IЗачем выезжать: что даёт стратсессия вне офиса
Выезд нужен, когда разговор о стратегии требует непрерывного внимания дольше одного дня. В офисе сессия рассыпается: участники выходят на звонки, возвращаются к срочным задачам, вечером уезжают домой и утром начинают почти с нуля. За городом команда проводит вместе и рабочее время, и вечер, и следующее утро, поэтому мысль не обрывается, а спорные вопросы дозревают за ужином.
Что такое стратегическая сессия в целом, из каких этапов она состоит и когда она вообще нужна, мы разобрали в статье стратегическая сессия: что это. Здесь — о том, что меняется, когда вы уезжаете, и как этим воспользоваться.
| Параметр | В офисе | На выезде |
|---|---|---|
| Внимание участников | Рвётся на звонки и почту | Держится дольше, если договориться о правилах связи |
| Длина сессии | Обычно один день или несколько коротких встреч | Два-три дня подряд |
| Неформальное общение | Почти нет | Вечера, совместные завтраки, прогулки |
| Затраты | Минимальные | Площадка, проживание, дорога, питание |
| Риск | Сессия утонет в текучке | Сессия превратится в корпоративный отдых |
Выезд оправдан не всегда. Если нужно быстро согласовать одно решение, хватит хорошо подготовленной встречи в переговорной. Уезжать стоит, когда вопросов много, они связаны между собой и требуют, чтобы люди посмотрели на компанию целиком. Ещё один повод уехать — когда команда давно не собиралась вместе: после роста, слияния, смены руководителя или перехода на удалённую работу. Тогда выезд решает сразу две задачи: договориться о направлении и заново услышать друг друга. В переговорной второе почти не получается, потому что после встречи все расходятся по своим делам.
IIЗагородная площадка: зал для работы, а не для банкета
Для стратсессии подходит далеко не любой загородный отель с конференц-залом. Банкетные залы и помещения под тренинги в стиле «театр» плохо работают, когда группе нужно постоянно перестраиваться, писать на стенах и делиться на подгруппы. Площадку выбирают под формат работы, а не под красивые фото.
| Требование | Зачем | Как проверить на просмотре |
|---|---|---|
| Основной зал с запасом площади | Работа по кругу, перестановки, зона у стен | Попросите показать зал без банкетной мебели |
| 2-4 комнаты для групп | Параллельная работа подгрупп | Проверьте, что они рядом с основным залом |
| Свободные стены или мобильные доски | Карты, флипчарты, стикеры | Уточните, можно ли клеить на стены и что за покрытие |
| Дневной свет | Люди меньше устают за долгий день | Приезжайте в то же время суток, что и сессия |
| Тишина | Сосредоточенность | Узнайте, какие мероприятия будут в соседних залах |
| Связь и техника | Проектор, звук, стабильный интернет для удалённых экспертов | Проверьте скорость в зале, а не в лобби |
Подборки подходящих мест за городом мы собирали в статье о площадках для бизнес-тренинга в Подмосковье: требования к залам там похожи.
Попросите площадку зарезервировать основной зал на весь срок, чтобы материалы висели на стенах между днями. Если зал каждый вечер отдают под банкет, утром половина работы уходит на восстановление.
IIIМесяц до выезда: подготовка, без которой площадка не поможет
Хорошая площадка не спасает сессию, к которой не подготовились. На выезде это заметнее, чем в офисе: если в первый же час выясняется, что нет нужных цифр, их не попросишь у соседнего отдела, а группа тратит полдня на спор о том, какие данные верные. Поэтому основная работа начинается за три-четыре недели до отъезда.
- За четыре недели: встреча фасилитатора с заказчиком, формулировка цели и двух-трёх главных вопросов выезда, утверждённый список участников.
- За три недели: короткие интервью с участниками, чтобы понять их позиции и болевые точки до того, как все окажутся в одном зале.
- За две недели: сбор данных — финансы, продажи, результаты прошлого плана, обратная связь от клиентов. Всё сводится в один пакет.
- За неделю: пакет рассылается участникам с просьбой прочитать до выезда, программа и правила связи согласованы, трансфер и расселение подтверждены.
- За день-два: организатор проверяет зал, технику и материалы, фасилитатор проходит программу с заказчиком ещё раз.
Отдельное внимание — к списку участников. На выезд часто хотят взять «всех, кто важен», и группа разрастается до размера, в котором уже невозможно договориться. Если людей больше, чем нужно для решений, часть лучше подключить к подготовке через интервью или пригласить на отдельный блок, а не на весь выезд. Как подготовить именно топ-команду, мы писали в статье стратегическая сессия для руководителей.
IVРитм выезда: программа на два и на три дня
Главное отличие выездной программы — она учитывает дорогу, вечера и усталость. Первый день обычно короче из-за заезда, последний тоже: после обеда люди думают о возвращении. Самая плотная работа приходится на середину выезда.
| Блок | Формат 2 дня | Формат 3 дня |
|---|---|---|
| День 1, до обеда | Заезд, старт, общая картина | Заезд, знакомство с данными |
| День 1, после обеда | Анализ ситуации и ключевые вопросы | Анализ ситуации, внешние эксперты |
| Вечер 1 | Ужин, неформальное продолжение | Ужин, свободное общение |
| День 2, до обеда | Приоритеты и решения | Варианты развития и выбор направлений |
| День 2, после обеда | План действий, ответственные, отъезд | Приоритеты, спорные вопросы |
| Вечер 2 | - | Активность на воздухе или совместный ужин |
| День 3 | - | План действий, ответственные, закрытие и отъезд после обеда |
Подробный сценарий с упражнениями по часам есть в материале как провести стратегическую сессию. Для выезда его растягивают: добавляют вечерние блоки и время на переход между залами и группами.
Двух дней хватает, если вопросы заранее отобраны и участники пришли с данными. Третий день нужен, когда в работе несколько направлений бизнеса, когда приезжают внешние эксперты или когда команде предстоит договориться о чём-то болезненном: такие разговоры лучше не сжимать.
VРабота и отдых: как держать баланс
Отдых на выезде — не награда за работу, а часть метода. Уставшая группа соглашается с чем угодно, чтобы закончить, и на выходе получаются решения, которые никто не будет исполнять. Поэтому паузы закладывают в программу так же тщательно, как рабочие блоки.
- Рабочий блок — не дольше 90 минут без перерыва, после обеда — короче.
- Каждые два блока — выход на воздух, хотя бы на 15-20 минут.
- Вечер первого дня оставляют лёгким: ужин и свободное общение, без обязательной программы.
- Активности выбирают спокойные и необязательные: прогулка, баня, настольные игры. Соревновательный тимбилдинг после дня споров может обострить конфликт.
- Алкоголь в первый вечер — по договорённости с заказчиком. Тяжёлое утро второго дня обнуляет самую продуктивную часть выезда.
Если заказчик хочет полноценный отдых и командообразование, честнее развести их с сессией: сначала работа, потом отдельный день или вечер, как в формате корпоративного выезда на два дня. Смешивать — значит недополучить и то, и другое.
Вечер можно использовать и для работы, но другой: не за столом с флипчартами, а в разговоре. Хорошо заходит формат, когда фасилитатор в конце дня оставляет группе один открытый вопрос, и его обсуждают за ужином без записи. Утром в зале выясняется, что половина разногласий снята. Важно только не превращать этот вечер в продолжение заседания: люди должны чувствовать, что рабочий день закончился.
