IС чего начинается доставка экспонатов на выставку
Первым делом запросите у организатора правила заезда: даты и часы монтажа, въезд для грузового транспорта, погрузочные ворота павильона, наличие подъёмной техники и её заказ. Эти условия есть в руководстве экспонента, и они определяют, какой транспорт брать и во сколько он должен стоять у ворот.
Затем составьте полный список того, что поедет: экспонаты, демонстрационное оборудование, раздаточные материалы, сувениры, мелкий инвентарь стенда. У каждой позиции - габариты, вес, хрупкость, нужна ли розетка. Этот список нужен и логисту, и застройщику, и организатору.
Честно пройдитесь по списку ещё раз и вычеркните всё, без чего стенд справится. Каждый лишний ящик - это место на складе, время разгрузки и риск повреждения. Часто достаточно одного рабочего образца и видео, которое показывает остальную линейку, а тяжёлую установку заменяет макет или демонстрационный модуль.
IIСписок экспонатов и что с ним делать
| Тип груза | Особенность | Что предусмотреть |
|---|---|---|
| Тяжёлое оборудование | Вес и точка установки | Подъёмная техника, нагрузка на пол, время разгрузки |
| Крупногабаритный образец | Не проходит в стандартный проём | Заезд до сборки стен стенда |
| Хрупкая электроника | Боится ударов и влаги | Жёсткая тара, отдельная перевозка |
| Печатные материалы | Объём и вес больше ожидаемого | Доставка коробками на склад площадки |
| Скоропортящиеся образцы | Требуют температурного режима | Холодильник на стенде, доставка ближе к открытию |
Крупные экспонаты влияют на проект стенда: их ставят на место до того, как собраны стены, иначе они не пройдут. Поэтому логист и застройщик должны видеть друг друга с самого начала. Подробно об этой стыковке написано в статье о застройке выставочного стенда.
IIIУпаковка экспонатов для выставки
Упаковку выбирают с расчётом на две поездки: туда и обратно. Картон после монтажа мнут, выбрасывают или теряют, а на демонтаже упаковать образец уже не во что. Для ценного оборудования надёжнее многоразовые кейсы или ящики, которые сохраняют на складе площадки до конца выставки.
- Каждое место маркируется: название компании, номер павильона и стенда, номер места из общего числа.
- К упаковке прикладывается опись содержимого, копия - у ответственного на стенде.
- Хрупкие места помечают знаками «верх» и «осторожно», тяжёлые - весом.
- Кабели, пульты и мелкие детали пакуются вместе с устройством, а не в общей коробке.
- Фотографируйте экспонаты перед упаковкой: это поможет при споре о повреждениях.
Заведите одну «тревожную коробку» с инструментами, скотчем, стяжками, удлинителями, запасными зарядками и ножницами. Она едет первой и стоит на стенде до самого демонтажа. Без неё мелочи превращаются в поиск по всему павильону.
IVДоставка к монтажу: окна заезда и разгрузка
В дни монтажа у ворот павильона очередь из машин всех экспонентов и застройщиков. Организаторы часто распределяют заезд по слотам или выдают пропуска на транспорт. Приехать без пропуска или вне своего окна - значит простоять часы или не заехать вовсе.
- Уточните, нужен ли пропуск на машину и на водителя, и оформите его заранее.
- Узнайте, разгружают ли груз работники площадки или вы делаете это сами.
- Погрузчик и тележки обычно заказывают у официального подрядчика выставки.
- На разгрузке должен быть ваш сотрудник, который принимает места по описи.
- Порядок доставки: сначала крупное, что ставится до стен, затем оборудование, в конце мелочь.
Если выставка в другом городе, закладывайте запас по времени на дорогу. Груз, который приходит в последний день монтажа, оставляет команде ночь на установку и проверку. Что делать, если образцы в пути задерживаются, мы разбирали в статье об участии в международной выставке - там же про работу с зарубежными перевозками.
