IИз чего состоит отчёт о форуме
Отчёт о мероприятии нужен, чтобы ответить на три вопроса: чего хотели добиться, что получилось и что делать дальше. Для форума к ним добавляется четвёртый: что получили партнёры, которые вложились в событие.
- Короткое резюме на одну страницу для тех, кто дальше не прочитает.
- Цели форума и результат по каждой из них.
- Цифры участия: регистрации, пришедшие, посещение секций.
- Содержание: ключевые выступления, темы и решения.
- Медиа: фото, видео, публикации и охваты.
- Мнение участников по результатам опроса.
- Выводы и план на следующий форум.
Как выбрать метрики и связать их с целями, мы подробно разобрали в статье про эффективность конференции. Здесь речь о другом: как превратить собранные данные в документ, который прочитают и по которому примут решения.
IIКакие данные собирать ещё до открытия форума
Самая частая проблема отчёта - цифр нет. Никто не посчитал, сколько людей было на каждой секции, регистрация на входе велась на бумаге, а опрос разослали через две недели, когда ответили трое. Всё, что попадёт в отчёт, нужно запланировать заранее.
| Что собираем | Как собираем | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Регистрации и явка | Система регистрации, сканирование бейджей на входе | Команда регистрации |
| Посещение секций | Сканирование на входе в зал или подсчёт волонтёрами в середине сессии | Координаторы залов |
| Вопросы из зала | Сервис вопросов или записи модератора | Модераторы |
| Контакты на стендах | Сканеры бейджей у партнёров | Партнёры, сводит организатор |
| Отзывы участников | Короткий опрос в день форума и на следующий день | Организатор |
| Упоминания в медиа | Мониторинг публикаций и соцсетей | PR-команда |
Перед форумом сделайте пустой шаблон отчёта со всеми таблицами и графиками. Команда увидит, какие ячейки ей предстоит заполнить, и не забудет собрать данные в день мероприятия.
IIIЦифры в отчёте: только собранные, без округления вверх
Отчёт читают люди, которые были на форуме или получат обратную связь от участников. Завышенные цифры видны сразу и подрывают доверие ко всему документу. Если данных нет, так и пишите: не считали, в следующий раз посчитаем так-то.
- Разделяйте регистрации и пришедших: это разные цифры.
- Считайте явку по дням отдельно, если форум двухдневный.
- Посещение секций указывайте по факту, а не по вместимости залов.
- Онлайн-зрителей трансляции показывайте отдельно от очных участников.
- Указывайте, как именно получена каждая цифра.
Сравнение с прошлым годом полезно, если метрики считались одинаково. Если способ подсчёта поменялся, сравнивать нельзя, и это нужно прямо указать.
Хорошо, когда рядом с каждой цифрой стоит короткий комментарий. Не просто «секцию посетили столько-то человек», а «секция собрала полный зал, часть участников слушала стоя, в следующий раз нужен зал больше». Такой комментарий превращает таблицу в основу для решений на будущий год.
IVСодержательная часть: о чём говорили и что решили
Руководству и участникам важно понять, чем форум был полезен по существу. Цифры явки этого не показывают. Для содержательной части нужны люди, которые во время секций записывают тезисы: модераторы, редакторы, сотрудники программного комитета.
- Главные тезисы пленарной сессии в нескольких пунктах.
- По каждой секции - короткое резюме и один-два самых интересных вывода.
- Вопросы, которые чаще всего задавали из зала: это готовые темы на следующий год.
- Принятые решения, договорённости, подписанные соглашения, если они были.
Этот же материал потом становится контентом для сайта, рассылки и соцсетей. Разбор секций можно выпускать отдельными статьями в течение нескольких недель после форума.
Попросите модераторов сдать тезисы секции в тот же вечер, пока свежо в памяти. Через неделю восстановить, о чём говорили, сможет только запись, а пересматривать её долго.
