Блог НАВСЕГДАСколько стоиттимбилдинг за что платите

VЧто влияет на цену на человека

Цена на участника - удобная метрика для защиты бюджета, но она обманчива. Один и тот же формат для тридцати и для трёхсот человек даёт разную цифру, потому что постоянные расходы делятся на разное число людей.

Сравните варианты: квест для сотрудников масштабируется почти бесконечно, кулинарный формат упирается в число рабочих станций на кухне, а спортивный день требует инвентаря и медицинского сопровождения. Это разные кривые стоимости, а не просто разные развлечения.

VIГде экономить безопасно, а где нельзя

Экономия бывает двух видов. Первая убирает то, чего гости не заметят. Вторая режет то, на чём держится мероприятие, и тогда сэкономленное возвращается в виде испорченного дня.

• безопасно: будний день вместо пятницы, площадка ближе к офису, кофе-брейк вместо полноценного обеда, один фотограф вместо съёмочной группы, отказ от брендирования каждой мелочи;
• безопасно: открытие ведёт руководитель компании, а не приглашённое лицо, и простой финал вместо технически сложного шоу;
• нельзя: инструкторы и медик на активных форматах, страховка, запасное помещение на случай дождя, звук на улице;
• нельзя: репетиция и монтажный день, иначе сборка пойдёт при гостях;
• нельзя: обратный трансфер и вода в жару.

VIIКак сравнивать коммерческие предложения

Две сметы почти никогда не сравнимы напрямую: в одной питание внутри, в другой отдельной строкой; в одной шесть инструкторов, в другой двое. Приведите предложения к общему виду и сравнивайте по пунктам, а не по итоговой цифре.

• попросите смету по статьям, а не одной строкой «организация мероприятия»;
• сверьте число участников, часов и команд - расхождение здесь ломает всё сравнение;
• уточните, сколько человек подрядчика будет на площадке и в каких ролях;
• проверьте, включены ли монтаж, демонтаж, доставка реквизита и переработки;
• спросите, что происходит при дожде и при изменении числа гостей на день позже дедлайна;
• узнайте условия предоплаты, сроки отказа и что удерживается при переносе.

Хороший признак - подрядчик задаёт вам встречные вопросы до сметы: зачем собираем людей, что должно измениться после, есть ли внутренние конфликты. Без этого получается расчёт абстрактного мероприятия. Мы формируем предложение именно так и показываем, из чего складывается каждая строка, - посмотрите, как устроена наша организация тимбилдинга.

Отдельно смотрите на строку «работа агентства». Её иногда прячут внутри других статей, и тогда кажется, что координация бесплатна. Бесплатной она не бывает: кто-то всё равно тратит недели на подготовку - либо подрядчик, либо ваш HR-отдел вместо своей работы.

VIIIКак считать бюджет, чтобы его утвердили

Руководство утверждает не цену развлечения, а расход с понятным результатом. Поэтому бюджет защищают в связке с задачей: что мы хотим изменить и как поймём, что получилось.

• зафиксируйте задачу одним предложением: познакомить два отдела, снять усталость, разобрать итоги квартала;
• посчитайте три сценария - минимальный, рабочий и расширенный, с разницей в длительности и площадке;
• покажите цену на человека в каждом сценарии и что именно теряется в минимальном;
• добавьте резерв и назовите его резервом, а не «прочими расходами»;
• договоритесь о дедлайне финального числа гостей: после него смета не пересчитывается вниз.

Если у тимбилдинга есть содержательная часть - обсуждение целей, разбор процессов, - его часто объединяют с рабочим блоком. Тогда расход делится между обучением и командной частью, а мероприятие получает более весомое обоснование. Такой формат близок к стратегической сессии с командным вторым днём.

Если хотите проверить свою смету или собрать её с нуля под конкретную задачу, напишите нам: разложим расходы по статьям и покажем, что можно убрать без потери смысла.