IЗачем группе компаний общий вечер
В холдинге или группе компаний сотрудники нередко работают в разных юрлицах, офисах и даже отраслях. Отдельные корпоративы для каждой компании проще организовать, но они закрепляют разделение: производство празднует отдельно от торгового дома, управляющая компания — отдельно от всех.
Общий вечер решает другую задачу: показать сотрудникам, что они часть одной группы. На нём выступает руководитель холдинга, награждают лучших из всех компаний, люди из разных юрлиц знакомятся. Есть и практическая выгода: одна площадка, одна программа и одна команда подрядчиков на всех обходятся дешевле на гостя, чем три отдельных вечера.
Пример из строк наших смет: диджей на 6 часов — 36 000 ₽, звук — 40 000 ₽, координатор — 20 000 ₽. На одном вечере эти три строки стоят 96 000 ₽. Три отдельных вечера для трёх компаний — уже 288 000 ₽ только на них, без аренды трёх площадок и трёх программ.
Сложности тоже понятны: несколько бюджетов, несколько согласующих, разный состав гостей. Они решаются на старте, до запроса сметы.
IIКто заказчик: два варианта
Первое решение — кто подписывает договор с агентством.
- Один заказчик. Договор заключает управляющая компания или самая крупная компания группы. Она оплачивает вечер целиком, а распределение расходов внутри группы решает ваша бухгалтерия по своим правилам. Для агентства это самый простой вариант: один договор, один счёт, один комплект закрывающих документов.
- Несколько заказчиков. Каждая компания заключает свой договор и оплачивает свою часть. Вариант подходит, если у компаний разные собственники или жёсткие правила закупок. Он требует заранее согласованной доли каждой компании в смете.
Если вечер оплачивает одна компания, а остальные возмещают свою долю внутри группы, порядок возмещения тоже определяет ваша бухгалтерия. Агентство в этой схеме работает с одним заказчиком.
Схему выбирают вместе с бухгалтерией и юристом до брифа агентству. Какие документы нужны бухгалтерии по расходам на корпоратив — в статье о расходах на корпоратив.
Если каждой компании нужен свой договор и счёт, укажите это в первом письме агентству. Состав документов согласуется до сметы, а не после неё.
IIIКак разделить бюджет между компаниями
Возьмём группу из трёх компаний: 180, 90 и 30 гостей, всего 300. Площадка — Crystal Ballroom: банкет от 7 000 ₽ на гостя с сервисом и аренда от 620 000 ₽. Меню на 300 гостей — 2 100 000 ₽, вместе с арендой — 2 720 000 ₽.
Есть два распространённых способа деления:
| Компания | Гостей | Доля гостей | Всё по числу гостей | Аренда поровну, меню по гостям |
|---|---|---|---|---|
| Компания А | 180 | 60% | 1 632 000 ₽ | ≈ 1 466 670 ₽ |
| Компания Б | 90 | 30% | 816 000 ₽ | ≈ 836 670 ₽ |
| Компания В | 30 | 10% | 272 000 ₽ | ≈ 416 670 ₽ |
| Итого | 300 | 100% | 2 720 000 ₽ | ≈ 2 720 000 ₽ |
При делении по числу гостей каждый гость стоит всем компаниям одинаково — около 9 070 ₽. При делении аренды поровну маленькая компания платит за гостя около 13 890 ₽, крупная — около 8 150 ₽. Для группы с компаниями разного размера справедливее первый способ: аренда нужна под общее число гостей, и маленькая компания не должна оплачивать треть зала.
Те же доли применяются к полной смете. Гала-вечер на 300 гостей со сценой и программой — от 22 000 ₽ на гостя, от 6 600 000 ₽. Доли: 3 960 000 ₽, 1 980 000 ₽ и 660 000 ₽.
IVКакие строки делить отдельно
Бывает, что одна компания хочет больше, чем остальные: свою номинацию, отдельный стол руководства, трансфер из своего офиса. Такие строки удобно вынести из общей части и отнести на ту компанию, которая их заказала.
- Трансфер. Около 2 000 ₽ на гостя. Если загородный офис есть только у одной компании, её трансфер на 90 человек — 180 000 ₽, и делить его на всех нет смысла.
- Отдельные номинации и подарки. Наградная часть каждой компании считается по её списку.
- Напитки сверх меню. Если у компаний разные правила по алкоголю, бар считают по каждой.
- Общие строки — площадка, сцена, звук, ведущий, артисты, координаторы — делятся по выбранной формуле.
Попросите агентство добавить в смету колонку с долей каждой компании. Тогда каждый финансовый директор видит свою сумму и может согласовать её у себя.
VПрограмма: общее и своё
Программа общего вечера строится так, чтобы каждая компания увидела себя на сцене, и при этом вечер не распался на три отдельных праздника. Рабочая схема:
- Общий сбор и велком-зона, где гости из разных компаний встречаются до начала.
- Открытие: выступление руководителя группы о годе всего холдинга.
- Награждение по блокам: каждая компания вручает свои номинации, ведущий один на всех.
- Общая номинация группы — например, совместный проект двух компаний.
- Ужин, артисты, танцы — без деления по компаниям.
Ведущий — один на весь вечер. Ему заранее передают список номинаций каждой компании, должности и правильное произношение фамилий награждаемых. Мелочь, но ошибка в фамилии на сцене запоминается сильнее удачного номера артиста.
Рассадка — отдельный вопрос. Если посадить компании за свои столы, люди проведут вечер с теми, кого видят каждый день. Смешанная рассадка знакомит, но требует аккуратности: руководителей компаний лучше посадить вместе, а линейных сотрудников — смешать по интересам или проектам. Подробнее — в статьях о рассадке гостей и о награждении сотрудников.
