IГлавный вопрос: можно ли вообще
Можно. Команда фонда работает с тяжёлыми историями, с высокой эмоциональной нагрузкой и нередко за меньшие деньги, чем в коммерции. Общий вечер для неё - не роскошь, а часть заботы о людях, без которых программы не будет. Неловкость возникает не от самого факта праздника, а от того, что непонятно, из каких денег он сделан и почему.
- риск для репутации создаёт не вечер, а его непрозрачность;
- команда сама тревожится сильнее доноров и первой задаёт неудобные вопросы;
- источники, не привязанные к адресным сборам, есть не у всех - это первое, что стоит уточнить у своего бухгалтера;
- часть доноров и партнёров готова поддержать именно расходы на команду, но спрашивать об этом нужно прямо;
- скромный формат читается как уважение и к людям, и к деньгам.
Поэтому организацию корпоратива в НКО начинают не с площадки, а с решения о деньгах: из какого источника и в каком объёме. Как только на это есть внятный ответ, всё остальное перестаёт быть болезненным.
IIИз каких денег: решение организации
Здесь нет универсального рецепта: каждая организация решает это сама, в своей логике и со своим финансовым директором или бухгалтером. Что стоит обсудить внутри, прежде чем планировать вечер.
| Источник | Что обсудить внутри |
|---|---|
| Административная часть бюджета | Есть ли в ней запланированная статья на команду и её объём |
| Нецелевые поступления | Насколько они стабильны и есть ли на них другие планы |
| Отдельный партнёр или корпоративный донор | Готов ли кто-то поддержать именно вечер для сотрудников |
| Помощь натурой | Площадка, еда, техника или услуги от партнёров вместо денег |
| Складчина команды | Добровольно ли это по-настоящему и как быть с теми, кто не может |
| Адресные сборы | Что об этом говорят условия сбора и ваш юрист; на практике этот источник исключают |
Формулировки и ограничения у каждой организации свои: их определяют устав, договоры с донорами и условия грантов. Это вопрос к вашему юристу и бухгалтеру, а не к подрядчику мероприятия. Ваша задача как организатора - заранее получить от них рамку: сколько, из чего и что нужно будет показать в отчёте.
Попросите бухгалтерию сразу сказать, какие документы понадобятся от подрядчика и площадки. Собрать их на этапе договора занимает десять минут, а через полгода это превращается в отдельный квест.
IIIКак говорить об этом с командой и донорами
Прозрачность здесь не защитная мера, а нормальный рабочий инструмент. Фонды привыкли объяснять свои расходы, и расходы на команду объясняются так же спокойно, как любые другие.
- скажите команде заранее, из какого источника сделан вечер;
- не прячьте формат: скромный вечер не стыдно называть скромным;
- если помогли партнёры, поблагодарите их публично - это честно и приятно обеим сторонам;
- в годовом отчёте расходы на команду выглядят нормально рядом с программными;
- фотографии вечера в соцсетях уместны, если подпись объясняет, кто эти люди и что они сделали за год.
Обратная крайность тоже вредна. Вечер, который делают тайком и о котором нельзя говорить, создаёт в команде ровно то напряжение, которого вы пытались избежать. Если о празднике неловко рассказать вслух, проблема не в рассказе, а в формате.
IVКого звать: сотрудники, волонтёры, подопечные
В фонде граница команды всегда шире штатного расписания. Много работы держится на волонтёрах, у которых нет ни зарплаты, ни отпуска, а иногда и на региональных координаторах, которых в офисе никогда не видели.
- штатные сотрудники и постоянные подрядчики программ;
- волонтёры, которые регулярно закрывают смены и задачи;
- региональные представители и координаторы на местах;
- попечительский совет и амбассадоры, если такой формат у вас принят;
- партнёры и pro bono специалисты, которые весь год работали бесплатно.
Отдельный чувствительный вопрос - подопечные. Общий вечер сотрудников и благополучателей почти всегда лучше разделить: команде нужен день, когда она не на работе, а благополучателям нужен свой праздник, устроенный для них. Совмещать эти два события - самая частая ошибка.
Если волонтёров много, а бюджет маленький, сделайте два события: недорогую встречу для всех и отдельный небольшой вечер для штата. Это честнее, чем звать только часть людей и объяснять остальным, почему их нет в списке.
