IЧто такое деловая миссия и зачем она нужна
Деловая миссия - организованная поездка делегации бизнеса в другой город, регион или страну для переговоров, знакомства с рынком и поиска партнёров. От обычной командировки её отличает групповой формат и заранее собранная программа: участники едут не наугад, а на встречи, которые для них подготовили.
- Выход на новый рынок: понять спрос, конкурентов, требования покупателей.
- Поиск партнёров, поставщиков или дистрибьюторов.
- Презентация отрасли или региона потенциальным инвесторам.
- Обмен опытом: посещение производств и компаний-лидеров.
- Участие в отраслевом форуме или выставке с деловой программой вокруг неё.
Часто миссию привязывают к крупному событию: делегация едет на форум или выставку и параллельно проводит свои встречи. Как устроено участие в зарубежной экспозиции, мы разбирали в статье про участие в международной выставке.
IIЦель миссии и критерии успеха
Цель формулируют до того, как выбирают даты и отель. «Познакомиться с рынком» - это не цель. «Провести встречи с потенциальными дистрибьюторами в выбранной отрасли и понять условия входа» - уже цель, из которой вытекают программа и состав.
Цель помогает и при общении с принимающей стороной. Отраслевым объединениям, торговым представительствам и компаниям на месте проще подобрать собеседников, когда они понимают, за чем делегация едет. Размытый запрос даёт случайные встречи, после которых обе стороны вежливо прощаются и больше не пишут друг другу. Конкретный запрос, наоборот, позволяет принимающей стороне отсеять неподходящих собеседников ещё до приезда и сэкономить время всей делегации.
Сразу договоритесь, что будет считаться результатом: число содержательных встреч, подписанные соглашения о намерениях, запросы коммерческих предложений, договорённости о следующем визите. Без этого после поездки останутся фотографии и ощущение, что было интересно, но непонятно, стоило ли.
Запишите цель одним предложением и покажите её каждому потенциальному участнику. Если человек не видит в ней своей задачи, ему лучше не ехать: он займёт место в программе и будет скучать на чужих встречах.
IIIСостав делегации
Состав определяет, с кем захотят встречаться принимающие компании. Нужны люди, которые могут принимать решения или хотя бы уверенно говорить от имени компании. Делегация из стажёров не получит встреч с руководителями.
| Роль | Задача в миссии |
|---|---|
| Руководитель делегации | Открывает встречи, представляет группу, ведёт протокольную часть |
| Участники от компаний | Проводят свои переговоры, представляют продукты |
| Координатор | Держит программу, время, связь с принимающей стороной |
| Переводчики | Обеспечивают общие и индивидуальные встречи |
| Отраслевой эксперт или аналитик | Помогает оценить рынок и подготовить материалы |
Размер делегации зависит от программы. Слишком большая группа неудобна для визитов на производства и в офисы, слишком маленькая не создаёт веса. Если участников много, делегацию делят на подгруппы по интересам, и у каждой своя линия встреч.
Заранее соберите от участников анкеты: что компания производит или продаёт, кого хочет найти, какие у неё ограничения. Эти данные нужны не для отчёта, а для того, чтобы принимающая сторона подобрала собеседников. Чем конкретнее запрос, тем точнее будут встречи.
IVПрограмма встреч
Программа - ядро миссии. Она собирается из общих событий для всей делегации и индивидуальных переговоров для каждой компании. Общие - это открытие, презентация рынка, визиты на предприятия, приём. Индивидуальные - встречи один на один, подобранные под запрос конкретного участника.
Встречи ставят с учётом дороги и усталости. Три визита в разных концах города за день выматывают делегацию сильнее, чем пять переговоров в одном зале. Плотный график красиво выглядит в документе, но на третий день участники начинают пропускать встречи.
- Вводная сессия о рынке: как он устроен, кто основные игроки, какие правила.
- Визиты на предприятия и в компании принимающей стороны.
- Сессия переговоров: участники делегации встречаются с местными компаниями по заранее составленному графику.
- Деловой приём или ужин для неформальных знакомств.
- Свободное время для дополнительных встреч, назначенных на месте.
Индивидуальные встречи готовят заранее: собирают запросы участников, ищут подходящие компании, согласуют время и формат. Каждый участник должен до поездки знать, с кем встречается, зачем, и получить короткую справку о собеседнике. Как устраивают деловые знакомства внутри события, описано в статье про нетворкинг на мероприятии.
Оставляйте в каждом дне окно без встреч. Если переговоры пошли хорошо, собеседник пригласит продолжить, и на это должно быть время.
