IЧто меняется на двухстах гостях
На сотне гостей ещё работает схема «зал, сцена, ведущий, координатор». На трёхстах уже нужны техрайдер, схема потоков и штаб. Двести — середина: половину решений можно оставить простыми, а половину придётся делать по-взрослому. Ошибка обычно в том, что вечер планируют как увеличенный корпоратив на сто человек, и в декабре он рассыпается на входе.
| Что | 100 гостей | 200 гостей | 300 гостей |
|---|---|---|---|
| Вход и регистрация | Одна стойка | 2-3 точки по буквам фамилий | Отдельная зона со штатом хостес |
| Сцена | Подиум, видно почти из любой точки | Сцена с экранами по бокам | Сцена, экраны, режиссёрский пульт |
| Рассадка | 10-12 столов, схема на листе | 20-25 столов, навигация и номера | Секторы и провожающие хостес |
| Подача горячего | Один заход | Волнами по секторам | Волнами с отдельным графиком кухни |
| Координаторы | 2-3 человека | 4-6 человек с зонами ответственности | Штаб и связь |
| Разъезд | Такси и пара автобусов | Автобусы по маршрутам с посадкой по спискам | Организованные потоки и навигация |
Подробности соседних масштабов разобраны отдельно: что делать с сотней гостей — в статье про новогодний корпоратив на 100 человек, а что добавляется дальше — в материале про корпоратив на 300 гостей.
IIПлощадка: сколько места нужно на самом деле
Заявленная вместимость площадки почти всегда считается по максимальной плотной рассадке без сцены и танцпола. Для вечера с программой нужно заметно больше: к столам добавляются сцена, проходы, танцпол, фотозона, зона welcome и гардероб.
- Просите схему зала с вашими двумястами гостями, а не цифру вместимости из прайса.
- Проверьте, остаётся ли танцпол после расстановки столов, и где он расположен относительно сцены.
- Посмотрите на колонны и перепады уровня: на двухстах гостях за колонной оказывается уже не один стол, а несколько.
- Оцените ширину проходов между столами: официанты должны носить блюда, не задевая спинки стульев.
- Уточните число санузлов: очередь в антракте портит впечатление быстрее, чем средний шоу-номер.
- Проверьте грузовой доступ и время монтажа: декор и техника на такой зал ставятся не за час.
Типы залов, их плюсы и ограничения сведены в обзоре площадок для корпоратива в Москве. Для двухсот гостей реальный выбор обычно между банкетным залом, конгресс-площадкой при отеле и большим лофтом.
IIIВход зимой: гардероб, регистрация, welcome
Двести человек приезжают в течение сорока минут и почти одновременно снимают верхнюю одежду. Если вход организован как на сотне гостей, первые полчаса вечера превращаются в очередь на морозе.
- Считайте гардероб по числу гостей с запасом и закладывайте несколько гардеробщиков: один человек такой поток не примет.
- Разведите регистрацию на 2-3 стойки по буквам фамилий и повесьте над ними заметные указатели.
- Если гости получают бейджи, номер стола или подарок, выдавайте это на регистрации, а не в зале.
- Поставьте welcome-зону сразу после гардероба: гости должны попасть из очереди в атмосферу, а не в пустой холл.
- Заложите место, где люди ждут друг друга: без него они стоят в дверях и тормозят поток.
- На разъезде гардероб важнее, чем на входе: уходят все сразу. Откройте вторую точку выдачи к финалу вечера.
Разнесите приезд по времени: пригласите руководителей и тех, кто участвует в программе, на полчаса раньше общего сбора. Это снимает пик нагрузки на вход и даёт возможность спокойно прогнать выходы на сцену.
IVСцена, экраны и звук на двести человек
Главный риск на этом масштабе — дальние столы. Люди за ними не видят лиц на сцене и не разбирают речь, поэтому к середине официальной части начинают разговаривать между собой, а за ними подхватывает весь зал.
- Сцена с подъёмом: на плоском полу выступающего видно только первым рядам.
- Экраны по бокам с камерой на сцену или хотя бы с презентацией и именами награждаемых.
- Звук с расчётом на весь зал, а не на его половину: дальние столы должны слышать без усилий.
- Радиомикрофоны с запасом и отдельный микрофон для руководителя, который не передаётся из рук в руки.
- Свет на сцену и приглушённый в зале во время выступлений: это дисциплинирует внимание лучше просьб ведущего.
- Проверка выходов и презентаций на прогоне: на двухстах гостях любая пауза становится заметной.
Награждение на этом масштабе разбивают на блоки: тридцать фамилий подряд зал не выдержит. Делите вручение на два-три коротких блока и разводите их по вечеру: между ними ставьте шоу-номер или подачу блюда.
