IКороткий ответ: на 500 000 ₽ — около 45 гостей
По нашим пакетам 50 гостей стоят 650 000–750 000 ₽, то есть бюджет 500 000 ₽ лежит ниже типичной вилки. Это не тупик: вечер собирается, если сузить набор строк.
Мы пересчитали смету офисного вечера для постоянного клиента (70 гостей, 804 288 ₽) на меньшее число людей. Всё, что зависит от числа гостей, масштабировали: еду, сервис, напитки. Всё остальное оставили либо целиком, либо в облегчённом виде. Результат:
| Набор | Гостей | Итого | На гостя |
|---|---|---|---|
| Облегчённый | 30 | ≈ 404 000 ₽ | ≈ 13 460 ₽ |
| Облегчённый | 40 | ≈ 467 000 ₽ | ≈ 11 670 ₽ |
| Облегчённый | 45 | ≈ 498 000 ₽ | ≈ 11 070 ₽ |
| Облегчённый | 50 | ≈ 530 000 ₽ | ≈ 10 590 ₽ |
| Полный, как на 70 гостей | 30 | ≈ 553 000 ₽ | ≈ 18 440 ₽ |
| Полный, как на 70 гостей | 40 | ≈ 616 000 ₽ | ≈ 15 400 ₽ |
| Полный, как на 70 гостей | 50 | ≈ 679 000 ₽ | ≈ 13 575 ₽ |
Строка «полный набор на 50 гостей» совпадает с нашей вилкой 650 000–750 000 ₽ — значит, пересчёт сходится с реальными проектами. Если бюджет выше, смотрите что даёт миллион.
IIЧто в облегчённом наборе и что мы убрали
В смете на 70 гостей есть 12 строк, которые не зависят от числа людей. Пять из них держат вечер: диджей, звук, декор, фотограф и координатор. Остальные — приятные детали, которые можно убрать в ограниченном бюджете:
| Строка | Сумма | Оставляем |
|---|---|---|
| Диджей, 6 часов | 36 000 ₽ | да |
| Звук | 40 000 ₽ | да |
| Декор | 50 000 ₽ | да |
| Фотограф, 4 часа | 32 000 ₽ | да |
| Координатор | 20 000 ₽ | да |
| Питание подрядчиков | 17 500 ₽ | да |
| Велком-зона | 35 000 ₽ | нет |
| Караоке | 30 000 ₽ | нет |
| Полароид | 20 000 ₽ | нет |
| Интерактивы | 20 000 ₽ | нет |
| Техник | 20 000 ₽ | нет |
| Дед Мороз | 12 000 ₽ | нет |
| Убрано | 137 000 ₽ |
Остаётся 195 500 ₽ постоянных строк против 332 500 ₽ в полном наборе. К ним добавляются еда с сервисом 10% (около 4 720 ₽ на гостя), напитки (1 000 ₽ на гостя) и организация около 10%.
Без техника аппаратуру на месте обслуживает подрядчик по звуку или площадка — это уточняем заранее. Если нужен отдельный техник, возвращаем 20 000 ₽ в смету: это минус один-два гостя.
IIIЧто делать с программой без караоке и интерактивов
Диджей на 6 часов закрывает музыку. Остальное придумывается силами компании: тайный Санта и квиз не требуют подрядчика и отдельной строки в смете. В нашем тайминге вечера для постоянного клиента они шли с 18:00 до 19:20: советский квиз, тайный Санта, показ фильмов. Тайминг — в статье про вечер по часам.
Для небольшой команды хватает трёх ходов:
- короткая официальная часть от руководителя;
- квиз или игра за столами — 40 минут;
- диджей и свободное время.
Дорогие номера в такой бюджет не помещаются. Кавер-группа — около 230 000 ₽ — съест 46% суммы. Для 30–50 человек мы её не советуем: на каждого гостя она добавляет 4 600–7 670 ₽.
IVЕсли арендовать площадку: 25 гостей
Аренда меняет картину. Возьмём нижнюю границу аренды лофта в декабре — 120 000 ₽ (зал Grace в Loft Hall) плюс 10% на организацию. К облегчённому набору для 25 гостей это даёт около 504 000 ₽, то есть примерно 20 000 ₽ на гостя.
| Формат | Гостей на 500 000 ₽ | Что в бюджете |
|---|---|---|
| Офис, облегчённый набор | ≈ 45 | еда, диджей, звук, декор, фото, координатор |
| Офис, полный набор | ≈ 30 | то же плюс велком-зона, караоке, полароид, интерактивы, техник, Дед Мороз |
| Лофт с арендой 120 000 ₽, облегчённый набор | ≈ 25 | то же, что в офисе, плюс аренда |
Меню на площадке считается по ставкам площадки, поэтому для арендованного зала цифра ориентировочная. Точный счёт даёт смета на вашу дату. Условия площадок — на странице каталога площадок.
VКак уместить больше гостей: январь и будни
Январь дешевле будней декабря примерно на 10%. Применим поправку к облегчённому набору.
| Гостей | Декабрь, будни | Январь |
|---|---|---|
| 45 | ≈ 498 000 ₽ | ≈ 448 000 ₽ |
| 50 | ≈ 530 000 ₽ | ≈ 477 000 ₽ |
| 55 | ≈ 561 000 ₽ | ≈ 505 000 ₽ |
| 60 | ≈ 593 000 ₽ | ≈ 533 000 ₽ |
В январе 500 000 ₽ хватает на 50 гостей с запасом около 23 000 ₽, а на 55 — почти впритык. Поправка — наш ориентир из смет, не гарантия: точную сумму показывает смета на выбранную дату.
Если команда готова собраться в среду или четверг вместо пятницы, разница в аренде тоже заметна. Подробнее — в статьях про Старый Новый год и про корпоратив в будний день.
