IКоротко: сами или через агентство
Новогодний корпоратив самим или через агентство различается прежде всего работой и ответственностью, а сравнивать надо итоги двух смет, а не отдельные строки. В реальной смете вечера на 70 гостей строка «организация» составила 71 299 ₽ из 804 288 ₽, около 9%, координатор — ещё 20 000 ₽. Если гостей до 20–30 и нужен просто ужин, напрямую с рестораном будет проще и дешевле. От 50 человек, с программой или с техникой агентство обычно окупается.
- Что вы экономите сами: услуги агентства и координатора.
- Что заплатите иначе: время HR, риски подрядчиков и то, что ответственный весь вечер работает, а не отдыхает.
- Лучший способ сравнить: запросите цену у зала напрямую и смету у нас на одну дату.
IIЧто считаем на 50 и 100 гостей
| Строка | 50 гостей | 100 гостей | Кто делает, если сами |
|---|---|---|---|
| Еда 8 000 ₽ + 20% | 480 000 ₽ | 960 000 ₽ | вы, с менеджером зала |
| Аренда лофта | 100 000 ₽ | 100 000 ₽ | вы |
| Ведущий и диджей | 150 000 ₽ | 150 000 ₽ | поиск, бриф, договор |
| Итого базовых строк | 730 000 ₽ | 1 210 000 ₽ | без агентства |
| Координатор | 25 000 ₽ | 25 000 ₽ | сотрудник, у которого нет праздника |
| Организация, если около 9% (как в смете выше) | 65 700 ₽ | 108 900 ₽ | нет: это работа агентства |
Цифра 9% — из одной реальной сметы, в вашей смете строка считается по составу работ. Подрядчики, которых вы нашли сами, могут назвать другую цену, поэтому сравнивайте итог, а не один процент. Подробный разбор строки — «Агентство или свой отдел».
IIIКогда лучше сами, а когда агентство
| Ситуация | Решение | Почему |
|---|---|---|
| До 20–30 гостей, ресторан, без программы | сами | один договор и меню: куда пойти с коллегами |
| Есть event-менеджер и больше месяца | сами или агентство на часть работ | можно купить только площадку и координатора |
| 50–150 гостей с программой | агентство | 5–10 подрядчиков и один тайминг |
| Меньше месяца до даты | агентство | доступ к свободным залам и подрядчикам: если остался месяц |
| Нужны тендер, договор и закрывающие на всё | агентство | один договор вместо многих |
| Команда хочет сделать всё сама | сами | вечеринка в офисе и наш чек-лист |
Если решили сами, возьмите «Чек-лист подготовки по неделям» и «Как организовать новогодний корпоратив».
IVЧто обычно ломается, когда делают сами
- Рассинхрон подрядчиков. Ведущий приехал, а звук ещё не подключён: нужен один человек с общим таймингом.
- Строки «вдруг». Сервисный сбор, техника, продление: например, 150 000 ₽ в час в La Riva Bright.
- Монтаж. Въезд, пропуска и время заезда у каждой площадки свои.
- Отсутствие замены. Если подрядчик подвёл, замена — ваша задача: «Подрядчик сорвал мероприятие».