IКогда отель — лучший выбор для корпоратива
Отель выигрывает там, где вечер не заканчивается разъездом. Если гости приезжают из других городов, если вечер заканчивается поздно, если после банкета утром нужна деловая часть — размещение в том же здании решает половину организационных вопросов.
- в компании есть филиалы или удалённые сотрудники, которым в любом случае нужны номера;
- вечер планируется долгим, а развозить гостей по городу ночью дорого и хлопотно;
- корпоратив совмещён с деловой частью: стратегической сессией, итогами года, конференцией;
- нужен предсказуемый уровень сервиса: гардероб, охрана, санузлы, парковка — всё штатное;
- у компании есть требования к оформлению документов, а отель работает по стандартным договорам.
Отель проигрывает, когда нужен характер и нестандартная картинка: залы чаще нейтральные, а ограничения по декору и звуку жёстче. Если важнее атмосфера и свобода, сравните варианты в статье про то, где провести новогодний корпоратив в Москве.
IIЧто входит в пакетное предложение отеля
Отели продают новогодние вечера пакетами: зал, меню, базовая техника, иногда номера и завтрак. Пакет удобен тем, что цифра понятна сразу, и опасен тем, что границы пакета редко описаны подробно.
| Пункт | Обычно в пакете | Что уточнить отдельно |
|---|---|---|
| Зал | Аренда на фиксированные часы, стандартная рассадка | Со скольких можно заезжать и до которого часа работать |
| Меню | Банкетное или фуршетное по готовым вариантам | Можно ли менять блюда, как считают детские и постные порции |
| Напитки | Базовый набор или пакет напитков | Разрешён ли свой алкоголь и есть ли за это доплата |
| Техника | Экран, проектор, микрофоны, базовый звук | Хватит ли мощности под шоу, есть ли свой техник в вечер |
| Персонал | Официанты, гардероб, администратор | Сколько официантов на гостя и до которого часа они работают |
| Номера | Блок номеров по специальной цене | Срок, до которого блок держится, и условия возврата мест |
| Декор | Новогоднее оформление зоны и общих пространств | Можно ли что-то монтировать своё и к чему нельзя крепиться |
Попросите не презентацию пакета, а расчёт на ваше число гостей построчно. Пакет почти всегда считается от минимального числа человек, и реальная сумма появляется только в детальном расчёте.
IIIКухня отеля или привозной кейтеринг
В отеле своя кухня почти всегда, и это её главное преимущество: блюда идут в зал горячими, а за подачу отвечает одна сторона. Привозной кейтеринг в отель заводят редко и, как правило, с доплатой за использование зала.
- Кухня отеля: предсказуемая подача, меньше подрядчиков, ответственность в одном договоре. Минус — меню из готовых вариантов и ограниченная гибкость.
- Свой кейтеринг: нужное меню и подача, но появляется доплата за право работать в зале, свои требования к зоне разгрузки и раздачи.
- Смешанный вариант: основное меню от отеля, а отдельный элемент — десертная зона, бар, гастрономическая станция — от своего подрядчика, если отель это допускает.
Что именно спрашивать у подрядчика по еде и как сравнивать предложения, разобрано в статье про кейтеринг на новогодний корпоратив. В случае с отелем добавьте один вопрос: сколько стоит завести своё и на каких условиях.
Соберите ограничения по питанию за две недели до вечера: вегетарианские, постные и безглютеновые порции кухня отеля готовит нормально, но только если знает о них заранее, а не в день банкета.
IVШум, соседние залы и другие гости
Отель в декабре работает на нескольких клиентов одновременно. В соседнем зале может идти другой корпоратив, на этажах — обычные постояльцы, а в лобби — гости, которые приехали отдыхать. Это накладывает ограничения, которых нет на отдельной площадке.
- Громкость и время: уточните, до которого часа разрешена музыка в зале и что происходит после — тихая часть, бар, перенос в другое пространство.
- Звукоизоляция: спросите, есть ли мероприятия в соседних залах в вашу дату и как залы разделены.
- Общие зоны: где гости курят, где они ждут лифт, будут ли пересекаться потоки с другими мероприятиями.
- Гардероб и вход: один вход на несколько мероприятий — это очередь на входе в декабре.
- Жалобы постояльцев: узнайте, кто и как принимает решение, если просят сделать тише.
Если вечер шумный и с сильной танцевальной частью, спросите прямо: какие мероприятия проходили в этом зале и что обычно становится поводом к ограничениям. Ответ администратора скажет больше, чем описание зала на сайте.
