Блог НАВСЕГДАНовогодний корпоративза городом с ночёвкой по шагам

VУтро второго дня и активности

Главная ошибка выезда с ночёвкой — расписать второй день так же плотно, как первый. Утром после банкета на общий сбор в девять не придёт почти никто. Рабочий подход: мягкое начало, добровольное участие и одна сильная точка сбора ближе к обеду.

• Завтрак длинным окном, а не по звонку: людям нужно разное время.
• Первая активность — не раньше чем через пару часов после начала завтрака, и без обязательного участия.
• Одно общее событие в середине дня, ради которого стоит собраться: командная игра, прогулка, обед.
• Свободное время между блоками: баня, прогулка, просто сон — это тоже часть отдыха.
• Чёткое время выезда и сбор вещей до общего события, а не после.

Зимние активности выбирайте с запасом на погоду: в оттепель каток и горка превращаются в лужу, в мороз никто не простоит на улице дольше сорока минут. Держите пару вариантов в помещении и решайте накануне. Если второй день задуман как рабочий, а не как отдых, это уже другая задача: смотрите форматы тимбилдинга и планируйте их на утро, пока люди свежие.

VIТрансфер туда и обратно

Выезд за город зимой — это две логистические операции, и обратная сложнее. Вечером все едут в одно время и в хорошем настроении, утром — вразнобой, с вещами и разным самочувствием. Именно обратный рейс отличает ночёвку от однодневного выезда, поэтому его планируют отдельной строкой, а не «как поедем, так поедем».

• Сбор автобусов из одной-двух точек в городе, а не из пяти: иначе колонна растягивается на час.
• Заложите запас на декабрьские пробки и снегопад: выезд раньше, чем кажется необходимым.
• Отдельный автобус после банкета для тех, кто не ночует, с заранее известным временем.
• Обратный рейс во второй день — минимум два: ранний и основной.
• Список пассажиров и ответственный в каждом автобусе, чтобы не искать людей по территории.
• Инструкция для тех, кто едет на своей машине: где парковка, чем её чистят и что делать при снегопаде.

Отдельно предупредите сотрудников, что за руль после банкета садиться нельзя, и предложите им место в автобусе. Это не формальность: люди приезжают на своих машинах именно потому, что не планировали оставаться.

VIIЧто прописать в договоре с комплексом

В отличие от ресторана, здесь вы покупаете сразу три услуги: проживание, питание и площадку под мероприятие. Каждую фиксируют отдельно. Базовый набор пунктов договора с загородным комплексом мы уже перечисляли в статье про выезд в Подмосковье - ниже те, что появляются именно из-за ночёвки.

• Число и категории номеров, время заселения и выселения, возможность позднего выезда.
• Дедлайн, до которого можно менять число гостей и номеров без штрафа.
• Закрытая территория или на ней будут посторонние гости в эти же даты.
• Питание: завтрак, банкет, обед второго дня, кто кормит артистов, водителей и техников.
• Что входит в аренду зала: звук, свет, экран, мебель, время монтажа.
• Ограничения по громкости, времени окончания музыки, пиротехнике и открытому огню.
• Доступ к бане, бассейну, прокату и активностям: входит или оплачивается отдельно.
• Депозит за возможный ущерб и порядок его возврата.
• Условия переноса даты и отмены при снегопаде или перекрытии дороги.

Если собирать всё это — расселение, трансфер, программу, подрядчиков — внутри компании некому, организацию новогоднего корпоратива можно передать агентству. Мы берём на себя переговоры с комплексом, списки размещения и координацию обоих дней, включая дежурство ночью.

VIIIЧастые ошибки выезда с ночёвкой

• Выбрать комплекс по залу и обнаружить, что номеров хватает на половину команды.
• Расселять людей по списку сотрудников, не спросив, с кем они готовы жить.
• Не предусмотреть автобус для тех, кто уезжает сразу после банкета.
• Назначить общий сбор второго дня на раннее утро.
• Сделать участие в утренней программе обязательным.
• Забыть согласовать время тишины и получить конфликт между афтепати и спящими.
• Не заложить запасной вариант активностей на случай оттепели или мороза.

Выезд с ночёвкой стоит дороже городского вечера и требует больше согласований, но даёт то, чего не даёт банкет: люди проводят вместе не четыре часа, а сутки, и общаются за пределами своих отделов. Ради этого его и делают.