IПочему единой формулы эффективности не существует
Эффективность мероприятия оценивают по одной причине: чтобы решить, повторять ли такое событие и что в нём менять. Всё остальное - украшение отчёта.
Проблема с финансовыми формулами простая. Чтобы посчитать отдачу в деньгах, нужно доказать, что изменение в бизнесе вызвано именно вечером, а не премией, сменой руководителя, ростом рынка или сезоном. Для корпоративного события это недоказуемо. Любая цифра вида «корпоратив снизил текучесть на столько-то процентов» - подгонка под желаемый вывод.
Поэтому работает другой подход: сравнивать результат с тем, что вы обещали получить, и фиксировать наблюдаемые факты. Это менее эффектно, но честно и, главное, воспроизводимо из года в год.
Договоритесь о критериях успеха до события, а не после. Критерий, придуманный задним числом, всегда подтверждает то, что уже произошло.
IIЦель как единственный критерий
Оценка начинается с формулировки цели. «Провести корпоратив» оценить нельзя: оно либо состоялось, либо нет. «Познакомить сотрудников двух офисов» оценить можно.
- благодарность команде - дошли ли люди до конца вечера и как оценили его сами;
- знакомство команд - общались ли между собой сотрудники разных подразделений;
- донести стратегию - помнят ли люди через неделю ключевые тезисы;
- поддержать новичков - пришли ли они и с кем общались;
- работа с клиентами и партнёрами - сколько дошло из приглашённых и что было после.
Под каждой целью должен стоять признак, по которому вы поймёте, что она достигнута. Формулируется он до события и записывается вместе с задачей - например, в брифе на мероприятие. Если цель звучит красиво, но признак придумать не получается, цель сформулирована плохо.
Целей не должно быть пять. Одна главная и одна-две дополнительные - иначе оценка превращается в спор, какой из недостигнутых результатов был важнее.
IIIЧто реально можно посчитать
Это данные, которые вы получаете без домыслов: они либо есть в ваших таблицах, либо собираются наблюдением в день события.
- сколько человек пригласили и сколько подтвердило участие;
- сколько пришло фактически - по регистрации на входе, а не на глаз;
- сколько гостей осталось к финалу и в какой момент зал начал пустеть;
- сколько людей участвовало в активностях, а сколько осталось за столами;
- число ответов на опрос и распределение оценок;
- фактические расходы против плановых и по каким статьям разошлось;
- сколько времени заняла подготовка и сколько правок прошло каждый блок;
- для деловых форматов - число собранных контактов, заявок и встреч, назначенных на самом событии.
Явка - самый недооценённый показатель. Разрыв между подтверждениями и фактическим приходом говорит об отношении к событию больше, чем оценки в анкете: отказаться письменно неловко, а не прийти - легко. Как этот разрыв сокращается работой с приглашением на корпоратив, разобрано отдельно.
Для деловых форматов список шире: там есть регистрация, программа по залам и понятные действия участников. Сколько людей дошло до второго дня, какие секции собрали зал, а какие опустели, сколько анкет и контактов собрали партнёры - всё это фиксируется по ходу события и сравнивается между площадками программы.
Отдельный приём - два коротких замера: до события и после. Перед вечером задайте команде два-три вопроса в той же форме, что будете использовать потом: ждут ли они мероприятие, что хотели бы увидеть, что не понравилось в прошлый раз. После события повторите ту же формулировку. Сравнивать корректно только одинаково заданные вопросы, поэтому текст первого замера сохраните дословно.
Такой замер полезен не столько итоговой разницей, сколько ожиданиями: он заранее показывает, чего люди ждут от вечера, и позволяет поправить программу, пока это ещё стоит недорого. А после события разрыв между ожиданием и оценкой объясняет многое: одинаково низкие оценки до и после чаще говорят об отношении к формату в целом, а не о конкретном вечере.
Считайте эти числа одинаково каждый год. Ценность не в самой цифре, а в сравнении с прошлым разом: доля дошедших не хорошая и не плохая сама по себе, пока вы не знаете, что было год назад и при каком формате.
