IЗачем выводить форум за город
Выездной форум проводят, когда участникам нужно не только послушать доклады, но и провести вместе два-три дня: договориться, познакомиться, выработать общие решения. В городе люди после пленарки уезжают в офис. За городом они остаются в программе до конца и общаются вечером.
Этот формат хорошо подходит для форума дилеров и партнёров, внутреннего форума большой компании, форума руководителей филиалов, отраслевого сообщества, которое собирается раз в год. Он хуже подходит для открытого форума с широкой аудиторией: чем дальше площадка, тем больше отказов от регистрации.
- Плюс: полная вовлечённость, никто не уходит на встречи в офис.
- Плюс: вечерняя часть и неформальное общение становятся частью программы.
- Минус: дорога съедает часть первого и последнего дня.
- Минус: бюджет растёт за счёт проживания, питания и трансфера.
Прежде чем бронировать комплекс, честно ответьте, что участники получат за городом такого, чего не получат в городе. Если ответ сводится к «красиво и свежий воздух», форум будет дорогим и не окупит дорогу. Если ответ - «они проведут вместе два дня и договорятся о совместной работе», формат оправдан.
IIЗагородный комплекс под форум: залы и номера
Для выездного корпоратива достаточно банкетного зала и территории. Об этом мы писали в статье про выездной корпоратив. Форуму нужно другое: большой зал для пленарки, несколько залов для секций и номерной фонд на всех участников, желательно на одной территории.
- Главный зал вмещает всех участников рассадкой театр, а не только банкетом.
- Есть два-четыре зала поменьше для секций и они рядом с главным.
- Номеров хватает на всех, без расселения части гостей в соседний отель.
- Ресторан обслуживает всю группу за один заход или в две волны без очереди.
- Есть крытые переходы между корпусами на случай дождя или мороза.
Если номеров не хватает и часть участников живёт в другом месте, форум делится на два лагеря. Вечером одни остаются общаться, другие ждут автобус. Лучше сократить число участников или взять комплекс больше, чем разводить группу.
Попросите у комплекса схему номерного фонда по корпусам. Спикеров и VIP-гостей удобно селить ближе к залам, а шумную вечернюю часть проводить подальше от тех, кто рано ляжет спать.
IIIПрограмма выездного форума по часам
Программа выездного форума строится вокруг дороги. Первая половина первого дня уходит на заезд и заселение, последняя половина финального дня - на отъезд. Самое плотное содержание приходится на середину.
| Время | День заезда | Основной день | День отъезда |
|---|---|---|---|
| Утро | Трансфер, регистрация, заселение | Завтрак, пленарная сессия | Завтрак, выселение, итоговая сессия |
| День | Обед, открытие, первая пленарка | Секции, воркшопы, обед | Подведение итогов, обед |
| Вечер | Знакомство, лёгкий ужин | Вечерняя программа или гала-ужин | Трансфер в город |
Это рамка, а не шаблон. Как распределить содержание между двумя днями, подробно разобрано в статье о программе форума на два дня. Для выездного формата добавьте одно правило: самое важное не ставьте на первые часы после заезда и на утро после вечерней программы.
Заложите в первый день свободный час после заселения. Люди разберут вещи, ответят на звонки и придут на открытие собранными, а не с телефоном в руке.
IVВечерняя часть: часть программы, а не отдых после неё
На выездном форуме вечер работает на цель мероприятия не меньше, чем доклады. Именно вечером участники из разных городов и компаний знакомятся, продолжают разговоры с секций и договариваются о встречах.
Для тех, кто не любит шумные вечера, предусмотрите тихую альтернативу: прогулку по территории, баню, камерный разговор со спикером у камина. Выездной форум собирает людей разного темперамента, и не все хотят танцевать до полуночи.
- Рассадку за ужином продумайте заранее, смешивая участников из разных регионов и компаний.
- Оставьте время для свободного общения без шоу и громкой музыки.
- Если есть торжественная часть или награждение, проведите её в начале вечера, пока все в зале.
- Закончите официальную программу так, чтобы утром люди смогли прийти на пленарку.
Если форум заканчивается торжественным ужином с вручением наград, этот вечер стоит готовить как отдельное событие. Подходы к нему мы описали в разделе про гала-ужины и премии.
