IЧто такое секции форума и зачем они нужны
Секция форума - самостоятельный блок программы на одну тему, который идёт параллельно с другими в отдельном зале. После общей пленарной части участники расходятся по интересам: одни идут на финансы, другие на технологии, третьи на кадры. Так форум обслуживает несколько аудиторий сразу, не превращаясь в бесконечный день докладов в одном зале.
Общий порядок подготовки форума и роль программного комитета мы разбирали в статье как организовать форум. Здесь - только о секциях: как их выбрать, развести по залам и наполнить.
Секции нужны и партнёрам. Спонсору интереснее быть заметным в потоке, где сидит его целевая аудитория, чем растворяться в общем зале на тысячу человек. Поэтому сетка секций - это ещё и основа для партнёрских пакетов: каждый поток можно предложить тому, кому важна именно эта аудитория.
IIКак выбрать тематические потоки форума
Секции придумывают не от списка интересных тем, а от сегментов аудитории. Сначала ответьте, кто приедет на форум и за чем. Потом каждой крупной группе дайте свой поток.
- Поток по ролям: для руководителей, для специалистов, для инвесторов.
- Поток по отраслям: если форум межотраслевой, каждой отрасли своя секция.
- Поток по задачам: рост, эффективность, технологии, люди.
- Поток по уровню: базовый для новичков и экспертный для опытных.
- Спецсекция партнёра: тема, которую поддерживает конкретный партнёр.
Проверка простая: каждый участник, глядя на программу, должен в каждом слоте найти хотя бы одну секцию для себя. Если у какой-то группы в целом блоке времени нет подходящей темы, она уйдёт в кулуары или домой.
Опросите зарегистрировавшихся ещё до финальной сетки: какие две секции из списка они точно посетят. Ответы подскажут и размеры залов, и опасные пересечения.
Избегайте секций, которые придуманы под одного спикера. Если тема держится на одном человеке, при его отказе поток разваливается. Лучше, когда у секции есть внятный вопрос, а спикеры подбираются под него и заменяемы.
Хорошее название секции тоже работает на выбор: оно должно обещать ответ на конкретный вопрос. Участник читает программу за минуту и решает по названию, а не по списку спикеров.
IIIСколько секций и залов нужно форуму
Число параллельных секций зависит не от амбиций, а от размера аудитории. Каждый зал должен быть заметно заполнен, иначе спикеры выступают перед пустыми рядами, и это видно на всех фото.
| Участников | Параллельных секций | Комментарий |
|---|---|---|
| до 300 | 1-2 | Больше залов раздробит аудиторию |
| 300-700 | 2-3 | Один большой зал плюс малые |
| 700-1 500 | 3-5 | Нужна навигация и ясная сетка |
| больше 1 500 | 5 и больше | Отдельные кураторы и технические команды на каждый зал |
Размер зала подбирают по ожидаемой посещаемости секции, а не поровну. Для популярной темы нужен зал вдвое больше, чем для узкой. Техническую сторону нескольких сцен - звук, свет, трансляция в каждом зале - мы описывали на примере конференции на 1 000 участников.
На первом форуме лучше недобрать секций, чем перебрать. Если зал переполнен, это видно на фото и создаёт ощущение успеха. Если пустует - запоминается именно это. Число параллельных потоков легко увеличить на следующий год, опираясь на реальную посещаемость.
IVПересечения в сетке: как развести секции по времени
Главная ошибка параллельной программы - две самые сильные темы для одной аудитории стоят в одном слоте. Участник вынужден выбирать, половина зала уходит разочарованной, а вторая секция страдает от недобора.
- Нарисуйте матрицу: секции по строкам, сегменты аудитории по столбцам. Отметьте, кому что интересно.
- Секции, интересные одной группе, ставьте в разные слоты.
- Самые сильные спикеры разных потоков не должны выступать одновременно.
- Начала и перерывы во всех залах синхронизируйте, чтобы люди могли переходить.
- Оставьте между блоками 15-20 минут на переход и кофе.
Как распределять доклады внутри одного дня и где ставить сильных спикеров, мы разбирали в материале о программе конференции. Для форума добавляется ещё одно измерение - сетка по залам, и её стоит проверять на пересечения отдельно.
После составления сетки попросите двух-трёх человек из целевой аудитории пройти по программе и выбрать, куда они пойдут. Если кто-то дважды оказывается перед выбором между двумя обязательными для него секциями, сетку надо менять.
Отдельно отметьте в сетке слоты, где выступают партнёры: их секции не должны совпадать с самыми популярными темами, иначе партнёр получит полупустой зал.
