IЧем ТЗ отличается от брифа
Бриф вы пишете до выбора подрядчика: он описывает задачу и контекст, чтобы агентства поняли, что вам нужно, и посчитали смету. Техническое задание пишется после: оно описывает уже согласованный результат в измеримых единицах и становится приложением к договору. Бриф отвечает на вопрос «чего мы хотим», ТЗ — «что именно будет сделано, в каком объёме и как мы проверим, что это сделано».
| Параметр | Бриф | Техническое задание |
|---|---|---|
| Когда составляется | До запроса предложений | После выбора подрядчика, до подписания договора |
| Кто автор | Заказчик | Заказчик и подрядчик совместно |
| Язык | Цели, смыслы, пожелания | Количества, часы, штуки, характеристики |
| Юридический статус | Рабочий документ | Приложение к договору |
| Что с ним делают дальше | Собирают сметы | Принимают работу и закрывают акт |
Если бриф у вас уже заполнен, половина ТЗ берётся из него: формат, дата, аудитория, ограничения. Шаблон брифа по блокам разобран в статье про бриф на мероприятие - начните с него, а ТЗ соберите поверх.
IIСтруктура документа
Рабочее ТЗ на корпоратив или конференцию занимает 5-15 страниц и состоит из постоянного набора разделов. Порядок можно менять, но пропускать разделы не стоит: каждый закрывает свой тип спора.
- общие сведения: заказчик, мероприятие, дата, место, число гостей, формат;
- цель и задачи: зачем проводится, какой результат считается успехом;
- состав работ подрядчика по блокам: площадка, питание, техника, программа, декор, персонал, логистика;
- что в состав работ не входит и остаётся за заказчиком;
- требования к каждому блоку в измеримых единицах;
- график подготовки: этапы, даты, что и когда согласуется;
- порядок согласований: кто с чьей стороны подписывает и в какой срок;
- критерии приёмки: как проверяется каждый блок;
- отчётность и материалы после события;
- приложения: планировка, тайминг, меню, схема рассадки, список техники.
Пронумеруйте каждый пункт ТЗ сквозной нумерацией. При приёмке вы ставите отметку напротив номера, а не пересказываете своими словами, что вам не нравится. Это экономит недели переписки.
IIIКак описывать требования: измеримо
Главное правило: требование считается написанным, если по нему можно ответить «да» или «нет», не споря о вкусе. «Качественный звук» — не требование. «Звуковое усиление, обеспечивающее разборчивость речи в дальней точке зала, комплект резервных радиомикрофонов не менее двух» — требование.
| Так писать не нужно | Так проверяемо |
|---|---|
| Красивое оформление зала | Оформление трёх зон: входная группа, сцена, фотозона. Состав каждой зоны — в приложении с эскизами |
| Хороший ведущий | Ведущий, согласованный заказчиком по видео выступления, на площадке с 17:00 до 23:00, сценарий утверждён за 10 дней |
| Достаточно еды | Фуршет: закуски 12 позиций, горячее 3 позиции, выход на гостя согласован в меню-приложении, докладка до конца программы |
| Своевременный монтаж | Полная готовность зала и техники за 90 минут до входа гостей, саундчек завершён за 120 минут |
| Фотоотчёт | Один фотограф 6 часов, не менее 150 обработанных кадров, исходники и отбор — в течение 5 рабочих дней |
| Персонал на площадке | Не менее трёх координаторов подрядчика с 15:00, один закреплён за регистрацией, один за сценой |
Там, где предмет субъективен — музыка, декор, стиль ведения, — измеримым делают не результат, а процедуру согласования: референсы, срок предоставления варианта, право заказчика на одну-две итерации правок. Это честнее, чем пытаться описать словами настроение вечера.
IVЧто описать по каждому блоку
Ниже — минимальный набор параметров по блокам. Если параметр не указан, подрядчик вправе выбрать его сам, и обычно выбирает самый дешёвый вариант — это не хитрость, а следствие пустого места в документе.
- площадка: адрес, залы, часы аренды, время монтажа и демонтажа, вместимость при вашей рассадке, ограничения по звуку и декору;
- питание: формат, число гостей, число позиций, напитки и порядок докладки, обслуживание, особенности питания, время подачи по таймингу;
- техника: состав комплекта звука, света и видео, размер экранов и сцены, резерв, кто монтирует, кто дежурит во время программы;
- программа: блоки и их длительность, ведущий, номера, интерактивы, кто пишет сценарий и к какой дате;
- декор: перечень зон, материалы, печать, навигация, что остаётся заказчику после события;
- персонал: сколько людей подрядчика, с какого часа, зоны ответственности, форма одежды;
- логистика: трансфер, парковка, аккредитация, доставка реквизита, проживание при выезде;
- съёмка: часы, число специалистов, объём и сроки сдачи материалов, права на использование.
Отдельным пунктом опишите, чего в работе подрядчика нет. Списки гостей, внутренние рассылки, согласование с охраной бизнес-центра, подарки от компании — если эти задачи остаются за вами, так и запишите. Иначе за три дня до события выяснится, что их не делает никто.
Числовые параметры выносите в таблицу-приложение: гости, часы, количества, сроки. При изменении числа гостей вы правите одну таблицу, а не ищете цифру по всему тексту.
