IКому здесь удобно собирать корпоратив
Направление выбирают по двум причинам. Первая - компания работает здесь: склады, логистические комплексы, авиационные и наземные службы, производство вдоль трассы. Вторая - гости съезжаются из регионов, и аэропорт становится естественной точкой сбора. Вторая причина встречается чаще, чем кажется.
Если у вас филиалы в нескольких городах, вариант «собрать всех рядом с аэропортом» экономит целый день логистики. Люди прилетают, садятся в шаттл и вскоре оказываются на площадке, где будут и мероприятие, и ночёвка. Сколько именно занимает этот переезд и ходит ли шаттл в нужные вам часы, уточните в отеле: у каждого свой интервал и свои правила для групп. Обратно - тем же маршрутом утром. Подробнее о самой задаче сбора филиалов - в материале про корпоратив для филиалов.
Прежде чем выбирать зал, сведите в таблицу, кто откуда добирается: свои из города, москвичи, прилетающие. Если третья группа существенная, площадку ищите у аэропорта, а не в центре города.
IIПлощадки: город и зона аэропорта
Здесь два разных набора площадок, и они почти не пересекаются: город живёт своей жизнью, зона аэропорта - деловым потоком. Названий не приводим, и сколько именно вариантов доступно на вашу дату, придётся выяснять запросами: выбор определяется типом площадки, а не списком.
| Тип площадки | Сильная сторона | Что учесть |
|---|---|---|
| Отели в зоне аэропорта | Номера, конференц-залы, обычно свой шаттл до терминала, круглосуточный ресепшен | Формат делового отеля: строже по шуму и по времени окончания |
| Банкетные рестораны в городе | Кухня, привычная цена, близко к дому местных сотрудников | Нет номеров, сцены обычно нет, добираться прилетевшим неудобно |
| Загородные комплексы вдоль южных трасс | Территория, активности, ночёвка, свобода по программе | Дальше от аэропорта, нужен свой автобус |
| Помещения на территории компании | Нулевая дорога для сменного персонала, полный контроль | Всё техническое и питание везётся с собой |
Отельный вариант выигрывает, когда в одном дне нужно совместить рабочую часть и вечер: днём конференц-зал, вечером банкет, ночью номера. Загородный выигрывает по атмосфере и свободе программы. Как сравнивать загородные комплексы по параметрам, разобрано в статье про площадки для мероприятий в Подмосковье.
IIIОтель у аэропорта как площадка: что проверить
Деловые отели удобны, но у них своя логика, и она не всегда совпадает с корпоративом. Половина сюрпризов связана с тем, что рядом живут другие гости.
- До которого часа разрешена музыка в банкетном зале и где он расположен относительно номеров.
- Есть ли отдельный вход в зал, чтобы ваши гости не шли через общий лобби с чемоданами.
- Как работает шаттл до терминала: интервал, круглосуточно или нет, нужна ли предварительная заявка на группу.
- Сколько номеров можно заблокировать под мероприятие и до какого срока действует бронь без потери мест.
- Во сколько заселение и выезд и можно ли сдвинуть выезд, если вечер закончится поздно.
- Что входит в банкетное предложение: зал, персонал, техника, безалкогольные напитки - или всё считается отдельно.
- Есть ли зал для рабочей части днём и можно ли держать за собой оба помещения одновременно.
Отдельно уточните, есть ли у отеля опыт с технической застройкой: сцена, экран, фермы со светом. Деловые залы часто рассчитаны на презентацию, а не на шоу, и высота потолка с точками подвеса становится ограничением.
И проверьте вместимость не по цифре из презентации, а по плану зала. Заявленное число почти всегда указано для рассадки рядами без столов. Как только появляются круглые столы, небольшая сцена и проход для официантов, зал на двести человек превращается в зал на сотню. Просите план с размерами и схему рассадки именно под ваш формат: если её не могут прислать, значит, никто и не считал.
Заблокируйте номера и зал одним договором. Если бронь на проживание живёт отдельно от банкета, при изменении числа гостей вам придётся пересогласовывать условия дважды и с разными людьми.
IVГости из регионов: билеты, заезд, встреча
Когда часть команды прилетает, мероприятие начинается не в 18:00, а утром - с первого самолёта. Эта часть плана обычно и ломается, если её никто не вёл.
- Соберите рейсы в одну таблицу: фамилия, город, время прилёта, номер терминала, время обратного вылета. Без неё встреча превращается в переписку.
- Сгруппируйте прилёты в два-три окна и под каждое поставьте трансфер, а не машину на каждого.
- Назначьте встречающего с табличкой и телефоном, который знают все. Один человек на все окна прилёта.
- Проверьте обратные вылеты: если у кого-то рейс рано утром, он не должен узнать об этом за час до окончания вечера.
- Заложите резерв на задержку рейса: у одного-двух человек она будет почти наверняка.
- Уточните заранее, кто оплачивает билеты и по каким правилам - иначе бухгалтерия задаст этот вопрос в самый неподходящий момент.
Логистика автобусов и точек сбора в деталях разобрана в материале про трансфер гостей на мероприятие: принципы те же, только вместо офиса точкой сбора становится терминал.
Сделайте один чат мероприятия и положите туда расписание, адрес, телефон координатора и время отправления трансферов. Прилетевший человек с чемоданом ищет информацию в телефоне, а не в почте.
