Блог НАВСЕГДАПромоутеры и хостесна выставке: роль без путаницы

VВнешний вид и поведение у стенда

Образ хостес — часть стенда, а не отдельное шоу. Одежда в фирменных цветах или нейтральная, удобная обувь на весь день, бейдж с именем. Слишком яркий костюм работает на фото, но отвлекает от продукта и привлекает случайных людей, которые пришли сфотографироваться.

По поведению правила простые: не стоять спиной к проходу, не сидеть в телефоне, не перегораживать вход. Промоутеру важно не хватать людей за руку и не идти следом за отказавшимся. Одно приглашение, один отказ — и он переключается на следующего.

VIСмены промоутеров и хостес на весь день

Выставочный день долгий, а работа на ногах выматывает быстрее, чем кажется. Одного человека на весь день ставить нельзя: к вечеру он будет стоять у стены с отсутствующим видом, а вечер часто самое ценное время для встреч.

• Делите день на две смены или ставьте перерыв каждые два часа.
• Пики потока приходятся на первую половину дня и на время деловой программы — на эти часы нужна полная расстановка.
• Сменщик приходит заранее и принимает дела: кто ждёт, какие встречи впереди.
• Перерыв проводится вне стенда, а не за стойкой с едой.

Спросите у поставщика персонала, входит ли в договор замена при болезни и как быстро она приезжает. Для многодневной выставки это важнее, чем цвет платья.

Последний день выставки обычно тише, и персонал часто отпускают раньше. Не спешите: в последние часы приходят те, кто обходил павильон целенаправленно и откладывал разговор. Хостес в это время может обзвонить гостей, записанных на встречу, но не пришедших, и предложить созвон после выставки. Это простая задача, которая возвращает часть потерянных контактов.

VIIГде взять хостес на выставку и что прописать в заказе

Приглашённый персонал берут у кадровых и промо-агентств или через event-агентство, которое ведёт весь проект. Во втором случае хостес получает бриф от тех же людей, что строят стенд и пишут расписание, и меньше информации теряется по дороге. Для небольшого стенда на один день иногда проще договориться напрямую, но тогда инструктаж и замену придётся брать на себя.

В заявке мало написать «две девушки на три дня». Поставщику нужно понять задачу, иначе он пришлёт тех, кто хорошо смотрится на фото, а не тех, кто умеет встречать деловых гостей.

• Часы работы каждого дня, включая время до открытия и после закрытия.
• Задачи по списку из таблицы выше, без размытого «помогать на стенде».
• Требования к языкам и опыту работы на деловых выставках.
• Кто обеспечивает форму и где персонал переодевается.
• Порядок замены и контакт координатора на площадке.
• Как оформляется пропуск экспонента на каждого человека.

Пропуска часто забывают до последнего дня. Организатор выставки выдаёт их по спискам, и если хостес нет в списке, утром она будет стоять на входе вместе с посетителями. Отправьте фамилии заранее и уточните, нужен ли отдельный бейдж для работы на монтаже.

Перед выставкой проведите короткую встречу с персоналом по видеосвязи: покажите план стенда, фото команды, расскажите, как выглядит типичный гость. Двадцать минут разговора дают больше, чем три страницы инструкции, которые никто не дочитает.

VIIIКак оценить работу приглашённого персонала

Считать хостес по числу розданных листовок бессмысленно. Полезнее смотреть, сколько гостей она передала экспертам и сколько из них дошли до разговора. Для промоутера — сколько человек пришли на демонстрацию по его приглашению.

В конце каждого дня соберите у персонала анкеты и короткую сводку: кто спрашивал, что интересовало, кого не успели принять. Эти данные потом ложатся в общий отчёт, о котором написано в материале про эффективность участия в выставке. Приглашать гостей в проход удобнее под понятный повод, идеи есть в статье о том, как привлечь посетителей на стенд.

Если вы готовите участие впервые, начните с общего плана в статье про участие в выставке. А подбор, инструктаж и работу персонала на площадке можно поручить агентству вместе со всей организацией выставки.