IКто такой event-продюсер
Event-продюсер - руководитель проекта мероприятия, который отвечает за замысел, деньги и результат. Он переводит задачу заказчика в концепцию события, собирает под неё команду и подрядчиков, держит бюджет и принимает решения, когда что-то идёт не по плану.
Проще всего объяснить через кино. Режиссёр отвечает за то, как сцена выглядит, а продюсер - за то, чтобы фильм существовал: нашлись деньги, люди, площадка и сроки, а результат совпал с тем, зачем всё начиналось. В событиях устроено так же.
Ключевое слово - ответственность за результат, а не за задачи. Менеджер отвечает на вопрос «всё ли сделано». Продюсер отвечает на вопрос «получилось ли то, ради чего событие проводили»: пришли ли нужные люди, прозвучало ли главное, уложились ли в деньги.
В российском event-рынке название роли не стандартизовано. В одном агентстве продюсером называют руководителя проекта, в другом - автора концепции, в третьем так подписывают человека, который ведёт переговоры с клиентом. Поэтому на первой встрече полезно спросить прямо: что именно этот человек решает на проекте и за что отвечает деньгами и репутацией.
IIЗа что отвечает продюсер: зона решений
Работа продюсера начинается раньше подготовки и заканчивается позже самого события.
- Задача. Выясняет, зачем компании событие и что должно измениться после него. Часто переформулирует первичный запрос: приходят за «ярким корпоративом», а нужна встреча филиалов.
- Концепция. Придумывает, каким событие будет по смыслу и по ощущению, и отвечает за то, чтобы программа не рассыпалась на набор номеров.
- Бюджет. Определяет, на что тратить в первую очередь, и защищает распределение перед заказчиком.
- Команда. Решает, кто нужен на проекте: менеджеры, технический руководитель, ведущий, подрядчики, - и отвечает за их работу.
- Риски. Держит в голове, что может сорваться, и заранее готовит запасные варианты по ключевым точкам.
- Результат. Собирает обратную связь после события и объясняет заказчику, что сработало и что нет.
Признак хорошего продюсера на первой встрече - он спорит с формулировкой задачи. Если человек сразу соглашается со всем и переходит к площадкам, он продаёт услугу, а не решает вашу задачу.
IIIЧем продюсер отличается от менеджера и координатора
Три роли часто путают, потому что в небольшой компании их совмещает один человек. На крупном проекте они разделены, и разница видна сразу.
| Роль | Главный вопрос | Зона ответственности | Когда включается |
|---|---|---|---|
| Продюсер | Каким должно быть событие и зачем | Замысел, бюджет, команда, результат | До старта, ведёт весь проект |
| Event-менеджер | Как это сделать и всё ли сделано | Подрядчики, сроки, документы, согласования | С начала подготовки |
| Координатор | Что происходит прямо сейчас | Работа площадки в день события, тайминг на месте | Монтаж и день события |
| Технический руководитель | Выдержит ли техника | Звук, свет, видео, питание, сцена | С этапа технического задания |
| Креативный продюсер или автор | Что зритель увидит и услышит | Сценарий, смысловые блоки, артисты | На этапе концепции |
Подробный разбор соседней профессии со всеми задачами по этапам есть в статье про то, кто такой event-менеджер. Если коротко: менеджер закрывает задачи внутри рамки, продюсер эту рамку задаёт.
IVКогда проекту нужен продюсер
Не каждому событию нужна такая роль. Для корпоратива на тридцать человек в ресторане достаточно ответственного менеджера. Продюсер оправдан, когда решений больше, чем задач.
- Событие большое: сотни гостей, несколько зон или сцен, трансфер и проживание.
- У события есть внешняя аудитория: клиенты, партнёры, пресса, - и цена ошибки выходит за пределы компании.
- В программе много смысловых блоков: деловая часть, награждение, шоу, и их нужно связать в одну историю.
- Бюджет крупный, и от распределения зависит результат сильнее, чем от экономии на отдельных позициях.
- Сроки короткие и придётся быстро принимать решения без длинных согласований.
- Внутри компании нет человека, который может вести проект и отвечать за него целиком.
Есть и признак от обратного: если на подготовке вам постоянно приносят вопросы вида «какой вариант выбираем» и решать их приходится вам, значит, роль продюсера на проекте никто не занял. Она всё равно существует, просто досталась заказчику вместе с рисками.
Обратный случай: если у вас готовый формат, который повторяется из года в год, продюсер не нужен - нужна аккуратная организация. Как устроена такая работа под ключ, описано в материале про организацию мероприятий под ключ.
