IКакой должна быть презентация для конференции
Хорошая презентация на конференции — это файл, который организатор получил заранее, проверил на технике площадки и может показать без участия автора. Содержание отвечает за спикера, а за то, чтобы слайды вообще появились на экране, отвечает организатор. Поэтому требования к файлам нужно сформулировать письменно и разослать сразу после подтверждения участия.
Внутри одной программы спикеры приходят с очень разными привычками. Кто-то собирает сорок слайдов с мелким текстом, кто-то приносит файл в редкой программе, кто-то вставляет видео ссылкой на облако. Задача организатора — свести это к одному стандарту, не вмешиваясь в смысл докладов.
Отправляйте требования одним коротким документом на страницу, а не письмом на три экрана. Спикер прочитает памятку целиком, если она помещается на один экран телефона.
IIЕдиный шаблон слайдов: что в него заложить
Шаблон делает программу цельной: зритель видит одну конференцию, а не набор чужих корпоративных стилей. Для партнёрских докладов шаблон можно ослабить до общей титульной и финальной страницы, а внутренние слайды оставить на усмотрение компании.
- титульный слайд с названием доклада, именем и должностью спикера;
- фон и цвета, которые не спорят с декорациями сцены и светом зала;
- поле для логотипа конференции в одном и том же углу;
- два-три стандартных макета: заголовок с тезисом, крупная цифра, изображение на весь экран;
- финальный слайд с контактами спикера или QR-кодом, если это оговорено;
- шрифты, которые есть на любом компьютере, или шрифты, встроенные в файл.
Шаблон отдают в двух видах: редактируемый файл и пример заполненной презентации. Пример работает лучше любых правил: спикер видит размер шрифта и количество текста на слайде своими глазами.
IIIФормат экрана и технические требования к файлу
Пропорции слайдов должны совпадать с пропорциями экрана в зале. Узнайте их у технического подрядчика до рассылки шаблона. Если экран нестандартный, например широкий светодиодный, шаблон собирают именно под него, иначе по бокам появятся чёрные поля, а текст станет мельче. Общая схема экранов и суфлёров разобрана в статье про техническое обеспечение конференции.
| Параметр | Что требовать | Почему |
|---|---|---|
| Пропорции | Как у экрана в зале, чаще всего 16:9 | Нет полей и искажений картинки |
| Формат файла | Исходник плюс PDF-копия | PDF откроется даже при сбое программы |
| Шрифты | Встроенные в файл или системные | Иначе вёрстка поедет на другом компьютере |
| Видео | Вложенный файл и отдельная копия ролика | Ссылки на облако требуют интернета |
| Имя файла | Время слота, фамилия, версия | Оператор находит файл за секунды |
| Размер текста | Читается с последнего ряда | Мелкий текст зал просто не увидит |
Отдельно спросите, нужна ли спикеру анимация. Сложные переходы часто ломаются при конвертации, а оператору приходится угадывать, сколько раз нажать кнопку. Проще договориться, что каждое появление элемента — это отдельный слайд.
IVСроки сдачи презентаций: график на последние две недели
Главная ошибка — один дедлайн. Спикер, которому сказали «пришлите за три дня», присылает ночью накануне. Работает ступенчатый график, где каждый шаг короткий и понятный.
- за две недели — черновик: структура и ключевые слайды, чтобы программный директор успел дать правки;
- за неделю — финальная версия со всеми видео и шрифтами;
- за три дня — файлы проверены на компьютере плейбэка, спикеру отправлено подтверждение «файл принят»;
- накануне — принимаются только точечные правки, крупные изменения согласуются с режиссёром;
- в день конференции — новая версия только через координатора и не позже чем за блок до выступления.
Как этот график встраивается в работу со спикером с момента приглашения, мы описали в материале о том, как найти спикеров для конференции. Здесь важно одно: у каждого шага есть ответственный со стороны организатора, который напоминает и собирает файлы.
