IЧем корпоратив в фарме отличается от обычного
Корпоратив для фармкомпании отличается тремя вещами: его согласует комплаенс, в зале почти всегда есть врачи и медпредставители с профессиональными ограничениями, а любая фотография с мероприятия может попасть в публичное поле и стать поводом для разбирательства. Поэтому здесь сначала описывают правила, а потом придумывают программу.
Практический вывод простой: концепцию надо показывать согласующим на этапе идеи, а не после подписания договора с площадкой. Переделывать утверждённую программу дороже, чем собрать её сразу в рамках.
Сразу оговоримся: единых правил для всех фармкомпаний нет, у каждой свои внутренние регламенты и своя практика. Ниже — то, что мы чаще всего видим в брифах. Проверять формулировки нужно у комплаенса и юристов вашей компании, а не у подрядчика.
- чаще всего мероприятие делают внутренним: в зале только сотрудники;
- продуктовую рекламу обычно не выносят в развлекательную часть: препараты остаются в деловом блоке;
- подарки и активности стараются не связывать с назначениями и продажами;
- съёмку и публикацию фото согласуют отдельно;
- документы и смету оформляют так, чтобы их спокойно приняли бухгалтерия и юристы.
Ещё одно отличие — состав зала. В фармкомпании под одной крышей собираются очень разные люди: полевая команда, маркетинг, медицинский отдел, регуляторика, производство и логистика. У них разный ритм работы и разное представление о том, что такое удачный вечер. Программа, рассчитанная только на активных медпредставителей, оставляет половину гостей зрителями.
Попросите у комплаенса список того, что запрещено прямо, и того, что требует отдельного согласования. Два списка на одной странице снимают больше половины вопросов на этапе программы.
IIКак проходит согласование и сколько это занимает
В фармкомпании у мероприятия обычно несколько согласующих, и они смотрят на разное. Если собирать подписи последовательно, подготовка растягивается на месяцы. Работает другой порядок: концепция на одну страницу уходит всем сразу, комментарии собираются в одну версию.
| Кто согласует | Что смотрит | Что подготовить заранее |
|---|---|---|
| Комплаенс | Состав гостей, подарки, упоминания препаратов, активности | Концепция на страницу, список подарков, тезисы деловой части |
| Юристы | Договор, права на съёмку, персональные данные участников | Проект договора, форма согласия на фото и видео |
| Медицинский отдел | Корректность формулировок в деловом блоке | Слайды и текст выступлений |
| Финансы | Смета по статьям, закрывающие документы | Смета с расшифровкой и порядок оплаты |
| HR и внутренние коммуникации | Тон, награждение, анонсы для сотрудников | Сценарий, номинации, письма сотрудникам |
Закладывайте на полный круг согласований не меньше месяца, а для крупного годового события — два. Дальше остаётся ещё подготовка, поэтому площадку на декабрь имеет смысл искать летом. Общая логика сроков не отличается от обычной подготовки, её мы разобрали в статье про корпоратив под ключ.
Отдельно зафиксируйте, кто принимает решения в день мероприятия. Если координатор на площадке не может согласовать замену без звонка трём людям, любая мелочь превращается в получасовую паузу.
IIIАлкоголь, подарки и другие чувствительные темы
Самые спорные пункты сметы в фарме — алкоголь и подарки. Полный запрет встречается не всегда, чаще действуют ограничения: бокал на приветствии, вино к ужину, отсутствие крепкого бара и отдельного алкогольного шоу. Уточните формулировку у комплаенса письменно, иначе решение придётся принимать за час до открытия дверей.
Безалкогольный вариант в фарме работает лучше, чем кажется: сотрудники привыкли к формату деловых встреч без бара. Заменяйте не «алкоголь на сок», а сам центр вечера — вместо застолья ставьте программу, за которой интересно следить. Подробнее о таких форматах написали в статье про корпоратив без алкоголя.
- подарки одинаковые для всей категории сотрудников, без индивидуальных исключений;
- подарки, которые можно связать с продажами конкретного препарата, обычно снимают;
- награды чаще символические: статуэтка, диплом, командная номинация;
- розыгрыши с дорогими призами согласование проходят редко;
- брендирование зала корпоративное, а не продуктовое.
Помните про здоровье гостей отдельно: на мероприятии фармкомпании всегда есть люди, которые не пьют и внимательно относятся к питанию. Меню с понятным составом и нормальным выбором без мяса и без глютена — не каприз, а базовое требование.
IVМедпредставители из регионов: логистика и расписание
Полевая команда — главная особенность корпоратива в фарме. Медпредставители живут по графику визитов, работают по всей стране и приезжают на общее мероприятие один-два раза в год. Их время дорогое, поэтому корпоратив почти всегда совмещают с рабочей частью: циклом обучения, итогами года или запуском планов.
Отсюда практическое правило: считайте не длительность вечера, а длительность командировки. Человек, который вылетел рано утром и после ужина едет в аэропорт, не досидит до финала.
| Блок | Длительность | Что учесть |
|---|---|---|
| Заезд и размещение | Утро первого дня | Ранние рейсы, камера хранения, поздний заезд в отель |
| Деловая часть и обучение | 4-6 часов | Перерывы каждые 90 минут, залы для работы в группах |
| Пауза перед вечером | 1,5-2 часа | Время переодеться и ответить на рабочие письма |
| Награждение и ужин | 2-3 часа | Официальная часть в начале, пока зал полный |
| Неформальная часть | 2 часа | Мягкий финал, трансфер до отеля по расписанию |
| Разъезд | Утро второго дня | Поздний выезд из номеров, трансфер в аэропорт волнами |
Соберите рейсы участников в одну таблицу до бронирования площадки. Если половина команды улетает в семь вечера, вечернюю программу придётся переносить на другой день, а не сокращать.
