Число мест на каждом уровне ограничено и видно покупателю.
- Опции можно добавить к любому уровню, чтобы собрать пакет под задачу.
- Эксклюзивность категории прописана отдельно и продаётся как отдельная ценность.
Не перегружайте линейку. Если уровней семь, спонсор теряется и выбирает самый дешёвый. Три-четыре уровня и список опций читаются быстрее и оставляют место для индивидуального пакета под крупную компанию.
Оставьте в линейке одну понятную точку входа для небольших компаний: место в зоне экспонентов или опцию без уровня. Часть таких спонсоров через год покупает пакет выше, если первый опыт был удачным.
IVКак не перегрузить программу рекламой
Самый частый конфликт на конференции со спонсорами — между теми, кто платит, и теми, кто пришёл за содержанием. Спонсор хочет рассказать о продукте, участник — услышать полезное. Если в программе три рекламных доклада подряд, зал уходит в коридор, и в следующий раз спонсор тоже не получит внимания.
- Спонсорский доклад проходит через того же программного редактора, что и остальные.
- Правило «кейс вместо презентации компании»: спикер рассказывает про задачу и решение, а не про миссию.
- Не больше одного спонсорского слота подряд, между ними — независимые спикеры.
- Длительность спонсорского слота не больше обычного доклада.
- Продуктовые демонстрации — на стенде и в отдельной зоне, а не в пленарной части.
Честно скажите спонсору об этих правилах на этапе продажи. Опытные компании знают, что реклама со сцены почти не работает, и ценят организатора, который защищает качество программы: от этого зависит, сколько людей придёт в зал на их доклад. Как выстроить сетку с чередованием форматов, разобрано в статье о программе конференции.
Предложите спонсору вместо собственного доклада место модератора секции или ведущего дискуссии. Он получает экспертное присутствие на сцене, а программа — нейтрального и подготовленного участника.
Спонсорские пакеты с правом на слот в программе стоит продавать с оговоркой: тему и тезисы доклада согласует программный комитет. Это условие лучше записать прямо в описании пакета, чтобы оно не стало сюрпризом после подписания договора. Спонсоры, которые знают правила заранее, готовят более сильные выступления.
VКоммерческое предложение спонсору
Коммерческое предложение — это не каталог всех пакетов, а короткий документ, который помогает маркетологу компании защитить бюджет внутри. Поэтому в нём должны быть ответы на вопросы, которые ему зададут: кто придёт, зачем нам это, что мы получим, как это измерить.
- Одна страница о конференции: тема, дата, формат, площадка, чем событие отличается от других.
- Портрет аудитории: должности, отрасли, размер компаний, география, ожидаемое число участников.
- Программа или её каркас с подтверждёнными спикерами.
- Линейка пакетов с позиционным описанием и числом мест.
- Примеры размещения: как выглядит стенд, где висит логотип, как звучит упоминание.
- Сроки: до какого числа действует предложение, когда нужны материалы.
- Контакт одного ответственного за партнёров.
Если конференция не первая, добавьте цифры прошлого события: сколько было участников, какие компании приезжали, как распределились должности. Если первая — опирайтесь на подтверждённых спикеров и понятный портрет аудитории. Для примера масштаба: на Telemetrconf было 1 000 участников и 10 партнёров — при такой аудитории спонсорство становится важной частью финансирования.
Готовьте несколько версий под разные типы спонсоров. Компания, которая ищет клиентов, должна сразу увидеть в предложении стенды и встречи. Компания, которая строит бренд работодателя, — видимость и контент. Один документ на всех обычно не убеждает никого.
После первой отправки не ждите ответа неделями. Предложите короткий созвон, на котором вы вместе с маркетологом спонсора соберёте пакет под его задачу из уровней и опций. Такой пакет согласуется внутри компании быстрее, чем стандартный, потому что в нём уже нет лишнего.
