IКакие материалы ждут участники после конференции
Сразу после конференции участники ждут три вещи: слайды докладов, которые не успели сфотографировать, записи выступлений и контакты людей, с которыми хотели продолжить разговор. Если вы дадите это быстро и в одном месте, конференция продолжает работать ещё несколько недель. Если нет, люди соберут слайды по чатам с чужих телефонов, а впечатление от события размоется.
- благодарственное письмо со ссылкой на все материалы;
- презентации спикеров в удобном формате;
- записи выступлений или трансляции;
- фотографии с мероприятия;
- короткий опрос участников;
- анонс следующей встречи или сообщества, если оно есть.
Для партнёров и прессы набор другой: пост-релиз, отобранные фотографии и цифры, которые можно публиковать. О том, какие показатели собирать для отчёта, подробно написано в статье про эффективность конференции.
IIСроки рассылки материалов после конференции
Внимание участников быстро уходит на текущую работу, поэтому первое письмо должно прийти, пока впечатления свежие. Остальное можно досылать постепенно: так у вас будет несколько поводов напомнить о конференции, а не одно перегруженное письмо.
| Когда | Что отправить | Кому |
|---|---|---|
| Вечер дня конференции или утро следующего | Благодарность, ссылка на фото, короткий опрос | Всем участникам |
| В течение нескольких дней | Презентации спикеров, которые дали согласие | Участникам |
| Когда смонтированы записи | Видео выступлений с таймкодами | Участникам, затем открыто, если так решили |
| Сразу после события | Пост-релиз и отобранные фото | Партнёрам, прессе, в свои каналы |
| После сбора ответов опроса | Итоги и что вы поменяете в следующий раз | Участникам и спикерам |
Подготовьте шаблоны всех писем до конференции. После события у команды не будет сил писать тексты с нуля, а задержка первого письма на неделю обнуляет его смысл.
Опрос отправляйте вместе с благодарностью, пока участники помнят детали. Чем он короче, тем больше ответов. Какие вопросы задавать и как считать результат, мы разобрали в материале про эффективность конференции. Здесь добавим одно: пообещайте участникам показать итоги и сдержите обещание.
Письмо «вы сказали - мы сделали» с тремя-четырьмя изменениями, которые вы внесёте в следующую конференцию, работает сильнее любой рекламы. Люди видят, что их ответы прочитали, и охотнее отвечают в следующий раз.
Держите в голове и календарь участников. Письмо, пришедшее в пятницу вечером или в праздник, почти наверняка потеряется среди других. Лучше отправить материалы в будний день утром, когда люди разбирают почту и готовы открыть ссылку.
IIIПрезентации спикеров: согласие и формат
Презентация принадлежит спикеру, а не организатору. Поэтому до конференции спросите у каждого, можно ли отправить его слайды участникам и выложить их открыто. Лучше делать это письменно, в том же письме, где вы запрашиваете финальную версию презентации.
- спросите, есть ли слайды, которые спикер покажет в зале, но не хочет отдавать: цифры клиентов, внутренние данные;
- договоритесь о формате: PDF удобнее, чем исходный файл, и не ломается на чужом компьютере;
- уточните, можно ли ставить логотип конференции на обложку или в колонтитул;
- если спикер отказывает, предложите короткий конспект доклада вместо слайдов.
Сложите все презентации в одну папку с понятными названиями файлов: фамилия спикера и тема. Архив из файлов с названиями вроде «final_v3» участники не откроют.
IVЗаписи выступлений: что делать с видео
Запись конференции - самый ценный материал, но и самый долгий в подготовке. Сырой файл трансляции длиной в целый день никто смотреть не будет. Разрежьте его на отдельные доклады, добавьте заставку с именем спикера и темой, проверьте звук в начале и в конце каждого фрагмента.
Решите заранее, кому доступны записи. Варианты: только участникам по ссылке, всем открыто, платный доступ для тех, кто не был. От выбора зависит, как вы будете рассказывать о конференции дальше. Согласие спикера на публикацию видео запрашивайте так же, как на слайды, и отдельно, если запись пойдёт в открытый доступ.
Для каждого видео напишите короткое описание: о чём доклад, кому он полезен, с какой минуты начинается самое важное. Таймкоды по разделам доклада экономят зрителю время и заметно повышают досмотры.
Если трансляция и запись только планируются, основные вопросы по технике описаны в статье как организовать конференцию.
