IПроблема в людях или в процессах: проверка до тренинга
Тренинг тайм-менеджмента для сотрудников имеет смысл, только если причина потерь времени - в личных навыках: человек не планирует день, берётся за всё сразу, не умеет отказывать и откладывает сложное. Если же люди тонут в совещаниях, срочных запросах от руководителя и переписке без правил, даже самый сильный тренер не поможет. Сотрудник вернётся с тренинга в ту же среду и через неделю будет работать по-старому.
Быстрая проверка - посмотреть на неделю нескольких сотрудников глазами наблюдателя. Сколько часов занято встречами, на которые их позвали «на всякий случай»? Сколько раз в день их отрывают срочными просьбами? Есть ли у задач понятные сроки и приоритеты, или всё «горит»?
| Что видим | Скорее проблема в | Что делать |
|---|---|---|
| Одни в отделе успевают, другие нет при одинаковой нагрузке | Людях | Тренинг для тех, кто не успевает |
| Не успевает весь отдел, включая сильных сотрудников | Процессах | Пересмотр нагрузки и правил работы |
| Больше половины дня занято встречами | Процессах | Правила совещаний для руководителей |
| Задачи приходят без сроков и от разных людей | Процессах и руководителе | Единый канал постановки задач |
| Человек знает приоритеты, но откладывает сложное | Людях | Тренинг с упором на личные привычки |
Чаще всего верны оба ответа сразу. Тогда разумно обучать не только сотрудников, но и их руководителей: как ставить задачи, как проводить совещания, как не дёргать людей по мелочам.
IIЧто должно быть в программе тренинга
Хорошая программа строится не вокруг одной модной техники, а вокруг нескольких навыков, из которых сотрудник выберет подходящие ему. Люди работают по-разному, и навязывание единственно верного метода обычно заканчивается тем, что его бросают через неделю.
- аудит собственного времени: куда реально уходят часы, а не куда кажется;
- расстановка приоритетов, например через разделение задач по срочности и важности;
- планирование недели и дня с учётом встреч и резерва на неожиданное;
- работа с прерываниями: когда отвечать на сообщения, как защищать время для сложных задач;
- умение отказывать и договариваться о сроках с коллегами и руководителем;
- работа с откладыванием: как начинать неприятные задачи.
Отдельный блок стоит сделать о рабочих правилах, которые команда может принять сама: например, часы без встреч или договорённость о том, какой канал для срочного, а какой для остального. Такие правила часто дают больше эффекта, чем личная дисциплина каждого.
IIIПрактика на реальном календаре вместо упражнений на выдуманных кейсах
Главное отличие работающего тренинга от лекции - участники тренируются на своих задачах. Перед занятием каждого просят принести реальный список дел и открыть рабочий календарь на следующую неделю. Всё, что объясняет тренер, сразу применяется к собственному расписанию.
Так участник уходит с тренинга не с конспектом, а с перепланированной неделей: убранными лишними встречами, выделенным временем под главную задачу, списком того, от чего он откажется или что передаст. Это конкретный результат, который виден уже через несколько дней.
Для этого тренеру нужна договорённость с компанией: участники должны иметь право двигать встречи и отказываться от части задач. Если на следующий день после тренинга руководитель возвращает всё обратно, навык не приживётся. Удобно, когда в конце практического блока участники показывают свою новую неделю соседу по группе и объясняют, почему расставили задачи именно так. Проговаривая план вслух, человек сам замечает, где переоценил свои силы. А тренер в это время ходит между парами и помогает тем, у кого неделя по-прежнему забита встречами от края до края.
IVФормат: один день в зале, модули или выезд
Выбор формата зависит от того, насколько глубоко нужно менять привычки и сколько людей учится.
- Однодневный тренинг в офисе или конференц-зале подходит, чтобы дать базу большой группе и запустить общий разговор о правилах работы.
- Серия коротких модулей раз в неделю или две работает лучше для закрепления: между встречами участники пробуют техники и возвращаются с вопросами.
- Онлайн-модули удобны для распределённых команд, но требуют строгого формата и заданий между занятиями.
- Выездной тренинг полезен, когда вместе с тайм-менеджментом нужно поработать над командными правилами и отношениями в отделе.
Про организацию обучения за городом подробно написано в статье о выездном тренинге для сотрудников. Если тренинг встраивается в годовую программу развития, общую логику смотрите в материале как организовать корпоративное обучение.
