IДекабрь занят не праздником, а отгрузками
У фармдистрибьютора конец года совпадает сразу с двумя пиками: сезонный рост спроса и подписание контрактов с сетями на следующий год. Поэтому вечер чаще всего ставят либо на самое начало декабря, до того как склад уйдёт в режим постоянной сборки, либо на вторую половину января.
Как устроено мероприятие в компании такого типа вообще — склады, филиалы, разные коллективы в одном зале — разобрано в статье про корпоратив фармдистрибьютора. Ниже только декабрьские вводные.
- аптеки увеличивают заказы перед длинными выходными, и склад работает по максимуму именно тогда, когда все празднуют;
- график каникул: часть смен и водителей выходит в праздничные дни, это известно уже в ноябре;
- закрытие года по контрактам и планам — коммерческий отдел в декабре занят переговорами, а не корпоративом;
- инвентаризация на складах: её дату отдел кадров узнаёт последним, а она блокирует целую неделю.
Прежде чем смотреть залы, возьмите у логистики две даты: пик сборки заказов и день инвентаризации. Вечер ставится вокруг них, а не вокруг удобной пятницы.
IIКогда лучше собирать людей
| Окно | Плюс | Риск |
|---|---|---|
| Первая неделя декабря | Праздник ещё ощущается новогодним, склад не в пике | Площадки в это время уже дорогие и разобраны |
| Выходной днём в середине декабря | Смены проще развести, удобно семьям | Часть коммерческого отдела будет в переговорах даже в выходной |
| Вторая половина января | Свободные залы, спокойные подрядчики, все на месте | Нужно объяснить перенос заранее, иначе это читается как экономия |
| Два захода по сменам | Склад и офис попадают на праздник оба | Двойная координация и бронь подрядчиков на обе даты |
Январский вариант в фармдистрибуции встречается часто и воспринимается спокойно: люди понимают, почему декабрь не их месяц. Главное — объявить дату до начала декабря, чтобы вечер не выглядел решением, принятым по остаточному принципу. Заодно скажите вслух, что праздник переносится ради людей, а не вместо них: в компании, где склад всю зиму работает на износ, эту разницу слышат хорошо.
IIIСклад, экспедиция и офис в одном зале
На вечере встречаются люди, которые в обычной жизни почти не пересекаются: комплектовщики и кладовщики, водители-экспедиторы, операторы заказов, отдел продаж и бэк-офис. У них разный график, разный словарь и разное представление о том, что такое хороший вечер.
- склад приезжает после смены и уходит раньше всех — ранний старт для них важнее финала в час ночи;
- водителям, у которых утром маршрут, нужен понятный способ уехать домой без неловкости;
- операторы и колл-центр работают по сменам вплоть до предновогодних дней;
- коммерческий отдел приходит прямо из переговоров и первые полчаса ещё в телефоне;
- рассадка по подразделениям целиком, а не вперемешку — принудительное перемешивание здесь не работает.
Отдельно проговорите с руководителями, кто из коммерческого отдела в этот вечер официально не на связи. В декабре у дистрибьютора переговоры идут до последнего рабочего дня, и без прямого решения сверху половина стола просидит с телефоном в руке. Это не вопрос дисциплины, это вопрос того, кто принимает звонки вместо них.
Программу делайте короче стандартной: плотный блок на два с половиной часа собирает такой зал лучше, чем длинный вечер с провалами. Общие принципы сценария разобраны в материале про сценарий новогоднего корпоратива - повторять их в своей подготовке не нужно, достаточно сдвинуть тайминг на час раньше обычного.
IVПодарки и комплаенс: вопрос не к организатору
В фармдистрибуции любые подарки, приглашения партнёров и представителей медицинских организаций, а также оплата чужого участия — это зона внутреннего комплаенса. Мы как агентство не даём здесь оценок, не толкуем правила и не разбираем законодательство: это прямой вопрос к юристам и комплаенс-службе вашей компании, и ответ на него мы просто исполняем. Ниже — список, который стоит отправить им целиком.
- состав внешних гостей: кого из клиентов и партнёров компания вообще готова видеть в зале;
- допустимы ли подарки сотрудникам от поставщиков и партнёров в рамках мероприятия;
- кто оплачивает вечер, если в нём участвуют внешние гости;
- что можно публиковать в соцсетях и внутренних каналах по итогам вечера;
- нужен ли отдельный порядок согласования сметы и договоров с подрядчиками.
Отправьте этот список юристам письмом в сентябре и попросите письменный ответ. Устное «наверное, можно» в ноябре превращается в отменённый блок программы за три дня до вечера, когда деньги за него уже перечислены подрядчику и не возвращаются.
