IЗачем вообще аккредитовывать прессу
Аккредитация решает три задачи сразу: вы понимаете, сколько человек придёт и сколько мест держать, вы знаете их имена и издания, и вы получаете возможность заранее договориться о правилах съёмки. Без неё журналисты приходят в общем потоке, а вопросы решаются в дверях.
Она нужна не каждому событию. Внутренний корпоратив в прессе не нуждается, там достаточно своей съёмочной команды. Аккредитация заводится там, где событие рассчитано на внешнюю аудиторию: отраслевая конференция, форум, запуск продукта, премия, крупное партнёрское событие.
- Отраслевые и деловые СМИ по вашей теме.
- Профильные онлайн-издания и рассылки, которые читает ваша аудитория.
- Медиа партнёров и организаторов, если событие совместное.
- Собственная съёмочная команда: фотограф, видеограф, оператор трансляции.
- Блогеры и авторы каналов — их обычно ведут отдельным списком.
Последний пункт лучше сразу отделить. Формат работы с авторами каналов отличается от работы с редакциями: там другие договорённости и другой результат, об этом есть отдельный разбор про блогеров на мероприятии.
IIСписок изданий и приглашения
Список собирается за полтора-два месяца до события, а приглашения уходят за три-четыре недели. Раньше — забудут, позже — у журналиста уже занят день. За неделю отправляется напоминание с финальной программой.
Письмо должно отвечать на один вопрос: почему это интересно читателю издания, а не вам. Не «приглашаем на нашу конференцию», а что именно там прозвучит впервые, кто из спикеров выступит и какие цифры будут опубликованы. Если ответа нет, никакая рассылка не поможет.
- Тема, дата, время начала и окончания, точный адрес и вход.
- Два-три конкретных инфоповода: что нового, кто выступает, что показывают.
- Формат участия: есть ли пресс-подход, интервью, доступ на всю программу.
- Ссылка на форму аккредитации и срок, до которого она открыта.
- Контакт человека, который реально отвечает на вопросы в мессенджере.
- Что будет доступно тем, кто не придёт: запись, релиз, фотографии.
Последний пункт увеличивает охват заметнее, чем уговоры. Часть изданий напишет по материалам, не приезжая, — и это нормальный результат, если материалы у них есть в тот же день.
IIIФорма аккредитации: что спрашивать
Форма короткая, иначе её не заполнят. Всё, что нужно на входе и для планирования, умещается в несколько полей.
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| ФИО и издание | Бейдж и список на входе |
| Должность или роль | Понять, кто приедет: корреспондент, фотограф, оператор |
| Телефон и почта | Связь в день события и отправка материалов |
| Со съёмкой или без | Сколько мест для камер и штативов держать |
| Нужен ли доступ в интернет и розетка | Оборудовать пресс-зону |
| Интересующие темы и спикеры | Собрать запросы на интервью заранее |
| Время приезда | Развести поток на регистрации |
Отдельное поле стоит завести под операторов и фотографов: их учитывают не по головам, а по технике. Штатив, свет и плечевая камера занимают место, и если вы узнаете о трёх съёмочных группах в день события, разводить их придётся уже в зале, на глазах у гостей.
Заявки подтверждаются ответным письмом, а не молчанием. В подтверждении сразу отправляется вся практическая информация: вход, время регистрации, где пресс-зона, к кому подойти, как устроена съёмка. Тогда в день события у вас не будет двадцати одинаковых звонков.
Финальный список закрывается за пару дней и передаётся на стойку регистрации отдельным листом. Пресса регистрируется не в общей очереди, а на отдельной стойке — это экономит нервы обеим сторонам.
IVБейджи, зоны съёмки и навигация
Пресса должна отличаться визуально. Отдельный цвет бейджа или ленты решает сразу несколько вопросов: охрана понимает, кого пускать к сцене, спикеры понимают, кто перед ними, а ваш координатор находит журналиста в зале за секунду.
- Отдельный цвет бейджа для прессы и для своей съёмочной команды.
- Зона для камер: чаще всего у сцены сбоку или по центру зала на возвышении.
- Места с розетками и устойчивым интернетом для тех, кто пишет на месте.
- Точка пресс-подхода: ровный фон, свет, без сквозного прохода гостей.
- Тихое помещение для интервью, если они запланированы.
- Навигация: указатели к пресс-зоне и к точке интервью.
Зону съёмки согласовывают с техническим подрядчиком до монтажа, а не в день события. Камере нужно место, которое не перекрывает обзор гостям, не стоит на кабельной трассе и не попадает под свет в лоб. Это учитывается при расстановке ещё на этапе монтажа площадки.
Выделите одного человека, который весь день отвечает только за прессу: встречает, ведёт к спикеру, отвечает на вопросы. Совмещать это с общей координацией не получается — оба дела делаются наполовину.
