IДата: между закрытием года и новогодними сменами
Оптимальное окно для банка — с начала декабря до 20-х чисел, чаще всего пятница. Дальше начинается подготовка к работе в праздничные дни: дежурные смены, операционные остатки, предновогодний пик платежей и заявок.
Дата в банке зависит не от HR, а от финансового блока. Прежде чем бронировать зал, спросите у финансистов и операционного блока, на какие дни декабря приходятся отчётные срезы и закрытие периода, а у ИТ — когда идут релизы АБС и регламентные работы. Эти дни из календаря вычёркиваются первыми.
- отчётные и расчётные даты: в эти дни ключевые подразделения не уйдут с работы;
- график работы в новогодние каникулы: кто в смене, тому вечер нужен свой;
- бюджетный год: если расходы надо провести текущим годом, договор и оплату готовят с запасом в несколько недель;
- корпоративные мероприятия партнёров: в декабре у топ-менеджмента календарь плотнее, чем у площадок.
Если свободных дат в декабре нет, вечер спокойно переносят на середину января: в банке это воспринимается нормально, а площадки, ведущие и артисты доступны и стоят иначе. Плюсы и риски такого переноса мы разобрали в статье про новогодний корпоратив в январе.
IIСогласования: их больше и они дольше, чем кажется
Общие особенности банковских мероприятий — закрытость, дресс-код, внутренние регламенты — мы разбирали в материале про корпоратив для банка. В декабре к ним добавляется главное ограничение: цепочка согласований не становится короче, а времени до праздников остаётся мало.
Поэтому подготовку начинают с обратного отсчёта. Соберите с коллегами из комплаенса, службы безопасности, закупок и юристов реальные сроки каждого шага и сложите их. Обычно получается срок, который заметно больше ожиданий, и именно он определяет, когда бронировать площадку.
| Кто согласует | Что смотрит | Что готовить заранее |
|---|---|---|
| Закупки | Выбор подрядчика и условия договора | Смета по статьям, сравнение предложений, проект договора |
| Юристы | Договор, ответственность, персональные данные гостей | Формулировки по съёмке, спискам гостей и подрядчикам на площадке |
| Служба безопасности | Площадка, доступ, съёмка, внешние гости | Адрес и схема зала, списки, данные подрядчиков и артистов |
| Комплаенс | Подарки, партнёры в зале, публичность | Перечень подарков, список внешних гостей, план публикаций |
| Внутренние коммуникации и бренд | Оформление, брендирование, фото в соцсетях | Макеты, сценарий официальной части, тезисы речей |
Заводите договор с площадкой и агентством в закупки раньше, чем утвердите программу. Программу правят до последней недели, а согласование бумаг в декабре — самый длинный участок пути.
IIIОтделения и кол-центр: у кого декабрь без выходных
Головной офис уйти на вечер может, отделения и контакт-центр — нет. В декабре нагрузка на фронт-линию выше обычного, и «собрать всех в пятницу» физически не получится.
- две волны для отделений: один вечер для одной половины сети, второй — для другой;
- дневной формат в выходной, когда часть точек закрыта или работает по сокращённому графику;
- отдельный праздник для контакт-центра по сменам, ближе к площадке или прямо в офисе;
- общий вечер после праздников, когда пик уже спал.
Главное правило — уровень одинаковый. Если у головного офиса зал и шоу-программа, а у отделений чай с тортом в переговорной, это обсудят быстрее, чем любую премию. Разница может быть в формате, но не в отношении.
Две волны на одной площадке в декабре экономят заметную часть бюджета: декор, техника и сцена монтируются один раз, меняются только гости и часть программы. Но артистов и ведущего на два вечера подряд бронируют сразу, одним пакетом, — в разгар сезона найти их отдельно на вторую дату почти нереально. И предупредите площадку, что вечеров два: у банкетных залов на декабрь бывают свои правила по повторной брони и минимальному счёту.
Ещё один момент — смены нужно закрыть людьми. График на вечер составляет руководитель сети, а не организатор: кто-то остаётся на точке, кто-то выходит вместо коллеги и идёт на вторую волну. Этот график лучше зафиксировать до рассылки приглашений, иначе часть сотрудников получит приглашение на дату, в которую они работают.
Сотрудникам, которые выходят в смену 31 декабря и в новогодние дни, продумайте формат отдельно и объявите его вместе с основным приглашением. Узнавать о том, что праздника не будет, из графика смен — худший сценарий.
IVРегиональная сеть: везти или проводить на местах
У банка с филиалами вопрос звучит так: один большой съезд или свои вечера в городах. В декабре ответ чаще второй — билеты и отели дорожают, а отпускать людей из регионов в разгар закрытия года мало кто готов.
| Вариант | Когда подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Общий съезд в Москве | Небольшая сеть, важна личная встреча команд | Билеты и отели бронировать вместе с площадкой, командировки оформлять заранее |
| Локальные вечера в городах | Широкая сеть, декабрьская нагрузка | Единая тема и бюджет на человека, одинаковые подарки |
| Гибрид с трансляцией церемонии | Награждение по итогам года важно показать всем | Отдельный сценарий включения на 20-30 минут, а не камера в зале |
| Съезд руководителей плюс вечера на местах | Нужна и деловая часть, и праздник для всех | Деловой день и вечер разводят по разным датам |
Когда филиал небольшой, вечер на 80-120 гостей организуется быстро даже в сжатые сроки. Мы делали корпоратив для московского филиала международной компании Colvir на 100 гостей под ключ за неделю — подробности в кейсе Colvir.
