Блог НАВСЕГДАМеждународная конференция:организация в Москве по шагам

IЧто меняется, когда конференция становится международной

Организация международной конференции в Москве строится на той же основе, что и любая деловая конференция: цель, программа, площадка, техника, регистрация. Но поверх этой основы появляются четыре новых слоя работы: въезд и пребывание иностранных гостей, языки, протокол и культурные различия, часовые пояса для онлайн-участников. Каждый из них требует собственного ответственного и собственного плана.

Масштаб международности бывает разным. Иногда это два-три зарубежных спикера в программе российской конференции. Иногда — делегации из десятка стран и рабочий язык, отличный от русского. Прежде чем планировать бюджет, честно ответьте на вопросы: сколько иностранных участников ожидается, из каких стран, на каких языках они говорят, кто оплачивает их приезд.

От ответов зависит почти всё остальное: нужен ли перевод в каждом зале или только на пленарной сессии, сколько людей встречать в аэропорту, на каком языке писать сайт и какой должна быть гостиница. Конференция с тремя зарубежными спикерами и конференция с делегациями — это два разных проекта с разными бюджетами и командами.

IIВизовая поддержка: вопрос к профильным специалистам

Порядок въезда зависит от страны гостя, цели поездки и действующих правил, которые меняются. Поэтому консультировать участников по визам должен не организатор конференции, а профильные специалисты: визовые центры, консульские службы, компании, которые занимаются миграционным сопровождением. Задача организатора — вовремя запустить процесс и собрать нужные данные.

• Выясните, кому из гостей нужна виза, как только они подтвердили участие.
• Договоритесь со специалистами о порядке оформления приглашений и сроках.
• Соберите у гостей данные для приглашения через защищённую форму, а не по почте в открытом виде.
• Заложите в план запас времени: оформление может занять недели.
• Для гостей без визовой проблемы заранее уточните правила регистрации по месту пребывания у гостиницы и специалистов.

Отдельно продумайте, что делать, если гость не успевает с документами. Заранее договоритесь со спикером о запасном формате — записанном или удалённом выступлении, — и сообщите об этом ему до того, как проблема возникнет. Тогда вы не будете в последний момент переписывать программу.

IIIИностранные спикеры: приглашение и подготовка

Спикера из другой страны приглашают раньше, чем российского: у него длиннее цикл согласования, сложнее логистика и плотнее календарь. Общий порядок поиска и переговоров со спикерами описан в материале о том, как найти спикеров для конференции. Для зарубежного спикера добавляются свои пункты.

• Письменное приглашение на его языке или на английском с понятной ролью, темой и длительностью.
• Что оплачивает организатор: перелёт, гостиница, трансферы, суточные, гонорар — всё прописано заранее.
• Бриф об аудитории: кто в зале, что им известно, какой уровень английского у слушателей.
• Презентация заранее — переводчикам нужны слайды и термины за несколько дней.
• Согласие на запись, трансляцию и публикацию выступления.

Обсудите со спикером, как он будет выступать с переводом. Синхронный перевод почти не замедляет речь, но шутки и игра слов часто теряются. Спикеру, который привык к живой реакции зала, полезно знать заранее, что смех придёт с задержкой. Если есть сомнение, что спикер доедет, договоритесь о запасном варианте — удалённом выступлении. Как устроить такое подключение, разобрано в статье про гибридную конференцию.

После выступления не отпускайте зарубежного спикера сразу в гостиницу. Короткое интервью, встреча с ключевыми участниками или ужин с руководством дают конференции больше, чем сам доклад, а спикеру — повод вернуться.

IVСинхронный перевод и оборудование

Перевод — главный технический элемент международной конференции. Если он работает плохо, половина зала просто не понимает, что происходит. Выбор формата зависит от числа языков, размера зала и формата сессий.

• Синхронные переводчики работают парами и сменяют друг друга, поэтому на каждый язык нужна пара.
• Переводчики получают программу, презентации и глоссарий терминов заранее.
• Выдача и возврат приёмников организуются отдельной стойкой, как гардероб.
• На прогоне проверяют, слышат ли переводчики сцену и вопросы из зала.
• Ведущий напоминает спикерам говорить в микрофон и не ускоряться.

Количество приёмников закладывайте с запасом: люди, которые, как казалось, понимают язык докладчика, на деле тоже берут наушники. А приёмники, унесённые в карманах, — одна из самых частых мелких потерь международной конференции.

Если в программе есть дискуссии с участниками на разных языках, перевод нужен в обе стороны, и переводчики должны слышать каждого участника панели. Модератору стоит держать темп медленнее обычного и не позволять спикерам перебивать друг друга: наложение голосов перевести невозможно.

VМатериалы, навигация и сайт на двух языках

Всё, что участник читает, должно быть на понятном ему языке. Это касается не только программы, но и мелочей: указателей к залам, меню на кофе-брейке, инструкции по приёмникам перевода, правил на регистрации. Если гость не может найти туалет или гардероб, он запомнит именно это.

• Сайт и регистрационная форма на двух языках с выбором языка в начале.
• Программа с указанием языка каждого доклада и наличия перевода.
• Бейджи с именем латиницей и названием компании на языке участника.
• Навигация на площадке на двух языках, с пиктограммами.
• Письма участникам на их языке, включая памятку о поездке.

Переводите тексты профессионально и давайте их на вычитку носителю. Машинный перевод программы или названий сессий заметен сразу и снижает впечатление от конференции ещё до её начала. Как организовать сам поток регистрации, когда гости приходят с документами на разных языках, рассказано в материале о регистрации участников.

Отдельная деталь — визуал на экранах. Заставки, титры с именами спикеров, результаты голосований и слайды ведущего тоже делаются на двух языках. Это легко упустить, потому что их готовит дизайнер в последние дни, и именно тогда времени на перевод уже нет.