IПочему сотрудники не приходят
Прежде чем улучшать программу, стоит понять реальные причины отказов. Почти все они бытовые и не имеют отношения к качеству вечера. Человек не приходит не потому, что ему не нравится компания, а потому что ему неудобно.
| Причина отказа | Что помогает |
|---|---|
| Неудобная дата или поздний конец | Раннее начало, понятное время окончания, будний вечер вместо пятницы |
| Далеко добираться и непонятно, как уехать | Площадка у метро или трансфер в обе стороны |
| Семья и дети | Более раннее время, формат с семьями или отдельное детское событие |
| Не с кем общаться, весь вечер со своим отделом | Рассадка и программа, которые перемешивают людей |
| Ощущение обязаловки и контроля | Честное «участие добровольное» и отсутствие поимённой переклички |
| Некомфортный формат: алкоголь, конкурсы, публичность | Альтернативные зоны и право не участвовать |
| Непонятно, что вообще будет | Конкретный анонс с программой и таймингом |
| Нечего надеть под заявленный дресс-код | Мягкий дресс-код и объяснение словами, а не терминами |
Узнать свои причины проще всего у самих сотрудников: короткий вопрос в опросе перед событием и разговор с руководителями отделов дают больше, чем любые общие рассуждения. Как задавать такие вопросы, чтобы ответы были честными, разобрано в статье про опрос сотрудников после мероприятия - та же логика работает и до события.
IIДата и время: решение номер один
Дата влияет на явку сильнее, чем всё остальное вместе взятое. Ошибка с датой не компенсируется ни программой, ни площадкой.
- Объявляйте дату за полтора-два месяца: потом вечера уже заняты, особенно в декабре.
- Четверг часто работает лучше пятницы: в пятницу у людей собственные планы и отъезды.
- Раннее начало сильно повышает явку семейных сотрудников: вечер, который заканчивается в разумное время, выбирают чаще.
- Проверьте дату на пересечения: отчётный период, сезон продаж, школьные каникулы, крупные внутренние дедлайны.
- Уточните у руководителей смен и производства, реально ли отпустить людей в этот день.
- Не ставьте событие на день после другого крупного мероприятия компании.
Подробный разбор выбора даты с учётом сезона и загрузки площадок есть в статье про то, как выбрать дату мероприятия. Для декабря правило простое: чем раньше зафиксирована дата, тем выше и явка, и выбор площадок.
Спросите про дату до бронирования площадки, а не после. Короткое голосование из двух-трёх вариантов занимает день, а явку меняет заметно — и заодно люди чувствуют, что событие делают для них.
IIIФормат и место
Формат должен соответствовать коллективу, а не представлениям организаторов о празднике. Шумная вечеринка с диджеем даёт низкую явку там, где люди хотят спокойно поговорить, и наоборот.
- Учитывайте возрастной состав: смешанный коллектив требует нескольких зон, а не одной громкой.
- Выезд за город снижает явку, если нет удобного трансфера в обе стороны.
- Площадка рядом с офисом или метро почти всегда даёт более высокую явку, чем красивое место за городом.
- Алкоголь не обязан быть центром вечера: части коллектива именно это и мешает прийти.
- Если программа требует активного участия, дайте понятную возможность остаться зрителем.
- Уточните заранее про питание с ограничениями — для кого-то это вопрос, идти или нет.
Полезно считать явку не в целом по компании, а по подразделениям. Общая цифра усредняет и скрывает главное: обычно один-два отдела не приходят почти целиком, и без разбивки это незаметно. Считайте по одной схеме каждый год и сравнивайте с собственной прошлой цифрой, а не с чужими.
Идеи форматов под разные коллективы собраны в статье про идеи для корпоратива. Хороший ориентир — формат, о котором сотрудник может честно сказать коллеге: «приходи, будет нормально».
IVПриглашение: как писать, чтобы шли
Явка начинается с текста приглашения. Формальное письмо от безличного отдела с фразой «приглашаем принять участие» вызывает ровно то же отношение, что и любая обязательная рассылка.
- Пишите конкретно: где, во сколько начало и окончание, что будет происходить.
- Назовите повод — итоги года, юбилей, запуск проекта, а не «традиционное мероприятие».
- Ответьте на бытовые вопросы сразу: трансфер, парковка, дресс-код, можно ли с супругом.
- Оставьте имя живого человека для вопросов.
- Скажите про съёмку и публикацию фотографий отдельной строкой.
- Попросите подтвердить участие и объясните, зачем это нужно: площадка считает места и еду.
Готовые тексты основного приглашения, напоминания и короткого сообщения в мессенджер есть в статье про приглашение на корпоратив. Как выстроить всю цепочку сообщений по неделям — в статье про внутренние коммуникации вокруг мероприятия.
Дайте людям персональный повод прийти. Награждение, общее фото компании, выступление их отдела — всё, что делает конкретного человека участником, а не зрителем, работает лучше любой программы.
