IФорматы корпоратива на природе
Корпоратив на природе - это не один формат, а пять разных по деньгам, срокам и нагрузке на организатора. Выбирают по тому, сколько часов вы готовы держать людей вместе и насколько активной должна быть программа.
| Формат | Длительность | Что даёт | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Пикник | 3-5 часов | Неформальное общение, минимум организации | Нужна тень, зона с едой и план на дождь |
| Загородный комплекс | День или день с ночёвкой | Готовая инфраструктура, зал как запасной вариант | Бронировать заранее, дорога съедает 2-3 часа |
| Спортивный день | 4-6 часов | Движение, соревнование команд, сплочение | Травмы, форма одежды, вода, медик |
| Тимбилдинг на воздухе | 3-5 часов | Управляемый результат под задачу HR | Нужен ведущий-модератор и разбор итогов |
| Выезд в поле или в лес | День | Полная свобода концепции, никакого чужого сценария | Всё везём с собой: электричество, вода, туалеты |
Самая частая ошибка - выбирать формат по картинке, а не по коллективу. Спортивный день выглядит отлично на фото и проваливается там, где половина команды не готова бегать. Если задача именно сплотить людей, а не отдохнуть, посмотрите отдельный разбор форматов тимбилдинга - там программа строится от результата, а не от локации.
Соседние варианты стоит сравнить сразу: у нас есть подробные разборы про выездной корпоратив с ночёвкой и логистикой и про летний корпоратив с сезонными рисками.
IIПлощадка: что проверить до предоплаты
Красивая поляна и работающая площадка - разные вещи. Разница между ними в шести инженерных пунктах, которые никогда не видны на фотографиях.
- Электричество. Сколько киловатт доступно, сколько розеток и где они. Звук, свет, кофемашина и подогрев еды съедают мощность быстро. Если сети нет, нужен генератор - и место, где он будет стоять, чтобы не гудеть в ухо гостям.
- Вода. Питьевая и техническая, для кухни и для мытья рук. Уточните именно питьевую: на многих базах из крана идёт техническая.
- Туалеты. Рабочий ориентир - одна кабина на два-три десятка гостей, на вечере с алкоголем плотнее; точное число подскажет подрядчик по биотуалетам под ваш формат и длительность. Проверьте заодно, кто их обслуживает в течение дня.
- Укрытие. Шатёр, навес, веранда или зал, куда помещаются все, а не половина. Это самый важный пункт из всех.
- Подъезд и парковка. Пройдёт ли автобус, что с дорогой после дождя, где разворачивается техника кейтеринга.
- Связь. Есть ли устойчивый мобильный интернет: без него не работают ни оплата, ни вызов такси, ни координация с подрядчиками.
Отдельно спросите про ограничения: можно ли открытый огонь и мангалы, до которого часа разрешена громкая музыка, есть ли рядом жилые дома и база отдыха соседей. Эти три вопроса решают судьбу вечерней части программы. Правила у каждой площадки свои, и они же отвечают за пожарные требования на своей территории - поэтому спрашивайте не «а можно ли вообще», а «что можно именно у вас и в письменном виде».
Езжайте на осмотр в будний день и обязательно после дождя, если такой был. Одна лужа на подъездной дороге к поляне превращает вечер в толкание микроавтобуса, а женские каблуки - в проблему, о которой вспомнят надолго.
IIIПогода и запасной план
Запасной план на природе - не вежливая формальность, а часть сметы. Правило простое: если при внезапном ливне вечер не может продолжаться, у вас нет мероприятия, у вас есть надежда.
- шатёр или навес вместимостью на всех гостей, а не на танцпол;
- пол или настил под шатром: мокрая трава под ногами убивает вечер быстрее дождя;
- запасной зал в здании, если площадка при комплексе, и письменная договорённость, что он свободен;
- боковые стенки шатра: они спасают не от дождя, а от бокового ветра;
- тепловые пушки или обогреватели для мая и сентября: вечером у воды холодает резко;
- точка принятия решения - за сколько часов до старта вы объявляете переход в запасной сценарий.
Жара опаснее дождя, потому что её недооценивают. При 30 градусах открытая программа на солнце перестаёт быть развлечением через полчаса. Нужны тень над каждой зоной, вода в свободном доступе по всей площадке и сдвиг активной части на утро или на время после 17:00.
Проверьте прогноз за 5 дней, за 2 дня и утром в день вечера. Решение о шатре принимают по первому прогнозу: заказать его за день до мероприятия обычно уже нельзя.
IVКомары, клещи и другие мелочи, которые всё портят
Самая недооценённая статья подготовки. Ни один гость не вспомнит, каким был десерт, но все запомнят вечер, где их ели комары.
- обработка территории от клещей и комаров заранее, за несколько дней до мероприятия: у площадок это часто отдельная платная услуга, а сроки и допуск гостей после обработки называет тот, кто её проводит;
- репелленты в открытом доступе на нескольких столах, а не один флакон у координатора;
- противомоскитные свечи и спирали по периметру зоны с едой;
- аптечка: пластыри, обезболивающее, антигистаминное, средство от ожогов;
- солнцезащитный крем и головные уборы, если программа днём и на открытом месте;
- мешки для мусора и отдельный человек, который следит за площадкой в течение дня.
Если в программе есть активности с нагрузкой - спортивные станции, гребля, стрельба, - заранее спросите у площадки и у подрядчика активностей, какие требования к безопасности они предъявляют сами: нужен ли инструктаж, есть ли снаряжение и защита, дежурит ли медик. Не выдумывайте эти правила за них и не обещайте гостям безопасность, которую вам никто не подтвердил письменно.
В приглашении обязательно скажите про обувь и одежду. Фраза «будет трава, возьмите кроссовки и кофту» экономит вам десяток неловких разговоров на месте. Скажите и про клещей - с указанием, что территорию обработали: это снимает половину тревоги.
