Блог НАВСЕГДАОрганизация выставкипод ключ со стороны организатора

IОрганизация выставки: чем она отличается от участия

Организация выставки — это создание площадки, на которую другие компании приезжают со своими стендами. Экспонент думает о своём стенде и своих лидах, организатор — о том, чтобы экспонентам было кого встречать, а посетителям было ради чего ехать. Если вам нужна другая сторона, то есть подготовка своего стенда на чужой выставке, читайте гид по участию в выставке.

Свою выставку проводят отраслевые ассоциации, крупные производители, собирающие дилеров и поставщиков, компании, которые строят вокруг себя экосистему, и регионы, продвигающие свой бизнес. Формат может быть отдельным или частью форума, где экспозиция работает рядом с деловой программой.

• У организатора два клиента: экспоненты платят за доступ к аудитории, посетители — временем и вниманием.
• Доход и репутация зависят от того, вернутся ли экспоненты на следующий год.
• Площадка, безопасность, регистрация и расписание монтажа — зона ответственности организатора, а не участников.

IIКонцепция и тематика выставки

Работа начинается с ответа на вопрос, кому эта выставка нужна. Слишком широкая тема размывает аудиторию, слишком узкая не наберёт экспонентов. Концепция фиксируется в коротком документе, который потом ляжет в основу продаж и рекламы.

• Отрасль и сегменты: кто выставляется, кто приходит смотреть.
• Главная ценность для экспонента: новые клиенты, дилеры, партнёры, выход в регион.
• Главная ценность для посетителя: новинки, закупки, знания, встречи.
• Формат: только экспозиция или экспозиция плюс конференция, демонстрации, конкурсы.
• Регулярность: разовое событие или ежегодное, от этого зависят бренд и продажи.

На этом же этапе решают, как выставка будет называться и какую роль в ней играет ваша компания. Если организатор — один из игроков рынка, конкуренты могут отказаться участвовать на его площадке. Иногда решение — нейтральный бренд выставки и соорганизация с отраслевой ассоциацией, которая снимает вопрос доверия.

Сразу определите и формат входа для посетителей: свободный с регистрацией, по приглашениям экспонентов или платный. Это влияет и на число людей, и на их состав, и на то, как экспоненты будут оценивать выставку после её окончания.

IIIПлощадка и план экспозиции

Площадку выбирают по площади с запасом: к стендам добавьте проходы, деловую зону, кейтеринг, регистрацию, склад и технические помещения. Для тяжёлой техники важны нагрузка на пол, ворота и высота потолков. Поиск и договор с залом — общая тема для всех мероприятий, мы писали про договор с площадкой отдельно.

Главный документ организатора — план экспозиции. По нему продают места, согласуют застройку и строят навигацию.

Экспонентам вместе с планом выдают технические правила: высота застройки, нагрузки, материалы, сроки согласования проектов. Что происходит с проектом на стороне участника, описано в статье про застройку выставочного стенда.

План экспозиции живёт до последней недели: экспоненты меняют размеры, отказываются, появляются новые. Держите одну актуальную версию плана с датой и номером и рассылайте её всем подрядчикам после каждого изменения, иначе навигация и электрика будут сделаны по устаревшей схеме.

IVКак привлечь экспонентов

Продажа мест — самая долгая часть работы. Первые подписанные экспоненты становятся аргументом для остальных, поэтому начинают с лидеров отрасли и их партнёров.

• Пакеты участия: место без застройки, стандартный стенд, спонсорский статус с выступлением в программе.
• Коммерческое предложение с планом зала, портретом посетителя и планом продвижения.
• Раннее бронирование с выбором лучших мест как стимул решиться раньше.
• Личный менеджер экспонента, который ведёт его от договора до демонтажа.
• Памятка экспонента: сроки, документы, правила, контакты технической службы.

Экспонентам важно понимать, кто придёт. Поэтому уже в первом коммерческом предложении опишите посетителя: должности, отрасли, регионы, задачи, с которыми он придёт на выставку. Для второй и следующих выставок используйте реальные данные регистрации прошлого года. Экспонент, который видит конкретный портрет, решается быстрее, чем тот, кому обещают просто большой поток.

Не забывайте про тех, кто купил место: регулярные письма о подготовке, новости о программе и напоминания о сроках поддерживают интерес и снижают число отказов в последний месяц.

VДеловая программа выставки

Программа даёт посетителю вторую причину приехать и держит его в зале дольше. Она не должна конкурировать с экспозицией: сессии ставят так, чтобы между ними оставалось время пройти по стендам.

• Открытие с участием отраслевых лидеров и партнёров.
• Сессии и круглые столы по темам, которые волнуют посетителей.
• Демонстрации продуктов на отдельной сцене или прямо в экспозиции.
• Зона деловых встреч с предварительной записью.
• Конкурс или премия, если она поддерживает статус выставки.

Как собирать треки и сетку программы, мы разобрали в гиде по организации форума: принципы там те же.

Сессии удобно связывать с экспозицией: после панели о новых технологиях модератор приглашает зал на стенды компаний, чьи представители выступали. Так программа работает на экспонентов, а не забирает у них посетителей. Место для сцены выбирают внутри зала или рядом с ним, чтобы дорога от кресла до стенда занимала минуту.

Расписание программы печатают на плане зала и повторяют на экранах у входа: посетитель должен за минуту понять, что и где начнётся в ближайший час.