IКого именно придётся собирать
Фармдистрибуция - это не офисная компания с несколькими отделами. Это склад, транспорт, контроль качества и региональная сеть, у которых разный график и разный взгляд на корпоратив. Если программу писать под коммерческий блок, склад просидит вечер за столом.
- склад: комплектовщики, кладовщики, операторы - чаще всего ночные смены под утреннюю развозку;
- транспорт и экспедиция: выезд рано утром, маршруты по аптекам и клиникам;
- отдел контроля качества и уполномоченные по качеству: привязаны к приёмке и хранению;
- клиентский сервис и обработка заказов: работают в часы приёма заявок;
- региональные филиалы и представительства: другая география и другой часовой пояс;
- коммерческий блок и закупки: обычный офисный график.
При организации корпоратива в фармдистрибуции мы всегда начинаем с графика отгрузок и маршрутов, а не с поиска красивой площадки. Дата, которая устраивает офис, почти никогда не устраивает склад.
Требования к согласованиям в отрасли в целом разобраны в статье про корпоратив для фармкомпании - здесь мы говорим о том, что отличает именно дистрибуцию: склад, дорога и регионы.
IIДата: сезон спроса решает за вас
У фармдистрибьютора нагрузка растёт в те же месяцы, когда все празднуют: сезон простуд, предпраздничные закупки аптек, длинные выходные, к которым аптеки набирают товар заранее. Декабрь - худший месяц для корпоратива в этой отрасли.
| Период | Что со складом | Подходит ли |
|---|---|---|
| Ноябрь - декабрь | Пик отгрузок и предпраздничный набор аптек | Худшее время, склад не отпустят |
| Конец января - февраль | Спад после праздничного пика | Лучшее окно, площадки свободны |
| Май | Длинные выходные и неровные отгрузки | Подходит для дневного выездного формата |
| Лето | Низкий сезон спроса, отпуска | Хорошо для семейного дня на природе |
| День рождения компании | Любой месяц вне пика | Понятный повод для склада и регионов |
День недели для дистрибуции важнее, чем месяц. Складу нужно утро без отгрузки, поэтому вечер, после которого следующий день не рабочий, стоит дороже любых декораций. Если такой возможности нет, делают два одинаковых вечера подряд для чередующихся смен: монтаж площадки и техники при этом считают один раз на два дня.
Согласуйте дату со складом и транспортом одновременно с коммерческим блоком. Классическая ошибка - выбрать день, когда склад свободен, но именно в эту ночь идёт приёмка крупной поставки.
IIIЧто спросить у юристов и комплаенса заранее
В фармдистрибуции часть привычных решений - подарки, приглашённые гости, публикации - упирается во внутренние правила компании. Они у каждой компании свои, и знает их ваш комплаенс, а не подрядчик.
- можно ли приглашать на мероприятие представителей аптечных сетей и медицинских организаций и в каком статусе;
- какие правила действуют внутри компании по подаркам сотрудникам и внешним гостям;
- допустимо ли упоминание конкретных препаратов и производителей в сценарии и в ролике;
- что можно публиковать в соцсетях и на сайте по итогам вечера, а что нет;
- нужно ли согласовывать участие партнёров в деловой части и кто это делает;
- какие ограничения действуют на съёмку внутри складского комплекса.
Отправьте эти вопросы одним письмом юристам, комплаенсу и отделу качества сразу, а не по очереди. Ответы соберите до бронирования площадки: если выяснится, что партнёров звать нельзя, а весь формат строился вокруг совместного вечера, менять будет поздно.
Сценарий и текст ведущего отдайте на согласование целиком, а не кусками. Самые неприятные истории случаются с импровизацией ведущего, а не с согласованной частью.
IVПлощадка: ближе к складу, а не к офису
Офис фармдистрибьютора обычно в городе, а складской комплекс - в промзоне за кольцевой. Если площадку выбирать по адресу офиса, склад поедет через весь город после смены, и часть людей просто не доедет. Практичнее искать зал в получасе от склада: коммерческий блок доберётся куда угодно, а комплектовщики - нет.
- зал недалеко от складского комплекса: приезжают почти все, выбор залов скромнее;
- загородная база с размещением: снимает вопрос ночной дороги, но дороже на человека;
- площадка в городе: работает, только если есть автобусы от склада и обратно;
- две точки сбора автобуса - склад и офис - обходятся дешевле, чем такси по факту;
- парковка: у водителей и экспедиторов часто свои машины, это уточняют заранее.
Развоз стройте по районам проживания, а не по отделам, и списки собирайте по адресам заранее. Иначе автобус уедет полупустым, а часть гостей будет ночью ловить машину у промзоны. Если у компании есть и собственная аптечная розница, у неё будут свои смены и своя дата - это разобрано в статье про корпоратив для сети аптек.
