IКак устроен монтаж выставочного стенда
Монтаж выставочного стенда проходит внутри графика, который задаёт организатор выставки. Павильон открывают для застройщиков за один-три дня до старта, иногда больше для крупных островных конструкций. Время заезда распределяют по участникам, и опоздание на своё окно означает, что вы встанете в общую очередь на разгрузку.
Сама конструкция, её проект и выбор подрядчика — отдельная тема, мы подробно разобрали её в статье про застройку выставочного стенда. Здесь — только то, что происходит на площадке: от пропуска на въезд до пустого места после закрытия.
- окно заезда и разгрузки у ворот павильона;
- сборка каркаса и стен застройщиком;
- подключение электричества службой выставки;
- приёмка стенда техническим надзором организатора;
- наполнение: экспонаты, графика, техника, мелочи;
- уборка стенда перед открытием.
Для компании важно понимать, где кончается зона ответственности застройщика и начинается ваша. Застройщик собирает конструкцию. Экспонаты, раздатка, ноутбуки и декор обычно на вас, если вы отдельно не договорились о другом.
IIМонтажные окна и график по дням
Руководство участника, которое присылает организатор, — главный документ монтажа. В нём указано, когда открыт павильон, до какого часа можно работать, когда заканчивается разгрузка грузовиков и в какой момент включают электричество на стендах. Всё, что не укладывается в эти рамки, как правило, оформляется как сверхурочные работы за дополнительную плату.
| День | Что происходит | Кто от вас нужен |
|---|---|---|
| За 2-3 дня до открытия | Заезд застройщика, сборка каркаса и стен | Менеджер на связи, при островном стенде — на месте |
| За 1 день | Электрика, свет, мультимедиа, приёмка стенда | Ответственный на площадке весь день |
| Вечер накануне | Завоз экспонатов, графика, уборка | Команда стенда, 2-3 человека |
| Утро открытия | Финальная проверка, пуск техники | Руководитель стенда за час до старта |
Реальные часы на вашей выставке будут другими: у небольших отраслевых экспозиций монтаж укладывают в один день, у крупных международных растягивают на неделю. Берите цифры из руководства, а не из прошлого опыта на другой площадке.
Попросите застройщика прислать почасовой план монтажа именно под ваш стенд и сверьте его с окнами организатора. Если сборка по плану заканчивается позже, чем включают электричество, это видно заранее, а не в девять вечера накануне открытия.
IIIПропуска, въезд и разгрузка
На территорию выставочного комплекса во время монтажа пускают по спискам. Отдельно оформляют пропуска на людей и на транспорт. Сроки подачи списков указаны в руководстве участника, и поздняя заявка — одна из самых частых причин, почему бригада час стоит у ворот.
- списки монтажников застройщика с паспортными данными;
- пропуска для ваших сотрудников на дни монтажа, они часто отличаются от бейджей участника;
- номера и марки машин, которые будут разгружаться;
- время въезда в разгрузочную зону, если его назначает организатор;
- контакт человека, который встретит груз у ворот.
Разгрузочная зона у павильона обычно работает по принципу «разгрузился и уехал». Держать машину у ворот нельзя, поэтому экспонаты лучше привозить в тот момент, когда на стенде уже есть кто их принять. Как планировать доставку крупных образцов, мы описали в материале про логистику экспонатов.
Отдельно уточните, есть ли на площадке грузчики и погрузчик от организатора и как их заказать. Тяжёлое оборудование без техники не поднять на подиум, а своими силами двигать его по павильону обычно запрещено. Заявку на такую технику подают заранее, в день заезда свободных машин может не оказаться.
IVЭлектрика и подключения на стенде
Электричество на стенд подаёт служба выставки, а не застройщик. Мощность и число точек подключения заказывают заранее через организатора. Застройщик отвечает за разводку внутри стенда: розетки, свет, питание экранов. Если мощность заказана с запасом не была, а на стенде появилась кофемашина и два экрана, щиток может отключиться в первый же час работы.
До монтажа составьте простой список потребителей: экраны, ноутбуки, подсветка, холодильник, кофе, зарядки для планшетов. По нему застройщик считает нагрузку и схему, по нему же вы заказываете подключение. Интернет и воду, если они нужны, обычно тоже заказывают у организатора отдельными услугами.
Проверьте, во сколько на стенд подают ток. Нередко электричество включают только вечером накануне открытия, и настроить экраны раньше физически не получится. Закладывайте на пусконаладку техники отдельный час после подачи питания.
