IЧто такое пленарная сессия
Пленарная сессия - это общее заседание форума, на котором присутствуют все участники в главном зале. Обычно она идёт в начале первого дня, после открытия, и собирает самых статусных спикеров: руководителей компаний, отраслевых лидеров, представителей власти. Слово «пленарный» и значит «полный»: сессия для всего состава форума, а не для одной группы.
После пленарной сессии программа расходится на параллельные потоки. Как собрать эти потоки, мы разбирали в статье о секциях форума, а общий порядок подготовки - в материале как организовать форум.
От пленара зависит, как участники запомнят форум. Если на сцене звучат живые мнения и заметные цитаты, их обсуждают в секциях и кулуарах весь день. Если первые лица читают протокольные приветствия, зал выходит с ощущением формальности, и эта оценка переносится на всё событие.
IIФормат пленарного заседания: доклад или дискуссия
Классический пленар - серия выступлений первых лиц по очереди. Сейчас всё чаще выбирают формат панельной дискуссии: четыре-шесть спикеров на сцене, модератор, общий вопрос. Разница существенная, и выбирать стоит заранее, потому что от формата зависит и состав, и подготовка.
| Формат | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Серия докладов | Каждый спикер говорит своё, легко согласовать | Зал устаёт, нет живого спора |
| Панельная дискуссия | Живой диалог, заметные цитаты | Нужен сильный модератор и подготовка |
| Ключевой доклад плюс дискуссия | Задаётся тема, потом её обсуждают | Дольше по времени |
| Интервью с одним гостем | Максимум внимания к главному спикеру | Зависит от одного человека |
Для форума с темой года чаще всего подходит третий вариант: короткий ключевой доклад задаёт рамку, а дискуссия показывает разные позиции участников рынка.
Выбирая формат, учитывайте привычки спикеров. Некоторые руководители готовы спорить на сцене, другие выступают только с заготовленным текстом. Совмещать их в одной дискуссии рискованно: первые будут доминировать, вторые молчать. Иногда честнее сделать короткие выступления, а дискуссию оставить для тех, кто к ней готов.
IIIСостав спикеров пленарной сессии
На пленар зовут не просто известных людей, а тех, кто может говорить о теме форума с разных сторон. Если все спикеры представляют одну позицию, дискуссия превращается в хор, и зал это чувствует.
- Представитель бизнеса-лидера рынка.
- Голос небольших компаний или новых игроков.
- Эксперт или аналитик, который видит картину со стороны.
- Представитель регулятора или власти, если тема это предполагает.
- Клиент или заказчик отрасли - взгляд с другой стороны сделки.
Первых лиц приглашают раньше всех: их графики закрываются за несколько месяцев. Подтверждение участия лучше получить письменно и сразу договориться о запасном представителе от той же организации. Как искать и приглашать выступающих, рассказывает статья как найти спикеров для конференции.
Договоритесь со всеми участниками пленара о коротком созвоне за неделю до форума. Спикеры, которые познакомились заранее, спорят на сцене содержательнее и не повторяют друг друга.
Каждому спикеру стоит заранее дать короткий бриф: тема сессии, кто ещё на сцене, какой вопрос модератор задаст первым, сколько времени на ответ. Статусные гости ценят, когда организатор экономит их время и не заставляет разбираться в деталях на месте.
Держите в резерве одного-двух спикеров, готовых выйти на сцену при отказе основного участника.
IVМодератор пленарной сессии
На пленаре модератор - самая важная фигура после главного спикера. Он держит время первых лиц, задаёт неудобные вопросы корректно и не даёт сессии превратиться в серию рекламных монологов. Статусным спикерам нужен модератор соответствующего уровня: журналист деловых медиа или признанный эксперт отрасли.
Модератор пленара получает от организатора больше материалов, чем обычно: позиции каждого спикера, их прошлые выступления, темы, которых касаться не стоит, и вопросы, которые участники прислали при регистрации. Общие требования к ведущему дискуссии подробно описаны в статье о модераторе конференции.
С модератором пленара встречаются минимум дважды: при подготовке сценария и на прогоне в зале. На прогоне он проверяет, откуда выходят спикеры, где стоит таймер и как ему подадут сигнал, если нужно срочно закругляться.
Если первых лиц много, модератору помогает продюсер сессии за сценой: он следит за временем, подаёт сигналы и передаёт отобранные вопросы из зала на экран модератора.
