IПочему у страховой это два мероприятия в одном дне
Страховая компания редко собирает всех просто так: съезд офисов продаж и агентов стоит дорого, поэтому в один день упаковывают и деловую часть, и награждение, и вечер. Получается не корпоратив, а формат «конференция плюс гала-ужин», и планировать его нужно именно так.
Из этого следует главное: программу считают с утра, а не с 19:00. Если деловой блок затянется, поедет весь вечер — и церемония награждения, ради которой люди приехали из регионов, окажется в полночь перед полупустым залом.
- деловая часть — итоги года, планы, продуктовые новости, обучение;
- церемония — награждение офисов, агентов и штатных сотрудников;
- вечер — ужин, программа, неформальное общение;
- между ними обязательны паузы: переодевание, кофе, перемещение по площадке.
Если деловая часть большая, честнее называть вещи своими именами и строить её как конференцию с отдельной программой, а вечер делать её финалом.
IIКогда проводить: декабрь у страховой расписан
Конец года в страховании — это пролонгации, закрытие плана продаж и подготовка к январскому всплеску обращений. Снять с работы офисы продаж в последние две недели декабря почти нереально: именно тогда дожимают годовые показатели.
- первая половина декабря — рабочее окно, пока план ещё не горит;
- последняя неделя перед праздниками — худшее время: продажи и оформление на пике;
- середина января — хороший вариант: итоги года уже посчитаны точно, а не предварительно;
- выходной день удобнее буднего, если гости съезжаются из регионов;
- дату объявляйте за два-три месяца: агенты планируют встречи сами.
Награждение по итогам года лучше ставить на январь, если в декабре цифры ещё не закрыты. Вручить премию по предварительным данным, а потом пересчитать — худшее, что можно сделать с рейтингом агентов.
IIIАгенты, офисы продаж и штат: кого приглашаем
В страховой компании состав гостей сложнее, чем в обычной: часть людей в штате, часть работает по агентским договорам, часть представляет партнёрские офисы. Это не формальность, а вопрос, который определяет и приглашения, и награждение, и бюджет.
- штатные сотрудники головного офиса: андеррайтинг, урегулирование, IT, поддержка;
- руководители и сотрудники офисов продаж в регионах;
- агенты, работающие не по трудовому договору: их статус на мероприятии стоит проговорить отдельно;
- партнёрские каналы — банки, автосалоны, брокеры: их приглашение меняет жанр вечера;
- дежурные на урегулировании: в праздники обращений больше, а не меньше.
Порядок приглашения людей вне штата, оформление их участия и вручение им подарков или премий — это вопрос к вашим юристам, кадрам и службе комплаенса, а не к организатору. У разных компаний практика разная: где-то агентов зовут наравне со штатом, где-то для них делают отдельную конференцию сети. Ответ лучше получить письменно и до того, как подписан договор с площадкой.
Соберите все вопросы к комплаенсу, безопасности и юристам в одно письмо на старте: состав гостей, подарки, съёмка, публикации, участие партнёров. Это экономит недели по сравнению с уточнениями по одному.
IVКак собрать день: тайминг деловой части и вечера
Рабочая схема для съезда с деловой частью выглядит так. Время условное, важны пропорции и паузы.
| Время | Блок | Что важно |
|---|---|---|
| 10:00-11:00 | Регистрация и кофе | Гости из регионов приезжают накануне или ранним рейсом |
| 11:00-13:00 | Деловая часть, итоги года | Жёсткий регламент: доклад не длиннее 15-20 минут |
| 13:00-14:00 | Обед | Первая возможность для неформального общения между регионами |
| 14:00-16:30 | Планы и продуктовые блоки | Секции по каналам продаж вместо общего зала |
| 16:30-18:30 | Пауза, заселение, переодевание | Без неё вечер начинается в деловых костюмах и усталым залом |
| 19:00-19:40 | Сбор гостей, фуршет | Фотозона и общее фото до церемонии, пока все свежие |
| 19:40-20:40 | Церемония награждения | Главный блок вечера, делится на части по 7-10 минут |
| 20:40-23:00 | Ужин, программа, танцы | Свободная часть, ради которой люди и остаются |
Пауза перед вечером — не роскошь. Без неё гости садятся за стол в том же зале и в том же состоянии, в котором слушали планы продаж, и праздник не начинается. Если площадка одна, меняйте хотя бы зал, свет и рассадку.
Как выстроить речь руководителя и сам блок с цифрами года, чтобы зал его дослушал, разобрано в статье про подведение итогов года на корпоративе.
