IОнлайн-стратегическая сессия: когда формат оправдан
Онлайн стратегическая сессия — это та же работа над целями и приоритетами, но перенесённая в видеосвязь и общие цифровые доски. Её выбирают, когда руководители сидят в разных городах или странах, когда собрать всех очно не получается по срокам, или когда нужно подключить к работе больше людей, чем поместится в один зал.
Хуже всего онлайн подходит для первой в жизни команды стратсессии и для тем с сильным конфликтом: удалённо сложнее построить доверие и заметить, что кто-то молча не согласен. Для сверки хода стратегии, квартального пересмотра приоритетов или работы над отдельным направлением формат вполне рабочий. Что вообще происходит на стратегической сессии и чем она отличается от совещания, мы объясняли в статье стратегическая сессия: что это.
IIИнструменты: доски, голосования и связь
Конкретный сервис не так важен, как набор функций. Лучше выбрать то, чем команда уже умеет пользоваться или что разрешено службой безопасности компании, чем осваивать модный инструмент в день сессии.
| Задача | Что нужно от инструмента | На что проверить заранее |
|---|---|---|
| Связь | Стабильное видео, комнаты для групп, демонстрация экрана | Работает ли в корпоративной сети и на ноутбуках участников |
| Совместная работа | Общая доска со стикерами, шаблонами и зонами для групп | Может ли каждый участник редактировать без лишних регистраций |
| Голосования | Анонимный выбор, ранжирование, распределение баллов | Видны ли результаты сразу и можно ли их выгрузить |
| Фиксация | Общий документ для решений и задач | Доступ после сессии у всех участников |
| Резерв | Запасной канал связи с ведущим | Куда писать, если у человека упала связь |
Доску готовят заранее целиком: для каждого упражнения своя зона, инструкции прямо на поле, заготовленные шаблоны. Пустая доска онлайн — это потерянные минуты, пока люди пытаются понять, куда кликнуть. Хорошо, если у каждого участника заранее есть свой цвет стикеров: так ведущий сразу видит, кто ещё ничего не написал и кого стоит мягко подтолкнуть.
За два-три дня до сессии проведите короткий технический прогон с каждым участником: пусть поставит стикер, проголосует и зайдёт в комнату для группы. Большинство сбоев первого часа всплывут на прогоне, а не на самой сессии.
IIIДлительность блоков: сколько человек выдерживает перед экраном
Главная ошибка — перенести очную программу из двух полных дней в видеосвязь без изменений. Внимание перед экраном садится заметно быстрее, чем в зале, поэтому программу режут на части и растягивают во времени.
- один рабочий блок — не больше полутора часов с паузой посередине;
- в день — два-три таких блока, а не восемь часов подряд;
- вся сессия — на несколько дней или даже на неделю, с заданиями между встречами;
- каждые 15-20 минут участник должен что-то делать сам: писать, голосовать, говорить в малой группе;
- длинные доклады выносят в предварительные материалы, которые читают заранее.
Растянутый формат даёт и плюс: между встречами участники успевают подумать и собрать данные, которых не хватило. Очно такой паузы нет, и решения иногда принимают на эмоциях конца второго дня.
IVПодготовка участников до первой видеовстречи
В очном формате многое решается на месте: участники приехали, выключили рабочие чаты и погрузились в тему. Онлайн такого погружения нет, поэтому работу переносят на подготовку. Чем лучше люди подготовлены, тем меньше времени уходит на раскачку перед экраном.
- короткое письмо с целью сессии, программой по дням и правилами поведения на встречах;
- материалы для чтения: цифры, итоги прошлого периода, результаты опроса команды;
- одно-два задания, которые участник выполняет письменно на доске до первого дня;
- личный звонок ведущего с ключевыми людьми, чтобы понять их ожидания и опасения;
- договорённость с руководителями, что на время блоков в календаре нет других встреч.
Отдельно стоит подумать об обстановке у каждого участника. Человек, который подключается из открытого офиса или из машины, не сможет говорить откровенно и будет постоянно отвлекаться. Попросите найти отдельную комнату или переговорную на время блоков, а тем, кто работает из дома, заранее предупредить домашних. Это кажется мелочью, но именно такие мелочи отличают сосредоточенную онлайн-работу от ещё одного созвона, где половина участников слушает вполуха.
