IСезон отгрузок важнее, чем дата в календаре
Первое решение по корпоративу в опте — не площадка и не бюджет, а окно в графике. Оптовая компания живёт волнами: в пик база работает в две смены и отгружает до ночи, в межсезонье наступает тишина. Праздник ставят в тишину, иначе половина зала будет отвечать на звонки клиентов.
- посмотрите отгрузки по месяцам за два-три прошлых года, а не по ощущениям;
- отдельно отметьте недели, когда клиенты закупаются под свои сезоны;
- учтите инвентаризацию: она съедает склад целиком и обычно попадает в конец года;
- уточните график поставок от производителей — приход фуры тоже держит людей;
- выберите две даты, а не одну: вторая понадобится, когда сдвинется поставка.
Из-за этого у многих оптовиков новогодний вечер переезжает на вторую половину января или даже на февраль. Это нормально: люди приходят отдохнувшими, площадки доступнее, а сам повод легко переформулировать в итоги года. Общая рамка организации корпоратива от этого не меняется, меняется только точка в календаре.
Если сезон плотный весь год, ищите не месяц, а неделю: почти в любом опте есть провал сразу после крупной отгрузочной волны, когда склад разобран, а новый заказ ещё не пришёл.
IIВечер в будний день: почему так чаще всего
Оптовая компания редко празднует в пятницу или в субботу. Пятница — день добора заказов от розницы на выходные, а суббота многим просто неудобна: у складских свои дела, доехать до площадки без служебного транспорта сложно, а семьи не понимают, зачем.
| День | Плюсы | Чем неудобен |
|---|---|---|
| Вторник или среда | Отгрузки ровные, площадки свободны | Наутро всем на работу, вечер придётся закончить раньше |
| Четверг | Основной объём недели уже прошёл | Остаются хвосты по заявкам на пятницу |
| Пятница | Привычный день, наутро выходной | Добор заказов на выходные, менеджеры на телефоне |
| Суббота | Никто не отвлекается на работу | Явка падает, дорога и семьи становятся проблемой |
Если выбрали будний день, честно сократите вечер. Схема, которая работает: сбор около шести, официальная часть и награждение до восьми, программа и танцы до одиннадцати, развоз. Растягивать до двух ночи бессмысленно — утром базе открываться.
И предупредите об укороченном формате заранее. Люди должны понимать, что вечер закончится в определённое время: это снимает и вопросы по алкоголю, и претензии «только разошлись».
IIIПлощадка рядом с базой, а не в центре
Оптовые базы почти всегда стоят на окраине, у трассы или в промзоне. Везти людей оттуда в центр — значит потерять час в каждую сторону и часть гостей. Разумнее искать площадку в радиусе получаса от склада.
- ресторан или банкетный зал при загородном комплексе у той же трассы;
- площадка в ближайшем городе или районе, куда едут все сотрудники ежедневно;
- загородная база с возможностью остаться, если коллектив небольшой;
- офисная часть компании доедет куда угодно, складская — только туда, куда ходит транспорт;
- парковка обязательна: часть людей приедет на своих машинах прямо со смены.
Водители и экспедиторы в опте — отдельная история: у них свой график рейсов, и их чаще всего забывают при составлении списков. Что с этим делать, подробно разобрано в статье про корпоратив для логистической компании.
Отдельно решите вопрос переодевания. Человек, который вышел со смены в рабочей одежде, не поедет в зал в том, в чём собирал заказы. Либо площадка близко и все успевают домой, либо в расписании появляется пауза и место, где можно переодеться.
Служебный автобус от базы до площадки и обратно решает сразу три вопроса: явку складских, алкоголь за рулём и ровное начало вечера. Это почти всегда дешевле, чем недосчитаться части зала.
