IЧем площадка для форума отличается от конференц-зала
Для форума в Москве подходят выставочные центры, конгресс-холлы, креативные кластеры, большие бизнес-отели и университетские кампусы. Выбор между ними зависит от одного вопроса: сколько людей одновременно находится в разных залах и сколько переходит между ними в перерыве.
У конференции обычно один зал и один поток. Об этом подробно написано в разборе про площадки для конференции в Москве. Форум устроен иначе: утром все сидят на пленарке, после неё зал пустеет, и сотни людей за десять минут расходятся по секциям, стендам и переговорным. Площадка, которая хороша для одного большого зала, на таком сценарии задыхается в коридорах.
- Пленарный зал на всю аудиторию, даже если заполнен он только в первые часы.
- Три-шесть залов для параллельных треков разного размера, а не одинаковые комнаты.
- Фойе или галерея, где стоят стенды партнёров и проходят кофе-брейки.
- Переговорные для встреч один на один и зона для прессы.
- Служебные помещения: гримёрка спикеров, штаб, склад, комната для волонтёров.
IIКакие бывают площадки под форум: сравнение
Ни один тип не лучше остальных сам по себе. Мы сравниваем их по тому, как они ведут себя в сценарии форума: сколько залов можно получить одновременно, где поставить выставку и насколько свободно можно застраивать пространство.
| Тип площадки | Сильная сторона | Где слабое место | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| Выставочный центр | Большие павильоны, можно построить залы нужного размера | Всё строится с нуля: застройка, звук, свет, мебель | Крупным отраслевым форумам с выставкой |
| Конгресс-холл | Готовый амфитеатр и набор залов с техникой | Жёсткая планировка, фойе бывает тесным | Форумам с сильной деловой программой |
| Креативный кластер | Атмосфера, разные по характеру пространства | Залы разбросаны по территории, сложная навигация | Форумам для молодой, технологичной аудитории |
| Бизнес-отель | Всё в одном здании, проживание для иногородних | Залы-трансформеры с плохой акустикой между ними | Форумам на 1-2 дня с приезжими участниками |
| Университетский кампус | Много аудиторий разного размера | Ограничения по времени монтажа и кейтерингу | Молодёжным и научным форумам |
Площадки конкретных владельцев мы в статье не называем: свободные даты, условия и состояние залов меняются, и сравнивать имеет смысл под конкретную дату и программу.
IIIЗалы для секций: размер под трек, а не под расписание
Главная ошибка при выборе - взять площадку с одним огромным залом и парой маленьких. Интерес к трекам никогда не делится поровну. Один трек соберёт половину участников, другой - двадцать человек, и если залы одинаковые, в первом будут стоять в проходах, а во втором будет пусто и неловко спикеру.
Поэтому сначала распределите аудиторию по трекам хотя бы на глаз: по регистрации прошлого года, по опросу при записи или по должностям участников. Потом ищите площадку, где размеры залов совпадают с этим распределением. Как делить программу на треки, разобрано в статье про секции форума.
- Самому популярному треку нужен зал с запасом мест, иначе люди уйдут в коридор.
- Для практических сессий и мастер-классов нужна рассадка кабаре или островами, а не театр.
- Залы секций стоит держать на одном этаже или рядом, чтобы переход занимал пару минут.
- Между соседними залами проверьте звукоизоляцию: мобильные перегородки часто пропускают звук.
Попросите площадку провести звуковой тест: включите микрофон в одном зале и послушайте в соседнем. Это пять минут, а без них можно получить секцию, где слышно чужую презентацию.
IVПотоки людей: фойе, лестницы, гардероб и регистрация
На форуме узким местом становится не зал, а путь до него. Утром все приходят в одно окно времени, а зимой ещё и в верхней одежде. Если регистрация и гардероб стоят в одном узком холле, очередь выходит на улицу, а пленарка начинается с опозданием.
- Сколько входов работает одновременно и можно ли развести поток участников и гостей по аккредитации.
- Где встанут стойки регистрации и хватит ли места под очередь внутри здания.
- Какой пропускной способности гардероб и сколько там сотрудников в пик.
- Сколько лифтов и лестниц между этажами, если залы секций разнесены по высоте.
- Где пройдёт кофе-брейк так, чтобы очередь к кофе не перекрыла проход к залам.
Пройдите весь маршрут участника ногами: от входа до пленарного зала, оттуда до самой дальней секции и обратно к кофе. Замерьте время. Если переход занимает больше пяти минут, закладывайте в программу перерывы длиннее или меняйте планировку. Про организацию кофе-брейков на больших потоках есть отдельный разбор о питании на форуме.
