IПочему декабрь в НКО — худший месяц для своего праздника
Конец года у фонда устроен наоборот по сравнению с бизнесом. Там декабрь — время подводить итоги и отдыхать, здесь — самая работа: идут новогодние сборы, подарки подопечным, поездки в учреждения, письма сторонникам и отчёты перед теми, кто жертвовал весь год. Команда в эти недели выкладывается сильнее, чем в любой другой месяц.
Отсюда простое следствие: свой вечер в середине декабря почти всегда оказывается лишней нагрузкой. Люди приходят на него уставшими, половина отвечает на сообщения весь ужин, а кто-то не приходит вовсе, потому что развозит подарки. Поэтому дату выбирают не по календарю праздников, а по календарю кампаний организации.
- новогодние сборы: пик приходится на последние недели года, снимать людей нельзя;
- адресная работа: поездки и поздравления подопечных расписаны по дням;
- отчётность перед сторонниками и партнёрами: письма и посты готовит та же маленькая команда;
- региональные координаторы и волонтёрские группы в это время заняты больше штата;
- часть сотрудников уходит в отпуск сразу после закрытия кампании.
Спросите у руководителей направлений одну вещь: в какую неделю у них закрывается новогодняя программа. Первый свободный вечер после этой даты и есть настоящая точка отсчёта.
IIКогда ставить вечер: три рабочие даты
У фонда обычно три варианта, и все они лежат за пределами привычных пятниц декабря. Выбор зависит от того, чем именно занята организация в новогодние недели.
| Когда | Что это даёт | Кому подходит |
|---|---|---|
| Конец ноября или первые дни декабря | Команда ещё не в пике, площадки дешевле и свободнее | Фондам, у которых основная кампания стартует в декабре |
| Сразу после закрытия новогодней программы | Вечер работает как точка финиша, эмоция ещё живая | Адресной помощи и организациям с поездками |
| Вторая половина января | Спокойный месяц, можно не спешить и собрать всех | Тем, кто работает с учреждениями и каникулами |
| Дневной формат в будний день | Короче, дешевле, люди успевают домой | Маленьким командам и распределённым группам |
Январский вариант в некоммерческом секторе выручает чаще всего: в конце декабря людей просто нет, а в январе можно собрать и штат, и волонтёров. Что меняется в организации вечера при переносе на после праздников, разобрано в материале про корпоратив в январе.
IIIДеньги на вечер: что решить до того, как выбирать место
Вопрос «из каких средств» решает руководство организации вместе с теми, кто отвечает за финансы, и решает до первых переговоров с площадкой. Универсальной схемы тут нет, и разбирать её мы не беремся — общий разговор про источник и открытость есть в материале про корпоратив для НКО и фонда.
Декабрь добавляет к этому решению две вещи, которых нет в другие месяцы. Первая — площадки в предновогодние недели стоят дороже всего в году, и та же сумма в январе покрывает заметно больше. Вторая — вечер попадает в те же недели, когда организация просит денег у сторонников, и это совпадение видно всем. Поэтому в некоммерческом секторе чаще выбирают не «дешевле», а «в другое время».
- сравните смету на ту же программу в середине декабря и в январе: разница обычно решает вопрос сама;
- проверьте, есть ли у организации своё или дружественное помещение — это снимает самую большую статью;
- договоритесь, кто подтверждает предельную сумму, чтобы её не пересматривали в середине подготовки;
- решите заранее, остаётся вечер внутренней историей или вы о нём рассказываете.
Держите смету максимально простой: еда, помещение, техника при необходимости, печать. Чем меньше строк, тем легче ответить на любой вопрос о вечере одним предложением.
Как разложить расходы по статьям и где разница между «дёшево» и «скупо» заметна гостям, показано в разборе бюджета новогоднего корпоратива.
IVКак говорить о празднике внутри команды
В некоммерческой организации люди сами задают себе неудобные вопросы, и молчание их только усиливает. Поэтому о вечере лучше объявить прямо: что это, когда, сколько длится и почему организация считает нужным сказать спасибо своим людям.
Формулировка работает короткая и без заискивания. Не «мы решили немного потратиться», а «декабрь был тяжёлый, мы собираемся вместе на три часа, чтобы закрыть год не перепиской». Извиняющаяся интонация обесценивает сам вечер сильнее, чем любая цифра в смете.
- объявляйте дату заранее и одним сообщением для всех, без отдельных приглашений «для избранных»;
- скажите вслух, что участие свободное: приглашение не задание и не часть работы;
- не ведите перекличку и не публикуйте списки пришедших и не пришедших;
- дайте возможность прийти без ответа заранее и уйти раньше;
- не ставьте вечер на день, когда у части команды выездная работа.
