IКогда агентство нужно, а когда справитесь сами
Новогодний вечер на 20–30 человек в офисе часто собирают своими силами: заказать еду, позвать диджея, украсить зал. Чем больше гостей и подрядчиков, тем больше работы, которую кто-то в компании делает вместо своей основной.
Агентство нужно, если выполняется хотя бы одно из условий:
- гостей больше 50, и вечер проходит на арендованной площадке;
- подрядчиков больше трёх: площадка, ведущий, артисты, техника, декор, фото;
- до даты меньше двух месяцев, а площадки ещё нет;
- в компании нет человека, который может отдать подготовке несколько недель;
- бухгалтерии нужен один договор и один пакет закрывающих документов вместо десяти.
Если ни одно из условий не про вас, посмотрите статью о корпоративе своими силами. Если хотя бы одно совпало, дальше — как выбрать подрядчика.
IIПервый фильтр: смета по статьям
Попросите у каждого агентства смету, где каждая строка отдельно, с суммой. Итог одной цифрой ничего не говорит: непонятно, что в него входит и с чем сравнивать. Пример такой сметы — наш офисный вечер для постоянного клиента 26 декабря 2025 года, 70 гостей, фуршет:
| Строка | Сумма |
|---|---|
| Фуршет | 300 445 ₽ |
| Сервис 10% | 30 044 ₽ |
| Велком-зона | 35 000 ₽ |
| Полароид | 20 000 ₽ |
| Диджей, 6 часов | 36 000 ₽ |
| Дед Мороз | 12 000 ₽ |
| Интерактивы | 20 000 ₽ |
| Звук | 40 000 ₽ |
| Караоке | 30 000 ₽ |
| Техник | 20 000 ₽ |
| Декор | 50 000 ₽ |
| Коктейли | 35 000 ₽ |
| Фотограф, 4 часа | 32 000 ₽ |
| Алкоголь | 35 000 ₽ |
| Координатор | 20 000 ₽ |
| Питание и трансфер подрядчиков | 17 500 ₽ |
| Организация | 71 299 ₽ |
| Итого | 804 288 ₽ |
По такой смете видно, что можно убрать, если бюджет не проходит: например, караоке или полароид. И видно, где одно агентство дешевле другого: в еде, в программе или в собственной работе.
Обратите внимание на мелкие строки: сервисный сбор, техник, питание и трансфер подрядчиков. В этой смете они вместе дают 67 544 ₽. Если в другом предложении таких строк нет, они не исчезли: их добавят позже или заложат в цены других позиций.
Как свести сметы разных агентств в одну таблицу, — в статье о сравнении смет.
IIIСколько стоит работа агентства
В смете выше работа агентства — отдельная строка «Организация» на 71 299 ₽. Это около 8,9% итога, или примерно 1 020 ₽ на гостя. Координатор на площадке в день вечера — ещё одна строка, 20 000 ₽.
Агентство может брать за работу по-разному: отдельной строкой, процентом от сметы или наценкой внутри цен подрядчиков. Удобнее всего для заказчика первый вариант: сразу видно, сколько стоит работа, а сколько — площадка и артисты. Задайте три вопроса:
- Есть ли в смете строка за работу агентства и что в неё входит?
- Цены площадки и подрядчиков в смете — те же, что вы получили бы напрямую, или с наценкой?
- Входит ли координатор в день вечера в работу агентства или считается отдельно?
Чтобы понять, за что вы платите, попросите расписать состав строки организации. В ней должны быть понятные задачи: подбор и просмотр площадок, переговоры об условиях, договоры с подрядчиками, смета и её пересчёты, тайминг и сценарий, контроль монтажа, работа в день вечера. Если состав не называют, сравнивать эту строку с другими агентствами невозможно.
Дешёвая строка организации не означает дешёвый вечер. Если наценка спрятана в ценах подрядчиков, итог может быть выше, чем у агентства с отдельной строкой.
IVКейсы: что в них смотреть
Попросите кейсы похожего масштаба: число гостей, срок подготовки и бюджет. Красивые фото без цифр не показывают, справится ли агентство с вашим вечером. Так выглядят наши кейсы:
| Проект | Масштаб | Срок и бюджет |
|---|---|---|
| Colvir | корпоратив на 100 гостей под ключ | 7 дней, бюджет 4 млн ₽, экономия клиенту больше 1 млн ₽ |
| Icover | корпоратив на 220 гостей | 5,5 млн ₽ |
| «Слёт логистов» + HUB Awards | 2 дня, 13 спикеров, в том числе из Авито и Альфа-Банка, премия | 3 недели, 6 млн ₽ |
| STORM CONF | ИТ-конференция на 120 участников | — |
| Telemetrconf | 1 000 участников, 2 сцены, 20+ спикеров, 10 партнёров | 25 млн ₽ |
Если у агентства нет проектов вашего масштаба, это повод задать вопрос. Вечер на 300 гостей отличается от вечера на 50 потоками, техникой и командой на площадке, и опыт маленьких событий на него переносится не полностью.
Все проекты — в разделе кейсов.
VДоговор, оплата и закрывающие документы
Корпоратив оплачивает компания, поэтому бухгалтерии нужны документы. Проверьте до начала работы:
- Договор с составом работ и сметой в приложении.
- Оплата по счёту на юридическое лицо, без переводов на карту.
- Закрывающие документы после вечера одним пакетом.
- Условия переноса даты и изменения числа гостей.
- Замена артиста или подрядчика, если он заболел или отказался: кто ищет замену и на каких условиях.
Когда договор один, с агентством, а не с каждым подрядчиком отдельно, бухгалтерия получает один комплект документов вместо десяти. Что проверить в тексте договора, — в статье о договоре с ивент-агентством, как учесть расходы, — в материале о расходах на корпоратив в бухгалтерии.
Попросите образец договора вместе с первой сметой. Юристу и бухгалтерии нужно время на согласование, и в декабре оно часто становится узким местом.