IЧто такое town hall
Town hall — открытая встреча руководства с сотрудниками. Её задача — рассказать о результатах и планах, ответить на вопросы и показать, что руководство слышит команду. От годового собрания она отличается форматом: меньше докладов, больше диалога. О годовом собрании — в статье «Годовое собрание сотрудников».
Формат подходит для компаний любого размера: от 30 до нескольких сотен человек и разных офисов.
IIПрограмма на 60–90 минут
| Время | Блок |
|---|---|
| 0–10 мин | Приветствие, цели встречи, правила вопросов |
| 10–25 мин | Итоги периода и планы |
| 25–60 мин | Ответы на вопросы: заданные заранее и из зала |
| 60–75 мин | Ключевые решения и следующие шаги |
| 75–90 мин | Неформальное общение: кофе или фуршет |
Главное правило: на ответы нужно оставить больше половины времени. Если встреча превращается в лекцию, она теряет смысл.
IIIКак собрать вопросы
- Анонимная форма заранее. За неделю до встречи сотрудники отправляют вопросы без имён.
- Голосование. Самые популярные вопросы выходят на сцену первыми.
- Вопросы из зала. Микрофон или онлайн-форма: вопросы из зала.
- Ответ на неудобные вопросы. Лучше ответить честно, чем обойти: если ответа нет, обозначьте срок.
Попросите руководителей подготовить ответы на 5–7 вопросов, которые могут быть самыми острыми. Это снимает напряжение и помогает не растеряться.
IVПлощадка и формат
- В офисе. Просторная переговорная или общее пространство, если сотрудников до 50–80.
- В зале. Для 100–300 человек нужен зал со сценой и экраном: конференция на 100 человек, на 300 человек.
- Гибрид. Для филиалов и удалённых сотрудников — трансляция и вопросы онлайн: гибридная конференция и онлайн-трансляция.
VПодготовка по неделям
| Срок | Что делаем |
|---|---|
| За 3 недели | Цель, формат, дата, площадка |
| За 2 недели | Сценарий, список спикеров, форма для вопросов |
| За неделю | Сбор и группировка вопросов, репетиция ответов |
| За день | Проверка техники, трансляции, раздаточных материалов |
| День встречи | Регистрация, встреча, ответы, итоги |
Подробнее о внутренних коммуникациях — в статье «Внутренние коммуникации и мероприятия». Для небольших компаний подойдёт формат вместе с обедом или ужином: ужин для руководителей.
VIЧто после встречи
Через день-два отправьте сотрудникам короткий итог: вопросы, ответы, договорённости и сроки. Если на часть вопросов не ответили, обещайте ответ и выполняйте. Это главное, что отличает town hall от формальности. Организацию внутренних событий мы описывали на странице «Корпоративы», конференций — на странице «Конференции».
VIIПравила хорошего town hall
- Начинайте вовремя и заканчивайте вовремя: уважение ко времени — часть доверия.
- Отвечайте прямо, без канцелярита.
- Не обещайте того, что не можете выполнить, и называйте сроки.
- Дайте слово не только топ-менеджерам: руководители направлений тоже отвечают.
- Заранее договоритесь, как вести себя, если вопрос неудобный или личный.
