IКоротко: что такое бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия — это план расходов на событие и сумма, которую компания готова на него потратить. Он отвечает на три вопроса: сколько всего нужно, на что уходят деньги и где можно сэкономить. Хороший бюджет строится по статьям, а не одной цифрой: тогда его можно защитить перед руководством, пересчитать при изменении числа гостей и сравнить с предложениями подрядчиков.
- Из чего состоит: площадка, еда и напитки, программа, техника, оформление и фото, команда и организация.
- Ориентиры по нашим пакетам: офис или лофт — от 11 000 ₽ на гостя (30–80 гостей), вечер на площадке — от 12 000 ₽ (70–150), гала — от 22 000 ₽ (150+).
- Как посчитать: число гостей × ставка по формату плюс отдельные строки; точную смету по статьям присылаем за рабочий день.
IIШесть групп статей
| Группа | Что внутри | Зависит от числа гостей? |
|---|---|---|
| Площадка | Аренда, депозит, сервис | Аренда — нет; сервис и доплата до депозита — да |
| Еда и напитки | Банкет или фуршет, бар, алкоголь | Да |
| Программа | Ведущий и диджей, артисты, интерактивы | Почти нет |
| Техника | Звук, свет, экран, технический специалист | Почти нет |
| Оформление и фото | Велком-зона, фотозона, декор, фотограф | Почти нет |
| Команда и организация | Координатор, питание подрядчиков, организация | Нет |
Подробнее — в статье «Как читать корпоративную смету построчно».
IIIПример: бюджет вечера на 70 гостей
| Группа | Сумма | Доля |
|---|---|---|
| Еда и напитки | 400 489 ₽ | ≈ 50% |
| Оформление и фото | 137 000 ₽ | ≈ 17% |
| Команда и организация | 108 799 ₽ | ≈ 14% |
| Программа | 98 000 ₽ | ≈ 12% |
| Техника | 60 000 ₽ | ≈ 7% |
| Итого | 804 288 ₽ | 100% |
«Советский Новый год» для COLVIR, 26 декабря 2025 года, фуршет в офисе: около 11 500 ₽ на гостя. Полная смета — в статье «Смета новогоднего корпоратива». Для 2027 года ведущий и диджей в наших сметах — от 150 000 ₽ вместе: сколько стоят.
IVКак составить бюджет по шагам
- Определите цель и формат. Вечер, конференция, выезд: от этого зависят группы.
- Назовите число гостей вилкой. И решите, что фиксируется, а что меняется с их числом.
- Возьмите ориентиры по пакетам. Для первой оценки: от 11 000, от 12 000 или от 22 000 ₽ на гостя.
- Запросите смету по статьям. Сравните её по группам, а не по итогу.
- Добавьте резерв. На изменение числа гостей и непредвиденные расходы.
- Согласуйте и зафиксируйте. Бюджет и смета — приложение к договору.
Как согласовать бюджет с руководством — в статье «Как согласовать бюджет корпоратива», годовое планирование — в «Бюджет корпоративных мероприятий на год».
VТипичные ошибки
- Планировать «цену на гостя» без отдельных строк: сумма вырастает при расшифровке.
- Не учесть питание и транспорт подрядчиков, технику и координатора.
- Забыть про сервис и депозит площадки: сервисный сбор, депозит и пробковый сбор.
- Не заложить резерв и пересчёт при изменении числа гостей: пересчёт сметы.
- Сравнивать предложения по итоговой цене, а не по составу.
