IПочему смену нельзя просто снять
В компаниях со сменным графиком декабрьский вечер упирается не в бюджет и не в площадку, а в расписание, которое составлено на месяц вперёд и связано с обязательствами перед клиентами. Линия, склад, дежурная бригада, круглосуточная поддержка — всё это продолжает работать, пока остальные поднимают бокалы.
Отсюда первое решение, которое принимает не event-менеджер, а руководитель: что для компании дороже — один общий вечер с урезанным составом или несколько встреч, на которые попадёт каждый. От этого ответа зависит всё остальное, поэтому его стоит получить письменно и до того, как начнётся поиск зала.
Ошибка, которую легко допустить в начале, — планировать праздник по списку офисных сотрудников, а сменных добавить «как получится». Такой подход всегда даёт один и тот же результат: часть коллектива узнаёт о вечере из чужих фотографий.
Попросите у руководителей подразделений не число людей, а реальный график декабря по дням. Половина спорных дат отпадает сама, когда вы видите, в какие вечера смена минимальна.
IIЧетыре сценария, между которыми выбирают
Практика сводится к нескольким рабочим вариантам. У каждого своя цена и свои обиженные, поэтому выбирать лучше осознанно.
| Сценарий | Кому подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Один вечер в самый свободный день | Небольшая дежурная смена, которую можно усилить добровольцами | Останутся те, кто не попал; им нужна отдельная компенсация |
| Два события подряд на одной площадке | Когда состав делится примерно пополам | Требует отдельного тайминга и пересменки: корпоратив в два потока |
| Дневной формат | Круглосуточные службы, сотрудники с дальней дорогой | Вечерняя смена освобождается, программа короче |
| Два разных дня | Производство и логистика с плотным декабрём | Дороже второй аренды, но проще по людям |
Технологию двух событий в один день мы разбираем отдельно: корпоратив в два потока - это про тайминг, подрядчиков и пересменку. Здесь речь о другом: как распределить людей между этими вариантами, чтобы никто не чувствовал себя во второй категории.
Если смена короткая и предсказуемая, иногда проще перенести праздник на будний вечер в начале месяца, когда график свободнее. Что при этом происходит с явкой, разобрано в материале про корпоратив в будний день.
IIIКак распределить людей по сменам честно
Справедливость в сменном коллективе измеряется не словами, а процедурой. Люди принимают почти любое решение, если понимают правило, по которому их в эту смену поставили.
- распределение делает не один руководитель, а согласованный список по подразделениям;
- правило объявлено заранее: жребий, очередь, добровольцы, ротация с прошлого года;
- у каждого есть возможность поменяться с коллегой и сообщить об этом до финального списка;
- тот, кто дежурил в прошлом декабре, в этот раз идёт на праздник первым;
- руководители попадают в обе смены, а не собираются в одной.
Последний пункт важнее, чем кажется. Если директор и все начальники отделов оказались на одном вечере, второй автоматически становится «для тех, кто попроще», сколько бы одинаковой еды там ни стояло.
Зафиксируйте правило ротации письменно и сохраните список этого года. Через двенадцать месяцев он избавит вас от спора, кто уже дежурил, а кто нет.
IVДежурная смена: что она получает взамен
Кто-то всё равно останется на месте. Эти люди — самая чувствительная часть истории, и обычная благодарность в чате здесь не работает.
- горячий ужин того же уровня, что и в зале, привезённый на место работы;
- короткое включение или видеопоздравление, где их называют поимённо;
- подарок вручает руководитель лично, а не выдаёт кладовщик по ведомости;
- отдельная небольшая встреча для дежурных после праздников;
- заранее оговорённый отгул или удобная смена в январе.
Ещё один приём — приезд небольшой делегации с праздника к дежурным: ведущий, пара коллег, десерт и десять минут внимания. Это не заменяет вечер, но снимает ощущение, что про людей забыли.
Считайте дежурных полноценными участниками праздника и в бюджете тоже: их ужин, подарки и доставка закладываются отдельной строкой сметы, а не берутся из остатков зала. Когда эта строка есть на бумаге, про неё не забывают в суете последней недели.
Чего делать не стоит — устраивать дежурным трансляцию всего вечера в общий монитор. Смотреть, как веселятся другие, в разгар работы неприятно; короткое включение с поздравлением честнее.
