IЛогика двух дней форума
У каждого дня форума своя роль. Первый день - общий: пленарная сессия, главные спикеры, большая тема, ради которой все приехали. Второй день - прикладной: секции, практика, конкретные инструменты и итог. Если оба дня одинаковые, второй проседает по явке.
Как решить, нужен ли второй день вообще, и как с ним работает конференция, мы разбирали в статье про двухдневную конференцию. У форума своя специфика: больше треков, больше участников с разными интересами и выставка, которая должна работать оба дня.
- День 1: открытие, пленарка, первые секции, выставка, вечерняя часть.
- День 2: практические секции, воркшопы, встречи, итоговая сессия.
- Сквозные элементы: выставка партнёров, переговорные, нетворкинг-зона.
Перед тем как расставлять доклады, сформулируйте одной фразой, что участник должен унести с каждого дня. Например: в первый день - понимание, куда движется отрасль, во второй - конкретные инструменты и контакты. Эти фразы потом помогут отбирать спикеров и объяснять участникам, зачем приходить на оба дня.
IIПример сетки программы форума
Ниже типовая рамка, от которой удобно отталкиваться. Время условное, под вашу площадку и аудиторию его придётся сдвигать.
| Время | День 1 | День 2 |
|---|---|---|
| Утро, первые часы | Регистрация, кофе, выставка | Кофе, короткий утренний блок в общем зале |
| До обеда | Открытие и пленарная сессия | Секции, первая волна |
| Обед | Обед, выставка, встречи | Обед, встречи |
| После обеда | Секции, первая и вторая волна | Секции второй волны, воркшопы |
| Конец дня | Итог дня в общем зале | Итоговая сессия, закрытие |
| Вечер | Вечерняя программа или приём | Отъезд |
Обратите внимание: и в первый, и во второй день есть моменты, когда все собираются вместе. Без них форум распадается на несколько отдельных мероприятий, которые идут под одной крышей.
IIIКак собирать программу форума: порядок работы
Программу форума собирают сверху вниз. Сначала тема и задачи дней, потом треки, потом слоты, и только в конце конкретные спикеры. Если начать со спикеров, которые уже согласились, программа получится набором случайных выступлений.
- Тема форума и роль каждого дня.
- Список треков и примерный размер аудитории каждого.
- Сетка со слотами: пленарки, секции, перерывы, вечер.
- Задание для каждого слота: о чём и в каком формате.
- Подбор спикеров под задания, а не наоборот.
- Согласование презентаций и репетиция с модераторами.
Держите сетку в одной таблице, доступной всей команде: программному комитету, модераторам, техникам и координаторам залов. Все изменения вносятся только туда. Если у каждого своя версия программы, на площадке обязательно найдётся зал, где ждут не того спикера.
Оставьте в каждом дне один незаполненный слот до последних недель подготовки. Туда можно поставить сильного спикера, который согласится поздно, или горячую тему, которая появится ближе к форуму.
IVПленарка и секции: как распределить содержание
На пленарку ставят то, что интересно всем: общую тему года, выступления первых лиц, дискуссию главных спикеров. В секции уходит то, что интересно части аудитории. Если в пленарке оказываются узкие темы, зал скучает. Если в секции уходят главные спикеры, пленарка пустеет.
- Пленарка первого дня - самый сильный состав спикеров и главная тема.
- Секции первого дня - обзорные, по крупным направлениям.
- Секции второго дня - практические, с кейсами и разбором инструментов.
- Каждая секция имеет одного модератора, который ведёт её от начала до конца.
Свяжите дни между собой. Вопрос, который прозвучал на пленарке первого дня, должен получить практический ответ в секциях второго, и это стоит прямо написать в программе. Тогда у участника есть причина вернуться утром: он знает, где продолжится разговор, который его зацепил.
Как делить форум на треки и собирать их содержание, подробно разобрано в статье про секции форума. Длительность докладов и чередование форматов внутри одного зала описаны в материале о программе конференции.
