IКогда корпоратив своими силами - нормальное решение
Самостоятельная организация работает при трёх условиях одновременно: гостей немного, формат простой, а у ответственного есть свободное время в рабочем дне. Ужин на 40 человек в ресторане с готовым залом, банкетным меню и своей аппаратурой команда собирает сама и без потерь. Тот же ужин на 150 человек в пустом лофте, куда нужно завезти звук, свет, мебель и кейтеринг, - уже полноценный проект с десятком подрядчиков.
Главный критерий - не число гостей, а число стыков. Стык это место, где работа одного подрядчика зависит от другого: кейтеринг не расставит фуршет, пока не привезли мебель; свет не повесят, пока не собрана сцена. Пока стыков нет, справится офис-менеджер. Когда их больше пяти, нужен человек, который целиком держит график.
| Ситуация | Своими силами | Нужна помощь |
|---|---|---|
| Гостей | До 50-60 человек | От 100 и больше |
| Площадка | Ресторан или зал с готовой техникой | Лофт, шатёр, территория без оснащения |
| Программа | Ужин, итоги года, музыка фоном | Сценарий, номера, сцена, режиссура |
| Подрядчиков | 1-3 | 5 и больше |
| Срок до даты | Больше двух месяцев | Меньше месяца |
| Ответственный | Может выделить полдня в неделю | Занят основной работой |
Есть и обратная сторона. Самостоятельный вечер почти всегда выходит дешевле по смете, но дороже по рабочему времени сотрудников, которое никто не считает. Как это соотношение выглядит с другой стороны, разобрано в материале про корпоратив под ключ.
IIЧто команда закрывает сама и делает это хорошо
Есть блок работ, где внутренняя команда объективно сильнее любого подрядчика: у неё есть доступ к людям, знание контекста и право задавать вопросы.
- Цель и формат. Только внутри компании знают, зачем собирают людей: познакомить отделы, отметить итоги, поддержать после тяжёлого года.
- Дата. Внутренний календарь, отчётные периоды и отпуска видны только вам. Как это считать, подробно в статье про то, как выбрать дату мероприятия.
- Списки и приглашения. Письмо от компании открывают охотнее, чем письмо от подрядчика, и подтверждений приходит больше.
- Сбор данных о гостях: ограничения по питанию, кто с парой, кто приедет из другого города.
- Содержание официальной части: цифры года, благодарности, номинации, имена в правильном порядке.
- Внутренние шутки, фото и видео за год - фактура, которую снаружи взять негде.
- Бюджет и решения: что важнее, а чем можно пожертвовать.
Этот блок не стоит отдавать даже при работе с агентством. Он занимает время, но не требует специальных навыков и не срывается из-за отсутствия опыта.
IIIГде самостоятельная подготовка чаще всего ломается
Проваливается обычно не идея, а исполнение в трёх точках: техника, тайминг и день события. Они выглядят мелочами на бумаге и съедают вечер целиком.
| Где ломается | Как это выглядит | Что делать |
|---|---|---|
| Звук | Микрофон фонит, речь директора не слышно за столами у стены | Взять звукорежиссёра с комплектом на вечер, а не колонку из переговорки |
| Экран и презентация | Ролик не открылся, формат не тот, нет переходника | Проверить файлы на площадке за день, привезти копии на двух носителях |
| Тайминг | Официальная часть уехала на час, горячее остыло | Написать тайминг по минутам и назначить человека, который следит за часами |
| Монтаж | Зал открыли в 17:00, а привезти надо было к 15:00 | Прописать в договоре с площадкой часы доступа для монтажа и вывоза |
| День события | Ответственный весь вечер решает вопросы и не видит праздник | Освободить одного сотрудника от роли гостя или нанять координатора |
| Развоз | Гости расходятся сами в полночь из загородного места | Заранее заказать автобусы и собрать списки по направлениям |
Отдельная история - площадка без своей техники. Красивый пустой лофт стоит дешевле банкетного зала ровно до момента, когда вы посчитаете аренду звука, света, мебели, посуды и работу команды монтажа. Сравнивать площадки нужно по итоговой сумме со всем оснащением, а не по цене аренды.
Заранее решите, кто в вашей команде отвечает за деньги на месте. В день события почти всегда появляется незапланированный расход: доплата за час аренды, такси для артиста, недостающий реквизит. Человек с правом потратить небольшую сумму без согласований экономит час нервов.
IVСколько времени это займёт на самом деле
Главная ошибка в расчётах - считать только часы на площадке. Подготовка распределена по неделям мелкими кусками, и именно она мешает основной работе.
- Подбор площадки: осмотр 3-5 вариантов с дорогой - это несколько рабочих дней, разбросанных по календарю.
- Переписка и согласования: меню, договор, схема зала, пожелания гостей - ежедневный поток писем на два-три месяца.
- Программа и сценарий: сбор фактуры за год, согласование текстов, репетиция официальной части.
- Подрядчики: запросы, сравнение предложений, договоры, авансы, напоминания.
- Монтаж и день события: полный день ответственного плюс вечер без права расслабиться.
Ориентир для вечера на 50 человек такой: примерно день работы в неделю на протяжении двух месяцев для одного сотрудника и пара часов в неделю для помощника. На событии на 150 человек нагрузка заметно выше, а в последние две недели приближается к полной занятости. Точные цифры у всех свои, но порядок величин именно такой. Это и есть настоящая цена самостоятельной организации: она платится не из бюджета мероприятия, а из чужих задач, которые в это время не делаются.
Поэтому первое решение - не площадка, а человек. Кто-то должен получить задачу официально, с временем в календаре и правом принимать решения. Как распределить роли внутри компании, разобрано в материале о том, кто отвечает за корпоратив в компании.
