IОбщий съезд или локальные вечера
Решение принимают по трём цифрам: сколько человек в головном офисе, сколько в филиалах и сколько стоит дорога и проживание одного регионального сотрудника. Если дорога и гостиница съедают больше половины суммы на человека, общий съезд превращается в праздник для транспортных компаний, а не для команды.
| Формат | Когда подходит | Плюс | Главный риск |
|---|---|---|---|
| Общий съезд в одном городе | До 150-200 человек, филиалы в пределах нескольких часов дороги | Люди наконец видят друг друга вживую | Половина бюджета уходит на дорогу и гостиницу |
| Локальные вечера в каждом городе | Много филиалов, дальние регионы, ограниченный бюджет | Дешевле, проще по срокам, люди дома к ночи | Компания распадается на несколько праздников без общего смысла |
| Локальные вечера плюс общий эфир | Филиалы от 10 человек, есть техника и связь | Свой стол и общая церемония награждения | Слабый звук и техника на местах ломают эфир |
| Съезд руководителей плюс вечера на местах | Крупная сеть, где нужны и деловая часть, и праздник | Стратегия для менеджмента и праздник для всех | Ощущение двух классов сотрудников, если об этом не сказать честно |
| Кустовые вечера по нескольким городам | Филиалы сгруппированы географически | Компромисс по деньгам и по ощущению общего события | Логистика умножается на число кустов |
Чаще всего в компании с сетью филиалов выигрывает третий вариант: у каждого города свой вечер, а общий эфир на 30-40 минут собирает всех на итогах года и награждении. Это дешевле съезда и честнее, чем несвязанные праздники.
Спросите сотрудников до решения. Короткий опрос из двух вопросов — готовы ли вы ехать в другой город на вечер с ночёвкой и что для вас важнее, поездка или праздник дома — снимает половину споров. В филиалах с семьями ответ часто не такой, какого ждут в головном офисе.
IIБюджет на человека и ощущение справедливости
Главный конфликт таких праздников не в деньгах, а в сравнении. Сотрудники филиалов видят фотографии вечера в головном офисе и считают разницу. Поэтому бюджет распределяют по понятному правилу и правило озвучивают.
- Считайте сумму на человека, а не на город: тогда филиал из 15 человек не получает праздник по остаточному принципу.
- Разделяйте статьи: программа и стол — по норме на человека, дорога и проживание — отдельной строкой, иначе съезд «съест» сам праздник.
- Учитывайте разницу цен между городами: одинаковая сумма в Москве и в небольшом городе даёт разный вечер, и это нормально.
- Подарки делайте одинаковыми для всех — именно по ним люди сравнивают отношение компании.
- Один элемент оформления или программы сделайте общим для всех городов: тема, декор, ролик года.
Если на общий съезд денег хватает только для части сотрудников, не выбирайте их по должностям молча. Либо везите филиал целиком, либо делайте локальные вечера. Приглашение пятерых из двадцати сильнее бьёт по команде, чем отсутствие съезда вообще.
Где вообще можно сократить, не испортив вечер, разобрано в статье про то, как сэкономить на корпоративе, а распределение статей — в материале про бюджет новогоднего корпоратива.
IIIЕдиная тема, оформление и подарки
Чтобы несколько вечеров читались как один праздник компании, им нужен общий каркас. Дальше каждый город наполняет его сам, с поправкой на площадку и число людей.
- Тема года и её визуальный язык: цвета, шрифт, ключевой образ на всех площадках.
- Комплект материалов для филиалов: макеты оформления, пресс-стена или фон для фото, шаблоны приглашений, плейлист.
- Видеоролик года, который показывают во всех городах в одно и то же время.
- Одинаковые подарки и одинаковый момент вручения.
- Общий обмен поздравлениями: каждый филиал записывает короткое видео для остальных заранее.
- Единые правила: дресс-код, отношение к алкоголю, съёмка и публикация фото.
Централизовать стоит то, что видно на фотографиях и в подарках, а выбор площадки, меню и ведущего отдайте филиалам: они лучше знают свой город. Из головного офиса удобно задавать рамку — дата, бюджет на человека, тема, обязательные блоки программы — и попросить прислать план на согласование.
Подарки в регионы отправляют первыми: в декабре сроки доставки растут, а посылка, пришедшая после праздника, обесценивает жест. Логистика подарков по городам подробно разобрана в статье про подарки сотрудникам на Новый год. Как подобрать саму тему для всех площадок сразу, показано в материале про тему новогоднего корпоратива.
IVОбщий эфир и награждение
Эфир, который связывает города, длится 30-40 минут, не больше. Это не онлайн-праздник, а общая церемония внутри локальных вечеров: люди ненадолго отрываются от стола, смотрят на экран и возвращаются к своему празднику.
- 0-5 минут: перекличка городов, каждый филиал появляется на экране на несколько секунд;
- 5-15 минут: слово руководителя и итоги года;
- 15-25 минут: награждение с номинантами из разных городов;
- 25-35 минут: ролик года и записанные заранее поздравления филиалов;
- 35-40 минут: общий тост и совместный кадр со всех площадок.
Считайте часовые пояса от самого дальнего филиала. Эфир в 20:00 по Москве в восточных регионах приходится на глубокую ночь, когда вечер там уже закончился. Рабочее решение — ставить общую часть в начало московского вечера или проводить эфир днём отдельным событием.
Награждение в такой схеме — главный элемент. Награду региональному сотруднику отправляют в филиал заранее, а в эфире просят распаковать её на камеру: тогда момент происходит в зале, где человек сидит с коллегами, а не на далёкой сцене. Как строить блок номинаций, разобрано в статье про награждение сотрудников.
Назначьте в каждом филиале локального координатора и соберите их на общий созвон за неделю. Он отвечает за площадку, проверяет звук и изображение до начала и держит связь во время эфира. Без такого человека техническая проблема в одном городе останавливает общую церемонию.
